Как главбуху сделать так, чтобы сотрудники не тратили рабочее время впустую

Одна из моих предыдущих статей была посвящена продуктам, которые производит бухгалтерия, и уровню их качества (читайте в статье «Как убедить генерального директора, что бухгалтерия не зря получает зарплату», опубликованной в «Главбухе» № 4, 2012. — Примеч. ред.). Мы говорили о том, что нужно утвердить с генеральным директором перечень таких продуктов — это снизит нагрузку на бухгалтерию. Однако никому не нужные обязанности, а также попытки подготовить идеальную отчетность — лишь одна из причин периодических авралов и нехватки кадров в бухгалтерии. Второй не менее, а иногда и более важной причиной является то, что подчиненные главного бухгалтера крайне неэффективно используют рабочее время. Что же мешает им делать свою работу существенно быстрее и качественнее?

Основных препятствий несколько: отвлекающие факторы, недостаточная квалификация, неорганизованность, неправильно выстроенный рабочий процесс, проблемы с поиском нужной информации, психологические особенности. Остановимся на каждом из этих препятствий, чтобы разобраться, как повысить эффективность работы бухгалтерии в каждом конкретном случае. Большинство из предложенных ниже способов очень просты, но при этом очень действенны.

Отвлекающие факторы

Весь день «не зарастает народная тропа» в бухгалтерию. Коллеги из соседних отделов то приходят лично, то звонят и засыпают всевозможными вопросами о суммах, датах, контрагентах. В результате бухгалтеры никак не могут сосредоточиться на работе — вот уже и обед, а количество дел совсем не уменьшилось, еще и новых накидали.

Бороться с этим можно только одним способом — введением приемных часов либо у всего отдела в целом, либо у каждого бухгалтера индивидуально. Пока жестких временных рамок нет, все вопросы коллег на удивление архиважные и требуют немедленного разрешения. Как показывает практика, после перехода на новый порядок ничего особенно страшного не происходит, только бухгалтеры облегченно вздыхают: наконец-то в неприемные часы тишина и можно спокойно поработать.

Кто должен подписать такое распоряжение? Конечно, генеральный директор, так как главный бухгалтер, как правило, не имеет соответствующих полномочий. Захочет ли руководитель это сделать? Безусловно, ведь он, как никто другой, заинтересован в эффективной работе своих сотрудников.

Недостаточная квалификация бухгалтеров

Однажды я наблюдал, как бухгалтер забивает в Excel в столбик примерно 15—20 многозначных чисел, потом берет калькулятор, складывает все числа и вносит в строку «Итого» получившийся результат. Думаете, такого уже давно нигде нет? Ошибаетесь, есть и очень часто встречается.

Или другой пример с тем же Excel и теми же самыми 20 числами в столбце. Надо вставить между 16-м и 17-м числом еще одну строчку. Что делает бухгалтер? Стирает 17-е, 18-е, 19-е и 20-е числа и набирает все заново. Как можно говорить об эффективной работе, если сотрудники не умеют делать самые элементарные вещи?

И таких случаев бесчисленное множество! Да что там Excel — люди зачастую и в своей основной бухгалтерской программе пользуются лишь ограниченным набором функций. А если требуется хоть немного выйти за рамки привычных действий, могут сделать что-то только «методом тыка».

Повышение профессиональной квалификации, а также компьютерной грамотности должно быть регулярным. В этом могут помочь не только соответствующие семинары или курсы, но и внутренние мастер-классы более опытных коллег, которые хорошо бы проводить регулярно.

Неорганизованность сотрудников

Знаете, как в одной компании абсолютно случайно решили проблему постоянных задержек на работе? Сняли офис в здании, которое находилось практически в лесу. Сотрудники добирались туда на корпоративном автобусе: к 9.00 их привозили, а в 18.00 увозили. Тем, кто не смог решить все рабочие вопросы в течение дня, приходилось либо ночевать в офисе, либо идти 3 километра пешком, либо ехать на такси, что стоило достаточно дорого. В итоге бухгалтеры, которые в старом офисе задерживались допоздна, научились не тратить время на лишние и бесполезные занятия, которые съедали их драгоценное время, и стали все успевать.

Если у вас нет возможности, условно говоря, переехать в лес, то можно решить вопрос организационными средствами — издать распоряжение, согласно которому любая задержка в офисе оформляется служебной запиской : «Мне нужно сегодня на столько-то задержаться по такой-то причине». Тогда бухгалтеры будут задерживаться на работе только по действительно важным причинам, иначе слишком частые «служебки» могут заставить начальника усомниться в их профессионализме.

Неправильно выстроенный рабочий процесс

Представьте себе стопку из 50 первичных документов. Вы кладете ее перед сотрудницей и говорите: «Проверь и проведи». До конца рабочего дня 4 часа, и вы уверены, что она управится за это время. Бухгалтер берет первый документ. Он оформлен правильно, и девушка его проводит. Берет второй и находит в нем ошибку. Звонит в соседний отдел, оттуда ее направляют к контрагенту, она связывается с ним и договаривается, чтобы документ переделали. Прошло полчаса, а обработано всего 2 документа из 50. Сотрудница понимает, что если и дальше работать с такой же скоростью, то на оставшиеся 48 документов уйдет еще 24 часа.

И другой вариант развития событий. Бухгалтер берет первый документ, видит, что он правильно оформлен, откладывает в одну стопку. Берет второй документ, замечает ошибку, откладывает в другую стопку. После того как она все рассортировала, выяснилось, что из 50 документов неправильных всего 2. Просто так получилось, что один из них лежал вторым в стопке. Настроение улучшилось, ведь она поняла, что работы немного. В результате за два часа она провела все правильные документы, за час разобралась с ошибками и освободилась. А в 18.00 ушла домой с чувством выполненного долга.

При обработке больших объемов информации правильная организация процесса очень важна. Одного и того же результата можно достичь разными способами, при этом временные затраты будут отличаться в разы. И к сожалению, рядовые бухгалтеры не всегда могут сами определить оптимальный путь, поэтому главный бухгалтер должен им помогать. Если вы видите, что подчиненный старается, без дела не сидит и при этом задерживается по вечерам, попросите его показать, как именно он выполняет свою работу. Наверняка вы сможете найти способы сделать ее гораздо быстрее, технологичнее и, следовательно, эффективнее.

Проблемы с поиском нужной информации

Если задаться целью посчитать, сколько времени уходит у сотрудников на поиск нужных документов, то можно прийти в ужас от полученных результатов. В средних и крупных компаниях можно потратить целый день, чтобы найти, у кого на столе или в шкафу завалялся оригинал нужного договора. Гораздо удобнее приобрести аппарат, который будет сканировать всю входящую документацию (договоры, письма, дополнительные соглашения, акты, протоколы и т. д.) и автоматически рассылать сканы по электронной почте всем заинтересованным лицам. А оригиналы документов будут сразу попадать в архив, который можно организовать в канцелярии, бухгалтерии или юридическом отделе — где удобнее. Тогда все точно будут знать, куда идти, если понадобится взять оригинал. А основная работа будет вестись с отсканированными копиями, которые всегда под рукой.

Рабочие файлы сотрудников также стоит привести в порядок. Для начала переместить их с локальных компьютеров на файл-сервер. И создать папки для каждого подразделения — «Бухгалтерия», «Юридический отдел»… А в них папки второго уровня. Например, в папке «Бухгалтерия» подпапки: «Инструкции на рабочие места», «Учет рабочего времени бухгалтеров». И тут же могут быть созданы личные папки всех бухгалтеров: «Иванова», «Петрова» и т. д.

Использование файл-сервера, а также автоматическое ежедневное резервное копирование информации не только сэкономит время на поиски нужного файла, но и устранит риск безвозвратной потери данных из-за поломки локального компьютера.

Психологические особенности подчиненных

При распределении работы очень важно учитывать то, что все бухгалтеры — обычные люди, у которых есть свои слабости. Бороться с этими слабостями директивными способами не получится. А если с чем-то нельзя бороться, значит, нужно это использовать.

Если структура бухгалтерии позволяет, можно попробовать перераспределить работу между сотрудниками в зависимости от склада их характеров. Кому-то нравится однотипная работа, он готов целыми днями вбивать первичные документы в информационную систему. А кто-то, наоборот, от рутины впадает в тихую ярость, но зато любит общаться с людьми — вот и пусть разговаривает с контрагентами на предмет погашения дебиторской задолженности. Если человек относится к «совам», то пусть лучше не мучает себя, а спокойно поспит лишний час утром, когда толку от него практически никакого. Зато вечером задержится позже остальных и будет работать гораздо эффективнее.

А поручать монотонную работу — скажем, навести порядок в архиве — лучше не одному, а двум или трем бухгалтерам. Вместе им будет гораздо веселее работать, поэтому управятся они намного быстрее.

Стоит также научить сотрудников правильно распределять задачи в течение рабочего дня. Не все понимают, что для самых продуктивных часов (допустим, утренних, но это индивидуально) стоит выбирать самые важные и трудные дела. А для самого непродуктивного времени — самые приятные и простые задачи вроде наведения порядка на столе. Тогда в течение дня можно сделать гораздо больше.