Полный персонифицированный учет - что это такое, какие сведения подавать в СФР

В статье разберем понятие персонифицированного учета и выясним, кто, когда и какие сведения индивидуального персонифицированного учета должны представлять в СФР.

Сроки сдачи ЕФС-1 и персонифицированных сведений

Изменения в персонифицированном учете в 2025 году

Минтруд с 2025 года предлагает внести изменения в порядок по персонифицированным сведениям. Соответствующий законопроект № 149243 размещен на официальном портале.

Обновят форму ЕФС-1 и правила ее заполнения.

По новым правилам нужно будет в сведения о стаже включать периоды, которые учитывают в страховом стаже для определения размера пособий по:

• беременности и родам;

• временной нетрудоспособности.

Сведения о стаже будут предоставлять также на сотрудников, которые:

• находились в отпуск по беременности и родам;

• были священнослужителями;

• одновременно выполняли функции директора и являлись единственными учредителями;

• были освобождены от выполнения обязанностей с полным или частичным сохранением зарплаты или без нее в соответствии с действующим законодательством;

• работали в местностях, где установлены районные коэффициенты к зарплате;

• трудились на госслужбе и их деятельность была приостановлена.

При указании сведений по ГПД предлагают делать отметку об уплате взносов на травматизм.

Также предлагают изменить сроки подачи перссведений:

• при подаче сведений для назначения пенсии — до 3 рабочих дней вместо 3 календарных;

• при установлении неполного рабочего времени, переводе на удаленку или на надомную работу — не позднее рабочего дня после составления соответствующего приказа или распоряжения.

Читайте! Образцы приказов на все случаи

Персонифицированный учет: что это такое

Понятие персонифицированного учета и порядок, в котором его нужно вести, прописаны в Федеральном законе от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Что значит персонифицированный учет, сказано в абзаце 6 статьи 1 Закона № 27-ФЗ. Это организация и ведение учета сведений о каждом застрахованном лице для реализации пенсионных прав.

Чтобы войти в систему обязательного пенсионного страхования, каждый гражданин должен пройти регистрацию в СФР. Весь срок трудовой деятельности человека система фиксирует данные, которые необходимы для расчета будущей пенсии: стаж, места работы с конкретными периодами и суммами уплаченных взносов, заработанные пенсионные баллы.

Всем застрахованным лицам сотрудники фонда присваивают индивидуальный лицевой счет (СНИЛС) и выдают карточку персонифицированного учета. 

Чтобы сведения о гражданах в системе персонифицированного учета были актуальные, работодатели должны представлять в СФР ряд отчетов. Каждый персонифицированный документ содержит определенные индивидуальные сведения о сотрудниках.

Какие отчеты сдавать в СФР

Кто участвует в системе пенсионного страхования

В системе обязательного пенсионного страхования можно выделить следующих участников:

• страховщики – администратор системы обязательного пенсионного страхования, им может выступать как СФР, так и негосударственные пенсионный фонды;
• страхователи – это работодатели, то есть организации и предприниматели, которые отчисляют пенсионные взносы за себя и за своих сотрудников;
• застрахованные лица – это лица, которые являются собственниками пенсионных накоплений.

Страховщик проводит проверку страхователей. Он вправе требовать устранить выявленные нарушения и обязан осуществлять обмен конфиденциальной информацией с налоговой инспекцией.

В обязанности страхователя входит регистрация сотрудников, а также своевременное перечисление пенсионных взносов и представление отчетности.

К обязанностям застрахованных лиц относится своевременное предоставление документов страховщику, в которых содержится верные данные. На основании этих данных назначают и выплачивают пенсию.

Подсказка от Системы Главбух

Эксперты Системы Главбух вместе с СФР подготовили путеводитель по работе с фондом. В путеводителе — алгоритмы действий для каждой ситуации с образцами документов. Образцы документов и порядок взаимодействия с фондом по всем основным вопросам — от отчетности и уплаты взносов до проверок и ответов на запросы — обезопасят от ошибок и споров.

Как работать с СФР

Какие сведения персонифицированного учета подавать в СФР обязательно

Обязательные отчеты по персонифицированному учету включают в себя сведения по форме ЕФС-1:

• о стаже — подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1, который заменил отчет СЗВ-СТАЖ;
• трудовой деятельности — подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1, который заменил отчет СЗВ-ТД;
• дополнительных взносах на накопительную пенсию — подраздел 3 раздела 1 формы ЕФС- 1, который заменил отчет ДСВ-3.

Отчет ЕФС-1 подавайте по форме и в Порядке заполнения, которые утвердили приказом СФР от 17.11.2023 № 2281.

Сведения о трудовой деятельности отчета ЕФС-1 сдавайте при приеме на работу, увольнении, приостановлении или возобновлении трудового договора, заключении или прекращении договора ГПХ – не позже следующего рабочего дня после даты издания приказа либо даты заключения или прекращения договора ГПХ. При других кадровых событиях, например при переводе, подавайте отчет не позднее 25-го числа месяца, который следует за месяцем, в котором издали приказ (п. 5-6 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Как заполнить ЕФС-1 при различных кадровых мероприятиях рассказали специалисты Системы Главбух.

Какие сведения персонифицированного учета подавать в СФР в определенных случаях

Форму СЗВ-ДСО представляют работодатели членов летных экипажей воздушных судов гражданской авиации и организации угольной промышленности, которые имеют рабочие места, занятость на которых дает право на ежемесячную доплату к пенсии (ст. 3.2 Федерального закона от 27.11.2001 № 155-ФЗ, ч. 1 ст. 4.2 Федерального закона от 10.05.2010 № 84-ФЗ, п. 2.1 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Форма и порядок заполнения утверждены приказом СФР от 11.10.2023 № 2018.

В форму СЗВ-ДСО включают сведения о периодах работы, которые дают право на ежемесячную доплату к пенсии, и сведения о сумме заработка, из которого исчисляется размер ежемесячной доплаты к пенсии, на основании:

• приказов, технологической документации и других документов кадрового и бухгалтерского учета;
• действующего сертификата или свидетельства эксплуатанта гражданской авиации или документа, подтверждающего использование воздушного судна гражданской авиации РФ у сторонней организации, имеющей такой сертификат (свидетельство);
• лицензии (разрешения) на пользование недрами с целью добычи угля (сланца), на строительство угольных шахт или договора на осуществление горных работ по добыче угля (сланца), строительству шахт с организацией (лицом), владеющей соответствующей лицензией (разрешением);
• документов, подтверждающих осуществление деятельности подразделений горноспасательных частей, обслуживающих организации угольной промышленности.

Сведения о сумме заработка, исходя из которого исчисляется размер доплаты к пенсии, необходимо заполнять на основании данных бухгалтерского учета. Тип формы СЗВ-ДСО может быть представлен как исходная, корректирующая, отменяющая или назначение доплаты к пенсии. Форма СЗВ-ДСО содержит сведения о двух категориях застрахованных физических лиц, имеющих право на дополнительное социальное обеспечение. При заполнении новой формы СЗВ-ДСО необходимо выбрать код дополнительного социального обеспечения (код ДСО):

• «ДСОЛ» — члены летных экипажей воздушных судов гражданской авиации;
• «ДСОУ» — лица, работающие в организациях угольной промышленности.

Срок сдачи — не позднее 25 января года, следующего за отчетным. Если плательщику взносов поступил запрос от СФР или работник обратился с заявлением о назначении (перерасчете размера) доплаты к пенсии, подайте отчет в течение трех календарных дней (ч. 2 ст. 4.2 Закона от 10.05.2010 № 84-ФЗ).

Подсказка от Системы Главбух

В рекомендации – как СФР проверяет сведения о трудовой деятельности, стаже и допвзносах по форме ЕФС-1, как оформляет нарушения, за что назначит и как взыщет штраф.

Как проводит проверки СФР

Какие сведения персонифицированного учета подают в СФР по инициативе страхователя

СЗВ-ИСХ

Сведения по форме СЗВ-ИСХ подайте на сотрудников, если за периоды до 2017 года пропустили сроки представления отчетности. Для СЗВ-ИСХ четких сроков сдачи нет. Это следует из пункта 5.1 приложения 5 к постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п. Форма и порядок заполнения СЗВ-ИСХ утверждены в разделе V приложения 5 к постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п. Включите в форму:

• сведения о страхователе;
• информацию о застрахованном лице;
• сумму выплат и вознаграждений, которые начислили в пользу застрахованного;
• начисленные страховые взносы за период.

СЗВ-КОРР

Заполните и сдайте форму СЗВ-КОРР, если нужно скорректировать данные на индивидуальном лицевом счете гражданина, по своей инициативе или по требованию Социального фонда. Это следует из пункта 4.1 приложения 4 к постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п.

Форма СЗВ-КОРР утверждена постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п. Как заполнить СЗВ-КОРР, смотрите в разделе IV приложения 5 к постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п.

Какие сведения персонифицированного учета подают в СФР по запросу фонда

В Системе Главбух вышла инструкция от СФР по новым правилам работы с фондом по выплате больничных и других пособий. 

Новые правила работы с СФР по пособиям

СЗВ-К

Сведения по форме СЗВ-К предоставляйте на конкретных сотрудников, у которых на индивидуальных лицевых счетах отсутствуют данные о стаже за периоды работы или (и) иной деятельности до 1 января 2002 года. Предоставьте данные по запросу фонда. Форма СЗВ-К является единственным источником таких сведений. Данные из этой формы используют при назначении пенсий, следовательно, влияют на размер пенсионного обеспечения ваших сотрудников в будущем (приказ СФР от 30.10.2023 № 2153).

Макет пенсионного дела

Направьте макет пенсионного дела, если по предложению СФР организация приняла на себя обязательство предоставлять электронные сведения на сотрудников предпенсионного возраста. Это означает, что организация самостоятельно будет подавать за сотрудника, который скоро уходит на пенсию, документы, необходимые для оформления пенсии. На практике такие предложения поступают в основном крупным организациям.

Правила, по которым нужно обращаться за страховой пенсией, утвердили в приказе Минтруда от 05.08.2021 № 546н. Перечень документов, которые нужно представить в фонд, закрепили в приказе Минтруда от 04.08.2021 № 538н.

Какие сведения персонифицированного учета подают в СФР по запросу сотрудников

Сотрудник должен заполнить заявление по форме АДВ-2, чтобы обменять форму АДИ-РЕГ, когда изменились персональные данные. Например, фамилия, имя, отчество сотрудника. Для этого работодатель в двухнедельный срок направляет это заявление в территориальное отделение СФР вместе с описью по форме АДВ-6-1.

С 15 декабря 2023 года регистрировать сотрудников в системе персонифицированного учета придется и вносить изменения нужно по-новому. СФР утвердил новые формы отчетности

Как поставить сотрудника на персучет

В какие сроки сдавать сведения персонифицированного учета подают в СФР

Подавать отчетность в СФР нужно по общим правилам - не позднее 25 числа. Но некоторые отчеты нужно сдавать в другие сроки. В Системе Главбух можете узнать все особенности сдачи отчетности в СФР и сроки подачи отчетов.

Сроки сдачи отчетности в СФР

Памятка. Какие отчеты сдавать в СФР в 2024 году и в какие сроки

Скачивайте памятку и используйте в работе.

Скачать памятку бесплатно

^{*Статья обновляется. Следите за изменениями.}

Онлайн-помощник от «Актион 360»

Ответы на все вопросы по налоговым изменениям вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.

Задать вопрос