Что сейчас проверяют военкоматы и почему опасно не вести воинский учет

Неожиданные претензии сотрудников военкомата ставят кадровиков в тупик. Военком может указать, что личные карточки хранят не в том шкафу, спросить, почему не отследили, что сотрудник развелся или переехал, и т. д. Мы выяснили, к чему сейчас придираются чаще всего. Исключить лишние вопросы и подготовить документы к проверке поможет эта статья.

Как организовать воинский учет сотрудников — подробная инструкция от Системы Главбух

Кого проверит военкомат

Вести воинский учет сотрудников должны все компании, если в них трудится хотя бы один военнообязанный. Соответственно, с проверкой могут прийти в любую организацию. Контрольные мероприятия проводят работники военных комиссариатов или органов местного самоуправления (п. 33 Положения, утв. постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719, далее – Положение).

Подсказка от Системы Главбух

В 2025 году действует электронный реестр воинского учета. Чтобы подготовиться к работе с реестром воинского учета, проинформируйте сотрудников о правилах работы с ним, проведите сверку данных воинского учета, пропишите в локальном акте обязанность работников сообщать об изменениях персональных данных. Как работодателю работать с электронным реестром воинского учета смотрите в Системе Главбух.

Читать рекомендацию

Как часто проходят проверки

Если в организации больше 500 работников, ее проверяют ежегодно, остальных – минимум один раз в три года (п. 57 Инструкции № 700). Шансы попасть в план увеличиваются у тех, кто не сдает информацию, направляет ее не в полном объеме или не в срок.

Дату проверки сообщат руководителю не позднее чем за пять рабочих дней до ее начала. Проверять будут, как работодатель вел воинский учет с 1 января по 31 декабря текущего года (п. 55 Инструкции № 700).

Что сделать в начале проверки

Военный комиссар должен предъявить вам приказ или распоряжение (ч. 4 ст. 12 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ, далее – Закон № 294-ФЗ). Проверьте, правильно ли в нем указали наименование и реквизиты компании. Если обнаружите ошибку, приказ считайте недействительным. В этом случае вы вправе не представлять требуемые документы. Но не препятствуйте проверке под надуманным предлогом, за это могут оштрафовать (п. 2 ст. 25 Закона № 294-ФЗ, ст. 19.4 КоАП).

Памятка для работника об обязанностях по воинскому учету

Узнать обо всех обязанностях по воинскому учету

Какие документы запросят при проверке

Комиссары проверят три показателя:

• организацию воинского учета
  ;

• полноту и достоверность сведений в карточках
  ;

• качество воинского учета
  .

Организация воинского учета. Этот показатель оценят «удовлетворительно» или «неудовлетворительно». Чтобы получить оценку «удовлетворительно», все документы по воинскому учету должны быть разработаны в полном объеме и качественно. Кроме того, мероприятия из плана работ по воинскому учету должны быть выполнены не менее чем на 70 процентов. Проверят также, проводил ли работодатель ежегодную сверку с военкоматом.

Полнота и достоверность сведений в карточках учета. Этот показатель оценят «отлично», «хорошо», «удовлетворительно» или «неудовлетворительно». Чтобы получить оценку «отлично», нужно, чтобы во всех карточках по форме № 10 не было нарушений или недостоверных сведений.

Качество воинского учета. Этот показатель оценят «отлично», «хорошо», «удовлетворительно» или «неудовлетворительно». Чтобы получить оценку «отлично», нужно получить оценку «удовлетворительно» за организацию воинского учета и оценку «отлично» за полноту и достоверность сведений в карточках учета.

Рассмотрим далее, что еще могут проверить военкоматы.

Хранение документов. В первую очередь военком проверит, есть ли металлические шкафы для хранения документов и специально оборудованное помещение для военно-учетного стола. На практике, если в организации мало военнообязанных, военкомы не требуют выделять отдельное помещение.

Рассчитать, сколько специалистов по воинскому учету вам нужно ввести в штатное расписание, поможет наш сервис. Для этого укажите, сколько военнообязанных сотрудников работает в вашей компании.

Определить количество ответственных сотрудников

Организационные документы. Из документов по организации воинского учета необходимы: приказ об ответственных за ведение воинского учета (образец ниже) и план работы по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе, согласованный с военкоматом (образец ниже). Кроме того, нужно представить документы, которые подтверждают, что выполняете пункты плана. Также попросят предъявить актуальную учетную карточку организации по форме № 18.

Образец приказа

Скачать

Образец плана

Скачать

Личные карточки. Основное внимание при проверке уделяют личным карточкам военнообязанных по формам № Т-2 и Т-2ГС (МС). Их нужно хранить в отдельной картотеке. В первом разделе картотеки идут личные карточки офицеров запаса, во втором – солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса. В третьем разделе лежат личные карточки военнообязанных женщин, в четвертом – личные карточки призывников.

Каждый раздел храните в отдельном скоросшивателе. Если военнообязанных в компании мало, представители военкомата не посчитают нарушением, если всю картотеку хранят в одном скоросшивателе. Главное – отделять карточки одного раздела от другого специальными разделителями для скоросшивателей. Кроме того, военкомы проверят, ведете ли вы журнал учета личных карточек.

В личных карточках проверят правильность и полноту заполнения раздела II – «Сведения о воинском учете». Важно, чтобы в документах был актуальный номер военно-учетной специальности (далее – ВУС). Если обнаружат, что номер ВУС устарел, обяжут кадровика направить работника в военкомат либо принести военный билет сотрудника, чтобы внести исправления. При сомнениях в правильном ведении личной карточки работники военкомата могут запросить военный билет или иной документ воинского учета. Если забираете у работника билет, оставьте ему расписку, а себе – корешок от нее (приложение 14 к Методическим рекомендациям).

Работодатель обязан проводить сверку сведений о воинском учете в личных карточках со сведениями в документах воинского учета работника и информацией в документах воинского учета военных комиссариатов. Эти сведения должны совпадать. В разделе II личной карточки должна быть дата последней сверки с военкоматом. Ее указывают простым карандашом (п. 7 приложения 7 к Методическим рекомендациям). Сверку с военкоматом обычно проводят один раз в год.

Подсказка от Системы Главбух

Есть два типа сверки, которые должен проводить работодатель. Первый тип — это сверка карточки учета и личной карточки сотрудника с документами воинского учета сотрудника. Второй тип — это сверка тех же документов с данными военкомата. Оба типа сверки проводите не реже одного раза в год.

Как провести сверку документов воинского учета

Образец личной карточки

Скачать

Журнал повесток. Закон не обязывает работодателя вести журнал повесток, но при большом количестве это целесообразно.

Работодатель обязан оповещать о вызовах сотрудника в военкомат по повестке как в бумажной, так и в электронной форме (абз. 1 п. 1 ст. 4 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-Ф). Способы вручения повесток смотрите в таблице.

Таблица. Как могут вручить повестку сотруднику

Какую информацию о работниках направлять в военкомат

Если приняли или уволили работника, который подлежит воинскому учету, сообщите эти сведения в военкомат в течение пяти дней со дня, как приняли или уволили работника. Сведения направьте по форме из приложения 2 к Положению № 719 (подп. «а» п. 32 Положения № 719).

Сведения в военкомат предоставьте в течение пяти дней со дня, как приняли или уволили работника. При этом, в законе нет уточнений, какие дни считать – календарные или рабочие. Поэтому считайте срок в календарных днях.

Если не предоставите в военкомат сведения о приеме и увольнении или предоставите их несвоевременно, руководителя компании или сотрудника, ответственного за воинский учет, могут оштрафовать на сумму от 40 тыс. до 50 тыс. руб (ст. 21.4 КоАП).

В течение трех рабочих дней направляйте в военкомат сведения о сотрудниках, которые не состоят, но обязаны состоять на воинском учете (абз. 5 п. 1 ст. 4 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ).

Сообщайте в военкомат об изменениях в жизни работника. Военкомы проверят актуальность информации о месте жительства военнообязанного, состоянии его здоровья, семейном положении, количестве детей и их возрасте, занимаемой должности. Срок — пять календарных дней со дня, как изменились сведения (подп. «е» п. 32 Положения № 719, подп. «е» п. 29 Методических рекомендаций, абз. 4 п. 1 ст. 4 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ).

Ниже перечислена вся документация, которую необходимо предоставлять в военкоматы.

Таблица. Какие сведения надо направлять в военкоматы

О том, на основании каких документов вести воинский учет сотрудников, рассказали эксперты Системы Главбух.

Как вести учет отдельных категорий работников

Если организация состоит на специальном учете и ведет бронирование граждан, подготовьте Перечень должностей и профессий, по которым бронируют пребывающих в запасе. Кроме того, военкомы проверят список граждан, которых зачисляют на специальный учет.

Военнообязанными могут быть не только мужчины, но и женщины. Женщин ставят на воинский учет, если они получили образование по военно-учетным специальностям. Это медицинские работники, картографы, связисты и т. д. Полный перечень есть в Приложении 2 к Методическим рекомендациям.

Дистанционные работники подлежат воинскому учету, как и работающие на территории работодателя. Воинскую обязанность лиц с двойным гражданством нормативные акты не оговаривают. На них распространяются общие требования, если иное не закрепили в международных договорах.

Подсказка от журнала «Главбух»

На срочную службу призывают мужчин 18—30 лет, из компании призывника нужно уволить. На военные сборы отправляют только граждан, уже пребывающих в запасе, работодатель обязан сохранить за ними рабочие места. Рассказываем об отличиях военных сборов и срочного призыва. Оформлять эти события нужно по-разному.

Военные сборы и срочный призыв оформляют по‑разному

Кого накажут за нарушения по результатам проверки

Если работодатель или ответственное лицо нарушит правила воинского учета, одного из них могут привлечь к административной ответственности в виде штрафа до 500 тыс. руб. Конкретный размер штрафа за различные нарушения для работодателя и работника смотрите в справочнике от Системы Главбух.

Выписывать штраф за неисполнение обязанностей по воинскому учету вправе военные комиссары. Срок, в течение которого могут выписать штраф, — три года со дня, как совершили нарушение (ч. 1 ст. 4.5, ст. 23.11 КоАП).

Справочник ответственности за нарушения по ВУ

Открыть справочник

Важно! С 21 марта вступят в силу новые правила бронирования работников. Брони, которые были оформлены до 5 июня 2024 года, будут аннулированы.

Важно! Граждане, состоящие на воинском учете, должны сообщать в военкомат о переезде на новое место жительства. Нарушителям грозит штраф. В законопроекте, который внесли в Госдуму, предлагают увеличить размер наказания до диапазона от 10 000 до 20 000 рублей. Оштрафуют граждан, которые состоят на воинском учете и не сообщили в военкомат о своем переезде на новое место пребывания, не подтвержденное регистрацией, более чем на три месяца.