Как защитить ценные сведения от разглашения

• Важное в статье:
• Когда целесообразно использовать режим ноу-хау
• Шесть правил введения режима ноу-хау
• Меры защиты секретов производства

Когда целесообразно использовать режим ноу-хау

Любой работодатель, нанимая работника, предоставляет ему доступ к информации и сведениям, имеющим действительную или потенциальную коммерческую ценность (например, клиентская база). Логично, что работодатель заинтересован в максимальном ограничении возможностей работника распространять и разглашать эти сведения.

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.Дзен

Эффективный способ защиты конфиденциальной информации — введение для нее режима секрета производства (ноу-хау). Ноу-хау — это сведения любого характера о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере и о способах осуществления профессиональной деятельности, соответствующие следующим требованиям:

• имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность вследствие их неизвестности третьим лицам;
• у третьих лиц нет свободного доступа к ним;
• предприняты разумные меры для соблюдения секретности таких сведений (п. 1 ст. 1465 ГК).

Если секреты производства в компании не защищены, любой работник или третье лицо, получившие доступ к ним, могут безнаказанно разгласить их кому угодно.

Введение режима ноу-хау позволит привлекать недобросовестных работников и других лиц к ответственности.

Шесть правил введения режима ноу-хау

Чтобы ввести в компании режим ноу-хау, нужно совершить несколько последовательных действий.

Первое. Подробно определите перечень сведений, которые составляют коммерческую тайну. Перечень должен однозначно определять информацию, которую нельзя разглашать.

После того как перечень информации определен, указывают все возможные способы ее хранения на материальных носителях: жесткие диски, облачные сервисы в форме электронных документов, бумажные документы. На каждом носителе ставят гриф «Коммерческая тайна». Обязательно указывают владельца информации: для юрлиц — полное наименование и местонахождение; для физлиц, в том числе ИП, — Ф. И. О. и местожительство.

Второе. Ограничьте фактический доступ к секретным сведениям. Для этого устанавливают, кто, как и в каком порядке обращается с информацией и кто это контролирует. Список лиц, которые получат доступ к информации, должен быть максимально точным, с указанием Ф. И. О., должности, принадлежности к конкретному структурному подразделению компании, контактных данных (например, адрес рабочей почты, номер рабочего телефона).

Третье. Урегулируйте отношения по использованию информации с работниками. Это делается на основании трудовых договоров, положения о конфиденциальной информации (или других локальных актов), должностной инструкции. В документах указывают, что работник получает доступ к коммерческой тайне в связи с исполнением своих трудовых обязанностей. С указанными документами работник должен быть ознакомлен под подпись.

Четвертое. Обеспечьте регулярную актуализацию перечня объектов защиты. В локальных документах и на материальных носителях указывают дату введения режима коммерческой тайны, срок его действия, дату последней актуализации сведений. При существенном изменении состава или содержания конфиденциальных сведений обеспечивают надлежащее уведомление об этом работников под подпись.

Пятое. Фиксируйте юридически значимых факты.

К ним можно отнести:

• факт доступа к секретным сведениям, в том числе дата, время, место доступа, устройство, с которого осуществлялся доступ, документы или электронные файлы, к которым получен доступ, сведения о лице, которое получило доступ, сведения о лице, которое зафиксировало доступ и может подтвердить данный факт своими показаниями;
• факт получения лицом уведомления о секретности сведений, зафиксированный надлежащим образом;
• факт разглашения секретных сведений;
• факт причинения убытков, в том числе размер убытков, причинно-следственную связь с действиями лица, разгласившего информацию, наличие вины.

Шестое. Своевременно привлекайтье виновных лиц к ответственности.Срок привлечения к дисциплинарной ответственности составляет один месяц с даты обнаружения проступка, но не более шести месяцев с даты его совершения (ст. 193 ТК).

Судебная практика показывает, что ненадлежащее введение режима коммерческой тайны или фиксация юридически значимых фактов являются основаниями для отказа в привлечении работника, разгласившего секретные сведения, к какой-либо ответственности.

Меры защиты секретов производства

Чтобы обеспечить защиту секретных сведений от разглашения, используйте организационные, технические, дисциплинарные меры.

Организационные меры включают организацию работы персонала с конфиденциальной информацией: тестирование и инструктаж персонала о правилах обращения с ценными сведениями, назначение ответственных и контролирующих лиц с различными правами доступа.

Технические меры защиты подразумевают использование специальных средств защиты конфиденциальной информации, к которым можно отнести:

• средства защиты от несанкционированного доступа к материальным носителям секретной информации (защищенные хранилища, сейфы, кодовые замки);
• систему видеонаблюдения;
• контрольно-пропускной режим и систему контроля доступа в помещения;
• средства авторизации, сертификации, получения прав на доступ к информации;
• средства шифрования и криптографии;
• средства защиты от компьютерных вирусов, межсетевые экраны, разграничение доступа к информации;
• средства мониторинга сетей и протоколирования всех фактов и процедур обращения с конфиденциальной информацией.

Дисциплинарные меры. Они подразумевают контроль за исполнением работником обязанностей по неразглашению конфиденциальной информации и привлечение его к ответственности при нарушении данных обязательств.

За разглашение конфиденциальной информации работнику можно объявить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения (ст. 81 ТК).

Обратите внимание, что увольнение работника за разглашение коммерческой тайны является дисциплинарным взысканием (п. 3ч. 1, ч. 3 ст. 192 ТК).

Чтобы применить такую строгую меру взыскания, необходимо соблюсти процедуру, предусмотренную ст. 193 ТК, включая:

• фиксацию факта разглашения информации служебной запиской, актом или решением специальной комиссии в рамках проведения служебной проверки;
• письменное уведомление работника о необходимости дачи объяснений по факту разглашения коммерческой тайны;
• издание приказа об увольнении и ознакомление работника с ним под подпись.

Помимо дисциплинарной ответственности, работник может быть привлечен к полной материальной ответственности в размере прямого действительного ущерба, причиненного работодателю (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК).

Чтобы взыскать с работника причиненный ущерб, работодателю потребуется представить доказательства, что он возник в результате виновных противоправных действий сотрудника. Кроме того, необходимо запастись документами, которые подтвердят размер причиненного ущерба. Например, актом служебного расследования и т. п. Работника необходимо будет ознакомить с результатами расследования причин возникшего ущерба и истребовать у него объяснения. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанных объяснений составляется соответствующий акт (ст. 247 ТК).

Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей средний месячный заработок, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

Если месячный срок истек или если работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом (ст. 248 ТК).

Поскольку материальная ответственность работника не предполагает возмещение упущенной выгоды и других потерь, которые несет компания в связи с утратой уникальности охраняемых сведений, наибольший интерес представляет возможность привлечь работника к гражданско-правовой ответственности.

 Можно ли в трудовых договорах сотрудников предусмотреть условие о неразглашении конфиденциальной информации?

Чтобы реализовать эту возможность, некоторые работодатели заключают договоры о неразглашении конфиденциальной информации, известные в мировой практике как NDA.

По условиям такого договора, лицо обязуется не разглашать конфиденциальные сведения другого лица, к которым оно получило доступ, за что получает вознаграждение, которое не является зарплатой. Таким договором предусматривается также ответственность за разглашение конфиденциальной информации в форме неустойки (штрафа) или иной компенсации.

Так, гражданско-правовым соглашением можно установить фиксированную штрафную неустойку (ст. 330 ГК), возмещение убытков в полном объеме или только реального ущерба (ст.15 ГК) либо использовать обе меры ответственности (ст. 394 ГК).

В российской практике такие договоры представляют собой скорее превентивную меру воздействия на работника, нежели реальный механизм ответственности.

Суды при рассмотрении споров о взыскании с работников штрафных санкций по договорам о неразглашении отказывают работодателям в исках.

• Из решения суда:

• «Договор о конфиденциальности, заключенный с работником в рамках трудовых отношений, не является гражданско-правовым. К правоотношениям, связанным с разглашением работником конфиденциальных сведений, применяется Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ и ТК, которые не предусматривают ответственность работника в виде штрафа» (апелляционное определение ВС Республики Татарстан от 23.03.2015 по делу № 33–4126/2015).

Таким образом, взыскать с работника штраф за разглашение секрета производства у работодателя вряд ли получится.

Способ защиты прав работодателя в виде возложения на работника обязанности выплатить денежную компенсацию суды расценивают как ненадлежащий и отказывают компаниям в удовлетворении иска в полном объеме.

Работник может понести административную (ст. 13.14 КоАП), уголовную (ст. 183 УК) ответственность, если его действия по разглашению охраняемой законом тайны приобрели характер общественной опасности и нанесли существенный вред.