Как в 2025 году действовать при расчете пособий, если данные компании отличаются от сведений СФР

Компании  в 2025 году получают данные о заработке для расчета пособий из СФР. Сведения о заработке фонд передает во входящем запросе, который приходит в компанию после закрытия больничного листа. Однако данные компании могут отличаться от сведений СФР. И если согласиться с цифрами из фонда, ваш работник получит меньше или больше, чем ему полагается. Рассказываем, как действовать в трех распространенных ситуациях.

Читайте в Системе Главбух: какие сведения сдавать в СФР по больничным и другим пособиям >>

Эксперты журнала «Главбух» опубликовали решения от специалиста СФР Алевтины Захаровой на случай, если у вас нет показателей для расчета пособий или они отличаются от сведений, которые представил фонд. В этом случае пользуйтесь схемой. Также смотрите, как поступить, если не хватает информации об исключаемых днях, и что делать, если не согласны со стажем работника, о котором сообщает СФР.

Оба расчетных года сотрудник отработал в компании

Расчетный период для пособий за 2025 год в общем случае 2023 и 2024 годы. Если в этот период сотрудник работал в вашей компании, вы наверняка знаете, какие доходы он получил. Сверьте ваши данные с цифрами из СФР. Если данные компании отличаются от сведений из фонда, скорректируйте информацию о выплатах в ответе на запрос (информационное сообщение СФР от 11.05.2023).

Пусть вас не пугают расхождения, система фонда пока далека от совершенства. И только вы точно знаете, с каких сумм компания заплатила взносы в соцстрах в расчетных годах.

Как работать с СФР

Сотрудник пришел в компанию в расчетном периоде

Если работник устроился к вам в 2023 или 2024 году, а до этого работал в другой компании, он должен представить справки с прошлых мест работы по форме 182н. Если такие справки есть, внесите данные из них в программу и укажите в сведениях для фонда.

Если работник справку вам не принес, попросите его оформить документ у прежнего работодателя. Отказать ему не вправе (ст. 62 ТК, онлайнинспекция.рф, ответы на вопросы № 174912 от 23.01.2023 и № 175455 от 31.01.2023). Да, с 2023 года справки о заработке по форме № 182н отменили, но, если работнику понадобится копия или дубликат за 2022 год и более ранние периоды, компания обязана выдать такую справку (письма СФР от 21.02.2023 № 19-20/26411, СФР по г. Москве и Московской области от 12.04.2023 № 08-07/68105л). Сотрудник мог потерять прошлую справку или за два года несколько раз менял работу, а справку получил только одну. В фонде подчеркивают, что компании могут и должны использовать сведения о заработке за периоды до 2023 года.

Кто и как выплачивает больничное пособие

Работник устроился в компанию в 2025 году

Данные для расчета запрашивайте в фонде, если сотрудник пришел к вам в компанию в текущем году. Исключение возможно только в ситуации, когда из своей прежней компании работник уволился в расчетном периоде, то есть в 2021 или 2022 году. Тогда у него будет законная справка о заработке по форме 182н. Если увольнение произошло позже, то он вправе запросить документ на основании личного заявления.

Если же сотрудник, например, уволился в марте, в вашу компанию устроился в мае, а в сентябре заболел, справок о заработке у него не будет. Ведь официально в 2023 году выдавать их при увольнении не нужно. Тогда и потребуется запрос в СФР. Данные о заработке из фонда внесите в программу так же, как и справку по форме 182н, только вместо конкретного работодателя впишите «По данным СФР».

Есть еще один вариант. Даже если работник уволился с прошлого места работы в 2023 году, вы можете попросить его принести справки о заработке. Прежний работодатель обязан такую информацию предоставить. Работник имеет право на корректную сумму пособия по временной нетрудоспособности исходя из своего заработка, стажа, исключаемых дней и т. д. Если в итоге компания верно рассчитает пособие, претензий к ней не будет.

Совет от Ольги Сергеевой, главного редактора Актион Бухгалтерии

Обычно пособие платят за весь период по больничному. Есть случаи, когда сотрудник получает пособие лишь за часть дней по больничному листку. Подробности – в рекомендации Системы Главбух, которая входит в Актион Бухгалтерия.

За какой период выплатят больничное пособие