Электронный больничный лист в 2025 году: изменения, инструкция для работодателя

В 2025 году в работе с электронными больничными листами произошли изменения. В частности, они касаются правил расчета страхового стажа, а также форм, которые работодатель должен предоставлять в СФР для начисления пособий. Мы подготовили инструкцию для бухгалтера по работе с электронными больничными в 2025 году, скачивайте и используйте в работе.

Как исправить ошибку медучреждения в электронном больничном

Важно! Новые правила по листкам нетрудоспособности от Минздрава

Минздрав предложил открывать больничные листы всего на три дня тем работникам, которых в течение 6 месяцев до даты обращения к врачу уже признавали нетрудоспособными 4 раза и более.

Изменения в работе с электронными больничными в 2025 году

Больничный лист — это официальный документ, предоставляющий работнику временное освобождение от трудовых обязанностей в случае заболевания, необходимости ухода за больным членом семьи или во время беременности.

Приказом от 27.05.2024 № 275н Минтруд уточнил порядок расчета страхового стажа. Теперь в него нужно включать периоды пребывания в добровольческом формировании, которые предусмотрены Федеральным законом от 31.05.1996 № 61-ФЗ. Также Минтруд дополнил правила исчисления периодов работы. Какой порядок расчета страхового стажа для оплаты больничного смотрите в Системе Главбух.

В 2025 году рассчитывать периоды работы нужно по тем же правилам, только при подсчете каждого периода нужно руководствоваться правилом: из даты окончания соответствующего периода нужно вычесть дату этого периода и прибавить один день.

Приказом от 22.04.2024 № 643 СФР утвердил новые формы документов, которые при оформлении электронного больничного проходят через работодателя.

Новые формы документов:

Мы подготовили образцы заполнения форм:

Как выдают электронный больничный лист

Больничные формируют в электронном виде. Бумажные больничные оформляют только на узкую категорию сотрудников, которые работают с гостайной (ч. 3.2. ст. 59 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ, ч. 28 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, п. 1, 2, 16 Правил, утв. приказом Минздрава от 23.11.2021 № 1089н).

Электронные больничные выдают все медицинские организации. Это могут быть как государственные, так и частные медицинские учреждения, у которых есть лицензия. В этом случае врач не заполняет бумажный вариант, а вносит данные в электронную базу или электронную медицинскую карту, когда открывает больничный. Электронный листок нетрудоспособности формирует сотрудник медорганизации в ЕИИС «Соцстрах». Никакие документы на бумажных носителях, в том числе распечатки больничного и талоны, получать от врача уже не нужно.

Плюс электронных больничных в том, что их невозможно потерять или испортить. Значит, не понадобится дубликат. Сотрудники вправе уточнять сведения о своих электронных листках нетрудоспособности и информацию о сумме назначенного им пособия в личном кабинете на портале Госуслуг. Еще один плюс – электронный больничный нельзя подделать, так как СФР контролирует любые действия с листком нетрудоспособности.

Электронный больничный лист в 2025 году: инструкция для работодателя

Работа с электронными больничными основана на беззаявительном порядке выплаты пособий. В СФР не нужно предоставлять данные больничного и документы, которые подтвердят сведения в нем. Информацию о страховом случае, в связи с которым назначают пособие, СФР получает не от работодателя, а на основании сведений об открытии и закрытии листков нетрудоспособности из медучреждения, а также от иных ведомств в порядке обмена данными, например, из ЗАГСа.

В листе нетрудоспособности врачи приводят такие данные:

• Ф.И.О больного;
• Ф.И.О врача и его специализацию;
• специализацию врача;
• номер истории болезни;
• код болезни;
• период освобождения от работы.

Затем листок подписывают электронной подписью, и он направляется в базу данных СФР.  В таблице смотрите, какие есть коды для причин нетрудоспособности и что они означают.

Таблица. Расшифровка кодов для поля «Причина нетрудоспособности» и «Причина нетрудоспособности члена семьи»

Открыть всю таблицу с кодами

Как работодателю работать с электронными больничными

Для работы с электронным больничным работодатель может использовать программы для ведения бухучета или операторов электронного документооборота, а также скачать на сайте СФР бесплатную программу. СФР использует для работы с электронными больничными Социальный электронный документооборот или СЭДО – бесплатный электронный сервис. Он интегрирован во все учетные бухгалтерские программы.

Для подключения к социальному электронному документообороту достаточно включить нужную опцию в используемой бухгалтерской программе. Со спецификацией СФР по использованию СЭДО можно ознакомиться на сайте. За разъяснениями практического использования функционала СЭДО необходимо обращаться к разработчику программного обеспечения, в котором ведете кадрово-бухгалтерский учет, либо к спецоператору бухгалтерской отчетности. Подробнее о порядке взаимодействия с СФР по электронному больничному страхователя и застрахованного, читайте в Системе Главбух.

Сведения в ЕИИС Соцстрах передают подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью. Электронную подпись можно использовать ту же, что и для сдачи отчетности.

Как работодателю получить электронную подпись для работы с СФР

Для регистрации в системе электронного взаимодействия нужна специальная электронная подпись. Она должна быть совместима с ЕИИС «Соцстрах».

Купить электронную подпись можно в любом удостоверяющем центре. Найдите ближайший аккредитованный удостоверяющий центр на сайте Минкомсвязи.

Если у вас уже есть электронная подпись для сдачи отчетов через телекоммуникационные каналы связи, уточните у своего оператора, подходит ли она для работы с электронными больничными. Обычно подписи подходят, и покупать новую подпись не нужно.

Как работодателю заключить соглашение с СФР об электронных больничных листах

С введением системы СЭДО заключать соглашение об электронных больничных листах не надо. Раньше страхователям массово рассылали письма с предложением заключить специальное соглашение об обмене электронными документами.

Как работодателю получить сведения об электронном больничном

Работодатель получит информацию об открытии электронного больничного через систему электронного документооборота СЭДО. Если врач продлит, закроет или аннулирует больничный лист, направит сотрудника на медико-социальную экспертизу, СФР также сообщит об этих событиях работодателю.

Электронные больничные закрывают автоматически, если пациент не явился на прием в течение семи дней. При закрытии больничного в таком случае проставляют код «38» – неявка к врачу более семи календарных дней.

По новым правилам разрешили открывать больничные задним числом. Если сотрудник ухаживал за больным членом семьи и этот факт подтвержден медицинской документацией, ему могут оформить больничный за предшествующий период. Решение принимает врачебная комиссия.

Вместе с сообщением о закрытии электронного больничного работодатель получает предзаполненные СФР сведения, которые нужны для выплаты пособия. Если их не хватает, СФР направит запрос о недостающей информации (п. 22 и 23 Правил, утв. постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010).

Как работодателю рассчитать и оплатить электронный больничный

Работодатели должны оплачивать первые три дня больничного, дополнительные выходные для ухода за ребенком-инвалидом и перечислять пособие на погребение. Чтобы человек получил пособие, все необходимые документы он подает своему работодателю (Федеральные законы от 29.12.2020 № 478-ФЗ, от 30.11.2016 № 401-ФЗ).

У бухгалтера есть три рабочих дня, чтобы передать в СФР сведения и документы для выплаты пособий, а также сведения о застрахованном лице. Срок отсчитывают со дня получения документов и сведений (ч. 8 ст. 13 Федерального закона № 255-ФЗ, п. 7 Правил, утв. постановлением № 2010).

Если работодатель представил сведения не в полном объеме, СФР направит извещение в течение пяти рабочих дней. Работодатель подтверждает получение извещения в электронной форме в течение трех рабочих дней и направляет недостающие сведения в течение пяти рабочих дней (ч. 20 ст. 13 Закона № 255-ФЗ, п. 10 Правил, утв. постановлением № 2010).

Фонд назначает и выплачивает больничное пособие в течение 10 рабочих дней со дня представления страхователем сведений и документов (ч. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ). Порядок расчета и выплаты пособий зависит от страхового случая, подробнее о каждом читайте в Системе Главбух.

Важно! Работодатель не вправе запрашивать объяснения и документы у сотрудника, находящегося на больничном (письмо Минтруда от 16.01.2025 № 14-6/оог-117). Запрос объяснений и применение дисциплинарного взыскания возможны только после окончания периода временной нетрудоспособности.

Как работодателю распечатать и подписать электронный больничный

Соцстрах не требует распечатывать электронные больничные и хранить их как бланки строгой отчетности вместе с бумажными листками нетрудоспособности. 

Важно! С февраля 2025 года сотрудники ОВД и Росгвардии будут получать больничные листы по новым формам (приказ МВД России, Минздрава России от 17.01.2025 № 6 и №11н; приказ Росгвардии, Минздрава России от 09.01.2025 № 4 и № 2н). Изменения касаются порядка выдачи (оформить больничный можно будет и в частной клинике) и учета больничных.

Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel

Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.

Перейти к короткому тесту