Переход на ЭДО: с чего начать, соглашение, как отправить и принять приглашение

При переходе на ЭДО нужно учитывать, подключен ли контрагент к такой системе или нет. В статье расскажем, с чего начать переход на электронный документооборот, как составить соглашение, как отправить и принять приглашение  с помощью программы 1С.

Электронную первичку учитывают по тем же правилам, что и бумажную. По отдельным документам есть форматы, утвержденные ФНС. Документы, оформленные по этим форматам, можно направлять в ИФНС по запросам инспекторов в электронном виде. Если же организация использовала собственные форматы, документы придется распечатать и направить на бумаге с отметкой о том, что они были заверены электронной подписью. Как вести учет электронной первички смотрите в Системе Главбух.

Поскольку большинство российских компаний ведет бухгалтерский и налоговый учет с использованием программ 1С, система 1С-ЭДО становится ценным инструментом для бухгалтеров. Она позволяет обмениваться электронными документами, не выходя из учетной программы, что значительно упрощает рабочие процессы.

Как перейти на электронный документооборот

Чтобы перейти на электронный документооборот с контрагентами, нужно получить электронную цифровую подпись. При наличии ЭЦП для перехода на ЭДО выполните несколько шагов.

Шаг 1. Решите, как будете обмениваться документами: через оператора или напрямую. При необходимости выберите оператора и заключите с ним договор.

Шаг 2. Договоритесь с контрагентами и заключите с ними соглашение об ЭДО.

Шаг 3. Разработайте правила создания, получения и хранения документов. Кроме этого, в отдельном приказе зафиксируйте, какие документы и кто может подписывать какими ЭЦП.

Шаг 4. Пропишите в учетной политике, что применяете электронный документооборот.

Видеоинструкция. Как бухгалтерии договориться с контрагентами о переходе на ЭДО

Посмотреть инструкцию

Как подключить ЭДО

Рассмотрим этапы настройки подключение к ЭДО в программе 1С:Бухгалтерия. 

Переход на ЭДО: с чего начать

Для подключения к электронному документообороту выберите «ЭДО – Подключить организацию».

Как подключиться к электронному документообороту

Узнать подробности

Выберите сертификат для подписи и введите пароль от электронной подписи. Если ваша организация уже подключена, выберите существующий идентификатор или получите новый. Выберите оператора ЭДО и завершите процесс. 

Как подключиться к электронному документообороту

Узнать больше

Юридический адрес, код налогового органа и e-mail заполнятся автоматически. После подключения можно настроить уведомления. Заполните назначение и описание учетной записи, согласитесь с условиями использования и нажмите «Подключить».

Как в 1С отправить приглашение к ЭДО контрагенту

Пользователи 1С могут отправлять приглашения из своей конфигурации. Рассмотрим, как отправить приглашение в 1С ЭДО контрагенту:

1. Перейдите в раздел «Администрирование» — «Обмен электронными документами».

Как отправить приглашение контрагенту для подключения к ЭДО

Узнать подробности

2. Разверните пункт «Обмен с контрагентами» и выберите «Настройки ЭДО».

Как настроить ЭДО

Узнать больше

3. В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать».

4. Заполните данные о новой настройке ЭДО:

• В разделе «Профиль настроек ЭДО» выберите профиль для обмена с контрагентом.
• В разделе «Контрагент» выберите контрагента из справочника.
• При необходимости укажите договор в поле «Договор контрагента».

Узнать подробности

5. На вкладках «Исходящие» и «Входящие электронные документы» выберите документы для обмена, форматы и регламенты документооборота.

6. После заполнения данных нажмите кнопку «Отправить приглашение» и введите адрес электронной почты получателя в поле «Электронная почта». При необходимости заполните поля «Идентификатор участника ЭДО» и «Текст приглашения», затем нажмите «Отправить».

После этого в списке «Настройки ЭДО» появится отправленное приглашение со статусом «Ожидается согласование». Статус изменится после принятия приглашения контрагентом. Чтобы обновить статусы, нажмите «Обновить статусы подключения».

Для регистрации учетной записи в системе ЭДО в 1С необходимо указать следующие данные:

1. Сертификат ключа электронной подписи, принадлежащий организации.

2. Идентификатор организации, который присваивается участникам ЭДО.

3. Пароль от контейнера сертификата КЭП.

4. Пользователя 1С, который сможет использовать сертификат (при необходимости).

5. Адрес электронной почты для получения уведомлений.

6. Назначение учетной записи.

После завершения регистрации учетной записи можно будет обмениваться документами в электронном виде.

Начало работы с контрагентами в 1С-ЭДО

Запросы на ЭДО от контрагентов находятся в разделе «Приглашения» в группе «Требуется согласие». В правом окне отображаются наименование контрагента и его идентификатор участника ЭДО.

Для автоматического создания новых контрагентов при получении приглашений и документов, поставьте галочку «Создавать контрагентов автоматически» в разделе «Администрирование» — «Обмен электронными документами». Это упростит добавление новых контрагентов в вашу базу 1С.

Как начать работать с контрагентами в 1С-ЭДО

Узнать подробности

Получив запрос на ЭДО, выберите его в списке приглашений и нажмите «Принять», если планируете сотрудничество с этим контрагентом. Если запрос пришел от неизвестного контрагента, его можно отклонить соответствующей кнопкой. Нажав на кнопку «Принять» - компания выражает согласие на электронный документооборот. 

После принятия приглашения, настройка по данному контрагенту появится в разделе ЭДО. Ее можно откорректировать в зависимости от ваших потребностей в документообороте.

Настройки обмена могут быть произведены как для получения, так и для отправки документов. При необходимости, можно настроить обмен ЭДО по отдельным договорам в рамках одного контрагента. После принятия приглашения и настройки обмена можно начинать работу с контрагентом по ЭДО.

Основные преимущества и виды ЭП

Заключение соглашения об электронном документообороте (ЭДО) между юридическими лицами помогает урегулировать порядок взаимодействия через Интернет. В этом документе описываются переход на электронный документооборот. Его особенности, а также указывается вид электронной цифровой подписи (ЭЦП), который придает электронным документам юридическую силу, аналогичную бумажным документам с собственноручной подписью.

Электронные подписи различаются по статусу:

1. Простая электронная подпись: используется для подтверждения подписи коды доступа, СМС-сообщения, логин и пароль. При этом личность подписанта не устанавливается.

2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись: создается с помощью криптографических программ и позволяет удостоверить личность подписанта, а также проверить изменения в документе после отправки.

3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП): также создается с помощью криптографических программ, но для её получения необходимо получить сертификат. УКЭП выдается только в налоговой или в аккредитованных удостоверяющих центрах.

Электронные документы не требуется распечатывать и хранить в бумажном виде. При хранении весь документооборот упорядочивается в хронологическом порядке.

Соглашение об ЭДО

При использовании усиленной квалифицированной электронной подписи нет необходимости заключать соглашение об обмене. Но, если стороны хотят, они могут составить такой документ. Это соглашение может быть оформлено как отдельный документ или как дополнительное соглашение к основному договору.

В соглашении можно указать следующие аспекты:

• тип используемой электронной подписи;

• вид документов, которые будут использоваться для обмена;

• порядок и последовательность подписания электронных документов, если они не установлены законодательством;

• действия сторон в случае технического отказа в принятии документа другой стороной;

• условия взаимодействия участников с удостоверяющим центром (аккредитованным удостоверяющим центром).

Шаблон согласия на электронный документооборот

Смотреть образец

В решениях «1С» имеется возможность создать и отправить типовое соглашение об электронном документообороте, прямо из программы. Для этого нужно перейти в настройки отправки документов с нужным контрагентом и выполнить команду «ЭДО – Сформировать соглашение по шаблону».

Как сформировать соглашение ЭДО по шаблону

Узнать больше

Контрагенту будет отправлен произвольный электронный документ с видом «Соглашение об ЭДО» и запросом на ответную подпись. Все необходимые данные заполнятся автоматически, пользователю останется только выполнить команду «Подписать и отправить». Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами, значительно упрощает элементы работы и экономит время и средства компании. 

Важно! ФНС изменила форматы электронного счета-фактуры и УПД. Приказ ФНС от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032@ обновил версию электронных документов на 5.03 с 23 января 2025 года.

Как сформировать соглашение ЭДО по шаблону

Узнать подробности

В статье мы подробно разобрали процесс перехода на электронный документооборот (ЭДО) с использованием программы «1С». Рассмотрели основные этапы начала работы с ЭДО, включая подключение организации, отправку приглашений контрагентам, настройку обмена документами и преимущества использования усиленной квалифицированной электронной подписи. Особое внимание уделено необходимости заключения соглашения об ЭДО для четкого урегулирования взаимоотношений между участниками.

Важно! Претензии контрагенту теперь можно выставлять по ЭДО. ФНС опубликовала приказ от 11.11.2024 № ЕД-7-26/1016, в котором утвердила формат предоставления акта рекламации в электронной форме.

Важно! С 1 сентября 2025 года оформлять сопроводительные документы при перевозке алкоголя можно будет только в электронном виде. Как именно - утвердит Правительство в ближайшее время. Соответствующие поправки внесли в статью 10.2 Закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ (п. 3 ст. 1, п. 3 ст. 2 Закона от 03.04.2023 № 108-ФЗ, ст. 2 Закона от 30.11.2024 № 433-ФЗ, письмо Росалкогольтабакконтроля от 13.03.2024 № г-1668/02-06).

Важно! С 5 февраля 2025 года вступили в силу изменения в п. 5.1 ст. 23, п. 4 ст. 31 и п. 3 ст. 76 НК РФ:

• отменяется обязанность направлять квитанции о получении электронных документов от ИФНС;
• электронные документы от налоговой считаются полученными на 6-й рабочий день после отправки по ТКС.

Важно! ФНС напомнила налогоплательщикам, что датой получения документа теперь считается шестой день после его отправки. Новый порядок действует с 5 февраля 2025 года.

Важно! ФНС сообщила о расширении практики применения ЭДО среди экономических субъектов. О возможностях применения ЭДО информация опубликована на официальном портале.

Важно! ФНС внедрила бесплатный сервис "Запрос копий учредительных документов", позволяющий пользователям портала Госуслуг мгновенно получать электронные версии уставов организаций непосредственно из ЕГРЮЛ. Больше нет необходимости тратить время на очереди и оплачивать государственную пошлину.

Важно! С 21 марта счета на оплату можно будет выставлять в электронной форме с использованием унифицированного XML-формата. Соответствующий приказ № ЕД-7-26/29@ был подписан Федеральной налоговой службой 20 января 2025 года.

С 1 марта бизнес сможет использовать сервис “Мои чеки онлайн” для отправки электронных чеков, если покупатель дал согласие. Информация опубликована ФНС.

Сервис “Мои чеки онлайн”

Онлайн-помощник от «Актион 360»

Ответы на все вопросы по налоговым изменениям вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.

Задать вопрос