Как найти и исправить ошибки в инвентарных номерах

Как должен выглядеть инвентарный номер

Инвентарный номер должен отвечать только двум требованиям: быть уникальным и последовательным (п. 46 Инструкции № 157н). Структуру номера и как вы его будете формировать пропишите в учетной политике. Вы можете включить в номер общую информацию об основном средстве:

• синтетический или аналитический счет учета;
• номер амортизационной группы;
• код ОКОФ;
• период принятия к учету (год, месяц);
• номер подразделения (филиала), в котором будет использоваться объект ОС;
• номер здания (корпуса), в котором будет располагаться объект ОС.

Если необходимо отслеживать целевое использование объектов, то в составе номера зашифруйте КФО.

Допустим, в учреждении используют нумерацию по счету и амортизационной группе. Инвентарный номер состоит из семи разрядов (см. рис. 1). Из него мы можем узнать, что он присвоен объекту, принятому к учету по счету 101 34 «Машины и оборудование – иное движимое имущество». И это оборудование из третьей амортизационной группы. На тот момент, когда объект приняли к учету, он был 21-м.

Рисунок 1. Инвентарный номер

Но указывать амортизационную группу в составе инвентарного номера не всегда информативно и полезно. Бывает, что комиссия определяет ее неверно. Исправить номер группы в инвентарной карточке и откорректировать амортизационные начисления в учете можно в любой момент, инвентарный номер – нет.

Рассмотрим другой пример. В учреждении инвентарные номера увязаны с источником финансового обеспечения.

Инвентарный номер состоит из 10 разрядов (см. рис. 2). Объект принят к учету в рамках вида деятельности 2 – собственные доходы, по счету 101 36 «Производственный и хозяйственный инвентарь – иное движимое имущество». По этому счету по КФО 2 в учреждении на момент принятия объекта было пронумеровано 15 объектов.

Рисунок 2. Инвентарный номер

Какому имуществу не нужен номер

Не каждому основному средству присваивают инвентарный номер (п. 46 Инструкции № 157н). Если первоначальная стоимость меньше 3 тыс. руб., то номер присваивать не нужно. К такому же исключению относятся все объекты библиотечного фонда. Но с 2018 года порог стоимости изменится с 3 тыс. до 10 тыс. руб. (стандарт «Основные средства», утвержденный приказом Минфина России от 31 декабря 2016 г. № 257н). Но не торопитесь избавляться от номеров по ОС от 3 тыс. до 10 тыс. руб. Дождитесь изменений в Инструкции № 157н.

Таблица. Как исправить проблемы