Нужен ли кассовый аппарат ИП в 2025 году и в каких случаях

В 2025 году кассовый аппарат должны применять все ИП, но есть и исключения. Нужен ли кассовый аппарат ИП в 2025 году и в каких случаях, разберем в статье.

Малейшее подозрение, и проверяющие уже на пороге с контрольной закупкой. О том, как инспекторы следят за кассовой техникой, читайте в журнале "Главбух".

Как инспекторы незаметно наблюдают за вашей ККТ

Как ИП применяет ККТ в расчетах за товары, работы, услуги в 2025 году

ИП при расчетах должны руководствоваться общим порядком применения ККТ. Онлайн касса для ИП на УСН нужна, если предприниматели принимают или выплачивают деньги наличными и в безналичном порядке при расчетах, связанных с товарами, работами, услугами, а также с организацией и проведением азартных игр и лотерей.

Предприниматели должны применять ККТ при расчетах за товары, работы или услуги за исключением тех ИП, кто:

1. ведет расчеты, освобожденные от ККТ. Например, ИП на патенте, которые оказывают определенные виды услуг, освобождены от ККТ полностью независимо от способа оплаты;
2. платит налог на профессиональный доход. Такие ИП полностью освобождены от применения ККТ и формируют чеки в приложении «Мой налог» (п. 2.2 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ);
3. ведет только безналичные расчеты с другими ИП или организациями (п. 9 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

ИП без персонала, которые продают товары собственного производства, выполняют работы и оказывают услуги, в 2023 году должны вести расчеты с применением ККТ. Не придется применять кассу лишь тем, кто:

• зарегистрирован как самозанятые. Они не применяют ККТ и ведут расчеты в приложении «Мой налог»;
• освобожден от применения ККТ. Например, предприниматели на ПСН с отдельными видами деятельности.

ИП УСН кассовый аппарат использует если он отвечает определенным требованиям. Читайте в Системе Главбух, какие кассовые аппараты можно использовать и как выбрать фискальный накопитель для ККТ.

УСН касса для ИП нужна или нет

Нужен ли кассовый аппарат при упрощенке? Организации и ИП на упрощенке не освобождены от обязанности соблюдать порядок ведения кассовых операций и порядок представления статистической отчетности (п. 4 ст. 346.11 НК). 

Организации на УСН должны отражать хозяйственные операции в бухгалтерском и  налоговом учете. Предприниматели ведут только налоговый учет, а от бухучета освобождены (подп. 1 ч. 2 ст. 6 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ст. 346.24 НК). Как можно облегчить учет на спецрежиме, узнайте из в Системе Главбух.

Подсказка от Системы Главбух

Все случаи, когда организации или ИП полностью освобождены от ККТ, смотрите в таблице. Тут есть полный перечень случаев, когда ККТ можно не применять вовсе. В списке не указаны ситуации, когда действует временное освобождение.

В каких случаях можно не применять ККТ

В каком случае ИП должен применять кассу при сдаче в аренду помещений в 2025 году

Касса для ИП на УСН обязательна для использования , когда предприниматель сдает в аренду нежилые помещения организациям или ИП и принимает плату наличными или по карте. При сдаче имущества в аренду предприниматели вправе не применять кассу, если:

• сдают в аренду жилые помещения, эти предприниматели освобождены от ККТ полностью;
• применяют ПСН и сдают в аренду как жилые, так и нежилые помещения, принадлежащие ИП на праве собственности. При этом ИП должен выдать документ, подтверждающий оплату, с обязательными реквизитами (п. 2.1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, письмо Минфина от 27.07.2020 № 03-01-15/65495);
• сдают в аренду нежилые помещения организациям или ИП и принимают плату в безналичном порядке, например, платежными поручениями (п. 9 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, письмо Минфина от 02.08.2018 № 03-01-15/54613).

Подсказка от журнала «Главбух»

Перестройте работу, чтобы снизить риск налоговых и трудовых претензий. Уже скоро отписки в ИФНС о низкой зарплате не спасут от доначислений, одного нарушения будет достаточно, чтобы угодить в черный список.

Новые инструменты проверяющих в 2025 году

Когда ИП должен применять ККТ при продаже имущества в 2025 году

Когда ИП продает имущество, которое использовал в предпринимательской деятельности, он действует именно как предприниматель. А значит, поступления от реализации такого имущества – это доходы от предпринимательской деятельности.

Предприниматели обязаны применять ККТ, когда принимают от покупателей-граждан оплату за товары, работы или услуги наличными или в безналичном порядке. Оплата за имущество, которое предприниматель использовал в бизнесе, – это тоже оплата за товар. Неважно, что продажа ИП своего имущества – это не основной вид его предпринимательской деятельности. Поэтому при продаже такого имущества предприниматель обязан пробить кассовый чек.

Это следует из пункта 1 статьи 1.2 и пункта 2 статьи 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ и пунктов 9 и 14 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, утвержденного приказом от 13.08.2002 Минфина № 86н, МНС № БГ-3-04/430.

• Срочная новость: Компании и ИП должны будут соблюдать новые правила формирования чеков ККТ. В документах появятся новые реквизиты.

Когда нужно выдать чек, если ИП принимает деньги от физлица на свою карту в 2025 году

ИП должен пробить чек, если принимает деньги от физлица на свою карту. В данном случае предприниматель получает оплату за товар, работу, услугу от физлица. Поэтому нужно пробить чек в момент расчета. Не имеет значения, что физлицо перечисляет деньги на карту физлицу. Оплату принимает ИП, а он обязан применять ККТ при расчетах за реализованные товары, выполненные работы, оказанные услуги (п. 1 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Когда нужен кассовый аппарат при закупке товаров у физлиц в 2025 году

Пробивать чеки при закупке товаров у физлиц нужно, только если закупаете товары с целью дальнейшей перепродажи. ИП применяют ККТ при расчетах за товары, работы, услуги. При этом стороной сделки может быть не только покупатель, оплативший покупку, но и клиент, который принимает деньги. Это следует из статьи 1.1, пункта 1 статьи 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Нужно ли пробивать чеки, зависит от того, для каких целей ИП закупает товар у физлица.

Нужно применять ККТ при закупке у физлиц товаров, если:

1. ИП закупает у физлиц товары, которые в дальнейшем будет использовать для производства других товаров, например, закупает грибы и ягоды для производства замороженных грибов и ягод или овощных смесей.

2. ИП закупает у физлиц товары, которые потом будет перепродавать, и такая торговля является основной деятельностью. Чек нужно пробивать, если изначально известно, что товар закупают для перепродажи.

Не нужно применять ККТ при закупке у физлиц товаров, если:

1. ИП не использует товары в предпринимательской деятельности. Например, когда закупает товары для хознужд. При закупке товара нет намерения перепродавать товар, а впоследствии будет продажа за ненадобностью.

Об этом – в письмах ФНС от 14.08.2018 № АС-4-20/15707, Минфина от 10.10.2019 № 03-01-15/77953. Подтверждает это арбитражная практика (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 16.12.2020 № Ф08-10101/2020, определением Верховного Суда от 14.04.2021 № 308-ЭС21-3553 отказано в пересмотре дела).

Нужно ли ИП применять ККТ при взаимозачете или бартере в 2025 году

Пробивать чек нужно, если ИП получает за товары, работы, услуги «встречное предоставление» (п. 4 ст. 4 Закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ, абз. 26 ст. 1.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). По мнению ФНС к «иному встречному предоставлению» относят неденежную форму расчета, например взаимозачет, бартер (ст. 423, 576, 410 ГК).

При расчетах между организациями или ИП пробивать чеки нужно только, если покупатель платит наличными или с предъявлением ЭСП. При зачете взаимных требований наличные денежные средства не передают и электронное средство платежа не предъявляют. Поэтому иное встречное предоставление между организациями и ИП освобождено от применения ККТ (п. 9 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, письма Минфина от 22.08.2019 № 03-01-15/64589, от 02.08.2019 № 03-01-15/58437, ФНС от 21.08.2019 № АС-4-20/16571, Информация на сайте «Налоговая политика и практика»).

При взаимозачете или расчете по бартеру с физлицом нужно пробить чек. Ведь применять ККТ нужно при всех безналичных платежах с физлицами, исключений нет. В чеке при таком расчете укажите форму оплаты «Сумма по чеку встречным предоставлением».

Кто должен применять ККТ, если один ИП сдает металлолом другому ИП в 2025 году

ККТ применяет продавец, но может пробить чек и покупатель.

ККТ при продаже лома применяет продавец. При этом в чеке продавец указывает специальные реквизиты: «наименование покупателя (клиента)» и «ИНН покупателя (клиента)» (п. 6.1 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Вместе с тем, в рассматриваемой ситуации и покупатель может пробить чек с признаком «расход» на сумму выплаченных продавцу денег. Покупатель металлолома является налоговым агентом (п. 8 ст. 161 НК). Поэтому ставку НДС покупатель указывает «НДС 20/120». Продавец пробивает чек с признаком «приход» на сумму полученных от покупателя денег. При этом реквизит ставки НДС будет иметь значение «НДС не облагается».

Нужно ли ИП применять кассу при бесплатном отпуске льготных лекарств в 2025 году

Если покупатель не платит за лекарства, расчета не происходит. Поэтому пробивать чек при отпуске льготного лекарства не нужно. Это следует из пункта 1 статьи 1.2, абзаца 26 статьи 1.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Лекарства подлежат обязательной маркировке. Поскольку чеки аптека не пробивает, информацию о выбытии лекарственного препарата передавайте в информационную систему маркировки напрямую через регистратор выбытия.

Возможна ситуация, когда физлица оплачивают страховку по ДМС, а потом по этой страховке получают бесплатно лекарства. В этом случае оплаченная страховка – это аванс, а отпуск лекарства – реализация в счет аванса. При таких операциях по общему правилу требуется применять ККТ.

Вместе с тем, в данной ситуации клиент оплачивает медицинское страхование и вносит аванс в страховую организацию, а не в аптеку. Расчет по оплате лекарственных препаратов происходит между аптекой и страховой организацией. А безналичные расчеты между организациями не требуют применения ККТ (п. 9 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Поэтому в таком случае также пробивать чеки не требуется.

Подсказка от Системы Главбух

Прежде чем оплатить штраф за нарушение по ККТ, посмотрите в нашей статье, как к таким санкциям относятся суды. Они заменяют штрафы на предупреждения, могут и вовсе отменить. Возможно, у вас похожий случай. Покажите статью инспекторам, если они работают наперекор арбитражной практике.

Узнать подробности

Нужно ли ИП применять ККТ для подтверждения оплаты курортного сбора в 2025 году

Организации и предприниматели должны применять ККТ при расчетах за товары, работы, услуги (п. 1 ст. 1.2, ст. 1.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Курортный сбор не включают в сумму оплаты за услуги проживания. Это самостоятельный платеж (п. 1 ст. 8 Закона от 29.07.2017 № 214-ФЗ). Поскольку данный сбор не связан с оплатой за реализованные услуги, пробивать кассовый чек не нужно. Об этом – в письме ФНС от 19.04.2018 № ЕД-4-20/7551.

Важно! Опубликованы подробные рекомендации по применению ККТ для различных форматов обслуживания: ресторанов, баров, столовых, доставки и фастфуда (письмо ФНС России от 14.02.2025 № АБ-4-20/1500@).

Важно! ФНС ответила на вопрос о праве предпринимателя отклонить прием наличных средств от клиента за свои услуги, мотивируя это отсутствием кассового аппарата. Аргументированный ответ опубликован на портале ведомства.

Читайте также:

• Как правильно вести и подшивать кассовую книгу в 2025 году