Неквалифицированная электронная подпись: что это такое, как получить и использовать

Неквалифицированная электронная подпись оформляется для работы с документами и получении определенных услуг. Она дает большую защиту, чем простая подпись, но менее универсальна, чем УКЭП. В статье рассмотрим, что такое неквалифицированная электронная подпись,  в чем ее отличие от других видов ЭП, преимущества и недостатки, а также правила получения и использования.

Электронная подпись – это цифровой аналог собственноручной подписи. В рекомендации эксперты Системы Главбух подробно рассказали, какие бывают электронные подписи и для каких документов их можно использовать, что делать при ее блокировке. Готовые инструкции и образцы сэкономят время и помогут получить подпись.

Понятие неквалифицированной электронной подписи

Электронная цифровая подпись или ЭЦП представляет собой сведения, присоединенные к документу. По сути – это аналог собственноручной подписи. Информация определяет, кто завизировал документ и защищает его от внесения несанкционированных поправок.  На бумаге ЭП выглядит как набор символов, штамп с данными или не визуализируется.

Различают простые и усиленные электронные подписи. Последние являются более защищенными, поскольку образуются в результате криптографического шифрования данных с помощью СКЗИ.  Среди таких программ – КриптоПро CSP, ViPNet CSP 4.2.

Усиленные ЭЦП подразделяют на неквалифицированные и квалифицированные. Первые можно создать самостоятельно или получить от оператора электронной системы, а УКЭП выдают только аккредитованные удостоверяющие центры вместе с закрытыми и открытыми ключами.

Закрытый ключ, с помощью которого генерируется подпись, имеется только у владельца. Хранится он на любом носителе – стационарном компьютере, ноутбуке, внешнем диске или USB-токене. Открытый ключ используют для проверки подлинности документа. Такой находится в свободном доступе.  

Автору ЭЦП рекомендуется хранить ключи отдельно друг от друга (ст. 2, 5-7 Закона №63-ФЗ от 06.04.2011).

 Работа с ЭП выглядит следующим образом:

• в процессе подписи электронного документа программа просматривает его и формирует строку символов – так называемую хэш-сумму, которую закрытый ключ зашифровывает;
• создается файл-приложение к электронному документу с целью хранения или отправки контрагенту;
• получатель открывает документ, после чего его СКЗИ также формирует хэш-сумму;
• ЭП расшифровывают открытым ключом и сравнивают результаты.

Если строки символов совпали, документ подлинный. В ином случае он считается утратившим юридическую силу. 

Чтобы законно работать с неквалифицированной подписью (НЭП), контрагенты заключают соглашение об использовании такого способа визирования документации. После этого виза приравнивается к собственноручной.

Подсказка от Системы Главбух

Смотрите новый алгоритм работы с электронными подписями с комментариями ФНС. На видео показали, как выдать электронную доверенность на сотрудника, и проверить полномочия контрагента через сервис налоговой. Разобрались, с чего начать первые шаги в электронном документообороте, и что изменить в документообороте, если компания уже перевела процессы в электронный вид.

Как оформить электронный документооборот

Чем НЭП отличается от других подписей

Усиленная НЭП имеет большую степени защиты, чем простая. Вместе с тем, выпустить ее проще, чем квалифицированную. В таблице представлены основные характеристики трех видов подписей.

Таблица. Чем электронные подписи отличаются между собой

Получите персональную подборку изменений в работе от журнала «Главбух», к которым нужно готовиться именно вам. Редакция собрала обзор поправок в законах во втором полугодии. Главные новости две: потребуется пересмотреть правила оплаты труда и перевести всех сотрудников на новые доверенности. Остальные изменения — в таблице. Пройдите короткий опрос, чтобы не тратить время на изменения, которые не касаются вашей компании.

Подсказка от Системы Главбух

Вид электронной подписи, которой можно подписывать документы, зависит от вида документа. Например, авансовые отчеты по командировочным расходам, товарные накладные, акты выполненных работ и другие первичные документы можно подписывать любым видом электронной подписи. Для сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности подойдет только квалифицированная ЭЦП.

Как компании работать с электронной подписью

Когда можно использовать неквалифицированную подпись

НЭП имеет достаточно широкую область применения. Компании с ее помощью могут организовать внешний и внутренний документооборот. Тогда приказы, накладные, акты, служебные записки будут иметь юридическую силу. Для применения внутреннего ЭДО компания разрабатывает регламент своими силами.

Со сторонними контрагентами также можно обмениваться электронными документами, если они не требуют строгой формы. Например, коммерческими предложениями, сметами, счетами и т.д. Для реализации внешнего ЭДО необходимо заключить соглашение о признании неквалифицированной подписи. При этом документы для торгов и отчетность в контролирующие органы заверяют только квалифицированной подписью.

С помощью УНЭП можно работать на коммерческих электронных площадках и в корпоративных системах. Однако проводить электронные закупки на государственных сервисах с использованием неквалифицированной подписи запрещено. Здесь допускается только УКЭП (п. 1 ст. 5 Закона №44-ФЗ от 05.04.2013).

Кроме того, НЭП вправе использовать сотрудники компании для подписания электронных трудовых договоров и кадровых документов. Такую норму предусматривает Трудовой кодекс.

Физическим лицам подпись нужна для доступа к информационным системам  и сервисам. Так, на сайте ФНС они представляют декларацию 3-НДФЛ или заявляют право на вычеты в упрощенном порядке. НЭП генерируют непосредственно в сервисе.

Подсказка от Системы Главбух

Чтобы перейти на электронный кадровый документооборот, сначала выберите информационную систему, через которую будете обмениваться документами, затем разработайте локальные акты. После этого уведомите сотрудников о переходе на электронный формат и получите от них заявления о согласии или отказе. Оформите электронные подписи и обменивайтесь документами в электронном виде.

Как перейти на ЭКД

Процедура получения НЭП

Оформить неквалифицированную подпись могут как физические, так и организации. Граждане получают УНЭП в личном кабинете налогоплательщика. Она бесплатная, но действует только при работе на сайте.

Для ее создания следует войти в раздел «Профиль» кабинета, а затем перейти в настройки во вкладку «Электронная подпись». Здесь выбирают вариант хранения ЭП: на рабочей станции налогоплательщика или в защищенный системе ФНС. Второй способ позволит направлять документы и информацию с любых устройств.

Далее следует придумать пароль, который нужно будет вводить при визировании документов, и сгенерировать подпись. Сертификат формируется от нескольких минут до одного дня. Сразу после получения его можно применять.

Ключ действителен в течение года.  По его истечению подпись выпускают заново.

Для иных целей неквалифицированную ЭП физлицам использовать нельзя. В частности, при запросе справочных данных на Госуслугах нужна простая подпись, а для получения юридически значимых документов – УКЭП.

Компании получают НЭП на платной основе в специализированных удостоверяющих центрах. Для такой подписи ключ ЭЦП и ключ проверки ЭЦП получают в аккредитованном либо обычном центре. Для этого на сайте организации оставляют заявку и выбирают подходящий тариф. Стоимость неквалифицированной подписи обычно ниже, чем цена КЭП.

Затем руководителю нужно пройти идентификацию личности. Как правило,  авторизоваться просят через портал Госуслуги.

В результате после проверки всех данных оформляют сертификат, который записывают на защищенный носитель.

В отдельных случаях юрлица могут самостоятельно разработать неквалифицированную подпись. Например, с помощью программиста, технического специалиста или IT-службы.

Важно! ФНС информирует, что компании и ИП имеют возможность получить квалифицированную ЭП удаленно, используя биометрические данные. ФНС опубликовала подробную информацию.

Важно! Минцифры разработало регламент проверки простой электронной подписи для бюллетеней в АО и ООО, используемых в корпоративных отношениях. Проверка будет осуществляться через портал Госуслуг.