Расчет больничного листа в 2025 году: формула, пример

Расчет больничного в 2025 году работодатели делают по-новому из-за роста минимума и лимитов для дохода. Для расчета надо определить заработок сотрудника за расчетный период и его стаж, а еще сравнить суммы с минимумами и максимумами. В статье смотрите правила для расчета больничного по-новому в 2025 году и пример.

Новая формула расчёта больничного листа в 2025 году

От страхового стажа сотрудника зависит размер больничного пособия, то есть чем дольше он проработал, тем выше пособие. Какие периоды включить, чем подтвердить и алгоритм расчета страхового стажа — в рекомендации Системы Главбух.

Новые правила по больничным от Минздрава и депутатов

Работникам, которые в течение 6 месяцев до даты обращения к врачу уже брали больничные 4 раза и более, новый листок нетрудоспособности будут открывать всего на 3 дня. Проект приказа размещен на официальном сайте.

Кроме того, депутаты предложили скорректировать сам порядок расчета и выплаты компенсации на оплату больничного листа. По поправкам расчет предлагают делать исходя из 100% от среднего заработка за два предыдущих года, индексировать за этот же период и не облагать НДФЛ.

Более того, в Правительстве предложили освободить выплаты по временной нетрудоспособности от НДФЛ.

Заболевание сотрудника подтверждается больничным листом. Он работодателям поступает напрямую из медицинского учреждения по электронным каналам связи. Работодатель обязан в течении трёх рабочих дней с момента его получения предоставить данные в Социальный фонд России (СФР) для расчёта суммы по больничному листу.

Больничное пособие выплачивают физлицам, которые работают или недавно работали в организации по трудовым и определенным договорам ГПД (п. 1 ч. 1 ст. 2 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Работник, который заключил трудовой договор, получает право на больничное пособие с того дня, когда должен приступить к своим служебным обязанностям. Даже если он работает на испытательном сроке, пособие ему также положено.

Отдельно скажем про совместителей. Порядок выплаты больничного пособия зависит от того, является сотрудник внутренним или внешним совместителем. Больничное пособие внутреннему совместителю за первые три дня болезни выплачивают в том же порядке, что и обычным сотрудникам. Для внешних совместителей предусмотрен особый порядок, разобраться с котором поможет справочник от Системы Главбух.

Формула для расчёта больничного листа в 2025 году остаётся без изменений, это произведение среднедневного заработка, количества дней болезни и коэффициента страхового стажа.

Размер дневного больничного пособия считайте по формуле:

Работодатель оплачивает первые три календарных дня болезни, которые сотрудник пропустил на основании больничного. Расчет делают по формуле:

Важно! Правительство освободит больничные от НДФЛ. Работодателям не придется считать налог, но при соблюдении специальных критериев.

Как назначить и выплатить больничное пособие, если болел сотрудник. Алгоритм действий

Изучить алгоритм

Коэффициент страхового стажа для расчёта больничного листа в 2025 году

Коэффициент страхового стажа важен для определения суммы больничного листа. Чем больше стаж, тем выше коэффициент. В страховой стаж включают только те периоды времени, в течение которых были уплачены взносы по временной нетрудоспособности.

Существует три значения коэффициента страхового стажа:

• 100% или 1 -  если страховой стаж превышает 8 лет;
• 80% или 0,8 — если страховой стаж находится в промежутке от 5 до 8 лет;
• 60% или 0,6 — если страховой стаж составляет менее 5 лет.

Стаж считайте по трудовой книжке и другим документам, которые подтверждают, что человек был застрахован и за него платили взносы на социальное страхование. Стаж также можно определить в расчетчике от Системы Главбух. Чтобы проверить расчет страхового стажа для пособия укажите период работы по данным трудовой книжки или других документов, например трудового договора. Сервис сам определит продолжительность стажа в годах, месяцах и днях.

Расчетчик страхового стажа сотрудника для больничного

Рассчитать >>

Что включают в среднедневной заработок больничного при расчёте в 2025 году

Для определения среднедневного заработка при расчёте больничного листа включают все суммы заработной платы, на которые были начислены страховые взносы по временной нетрудоспособности.

Данные берут за расчетный период — два календарных года, которые предшествуют году начала болезни. При расчёте среднедневного заработка для больничного в 2025 году необходимо будет взять сумму заработной платы за 2024 и 2023 год. Не забываем, что берут только те суммы, на которые были начислены и выплачены страховые взносы на случай временной нетрудоспособности.

Число 730 — фиксированное значение количества дней в двух годах. А вот выплаты в каждом из годов расчетного периода учитывают в пределах облагаемого страховыми взносами лимита. Примеры расчета заработка для различных случаев привели эксперты Системы Главбух.

Например, если в 2024 году сотруднику выплатили 900 000 руб. согласно трудовому договору, но среди них денежные средства по больничному листу в размере 15 000 руб., то сумма, учитываемая при расчете по больничному листу, составит 885 000 руб. (900 000 руб. — 15 000 руб.)

По заявлению сотрудника, в случае его нахождения в отпуске по уходу за ребёнком или по беременности и родам в 2023 году или в 2024 году, годы или год для расчёта больничного можно заменить другими предшествующими календарными годами, например, 2022 или 2021. Главным моментом является то, что пособие при замене лет должно увеличится, а не уменьшиться.

Пример: как заменить расчетный период для больничного

Сотрудница в 2023–2024 годах была в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком, а новый страховой случай наступил в 2025 году. Тогда 2023 и (или) 2024 годы она вправе заменить только на 2022 год и (или) на 2021 год.

Кроме того, установлен лимит по размеру учитываемого дохода для расчёта больничных. Предельная величина дохода, учитываемая при расчёте сумм по больничному листу в 2023 году не должна превышать 1 917 000 руб. Аналогичный предел доходов, но за 2024 год будет составлять — 2 225 000 руб. Если сумма дохода сотрудника за год превышает предельную величину, то базой для расчёта больничного служит установленная предельная величина за год.

Установлена не только предельная величина базы доходов для расчёта по больничному листу, но и минимальное значение. Минимальное значение дохода для расчёта больничного не должно быть меньше МРОТ. Размер МРОТ применяют тот, который действует на дату больничного листа, но незабываем про региональные коэффициенты.

Рассчитывайте заработок для определения пособия по временной нетрудоспособности исходя из МРОТ, если в расчетном периоде у сотрудника не было заработка либо заработок сотрудника за месяц оказался меньше МРОТ на дату открытия больничного листка. 

Чтобы определить сумму дневного пособия, необходимо умножить средний дневной заработок на процент, который зависит от страхового стажа работника. Далее эту сумму следует сопоставить с минимальным дневным пособием, установленным на основе МРОТ. Если сотрудник находится на больничном в течение полного месяца, он должен получить пособие по временной нетрудоспособности не ниже федерального уровня МРОТ. Это правило применимо вне зависимости от стажа и фактического дохода (ч. 6.1 ст. 14 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Из двух полученных значений дневного пособия необходимо выбрать большее и на его основе рассчитать окончательную сумму пособия.

В 2025 году минималка составит 22 440 рублей в месяц. 

 Формула для расчёта среднего значения минимального среднего заработка остаётся без изменений:

Для 2025 года исходя из МРОТ 22 440 руб. сумма минимального среднего заработка будет равна 737,75 руб. (22 440 руб. х 24 : 730).

Если среднедневной заработок сотрудника исходя из фактического дохода будет ниже минимального среднедневного заработка, то базой для расчёта пособия по больничному листу в 2025 году будет 737,75 руб.  Использовать данную сумму для расчёта необходимо и тогда, когда общий стаж сотрудника менее 6 месяцев. Обращаем внимание, что в случае установления регионального коэффициента, минимальный среднедневной заработок рассчитывается с его учётом.

При совмещении и неполном рабочем дне среднедневной заработок вычисляется пропорционально отработанному времени. Аналогично вычисляются и минимальное с максимальным значения.

Когда среднедневной заработок и коэффициент страхового стажа определён можно переходить к расчёту суммы больничного листа.

Итоговое пособие с учетом минималки

За полный месяц на больничном сотрудник должен получить пособие по временной нетрудоспособности не меньше федерального МРОТ. МРОТ нужно уменьшить пропорционально занятости работника. Занятость следует проверять на день открытия больничного (ч. 6.2 ст. 14 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Формула расчета минимального дневного пособия из МРОТ – ниже.

Пример расчета больничного с учетом минималки
Сотрудник болеет с 10 по 16 января 2025 года включительно. Стаж сотрудника – 4 года, поэтому пособие составит 60 процентов среднего заработка. Расчетный период – 2023–2024 годы. В 2023 году заработок сотрудника составил 67 112,25 руб. В 2024 году – 72 327,50 руб.
Средний дневной заработок работника составит:
(67 112,25 руб. + 72 327,50 руб.) : 730 = 191,01 руб.
Это меньше минимального размера дневного заработка из МРОТ – 737,75 руб. (22 440 руб. × 24 мес. : 730 дн.).
Дневное пособие с учетом стажа работника:
737,75 руб. × 60% = 442,65 руб.
Дневное пособие из МРОТ в январе 2024 года:
22 440 руб. : 31 дн. = 723,87 руб.
723,87 руб. > 442,65 руб. Дневное пособие из МРОТ больше, поэтому итоговую сумму пособия нужно считать из него.
Пособие за весь период нетрудоспособности:
723,87 руб. × 7 дн. = 5067,09 руб.
Пособие за первые три дня, которые оплачивает работодатель:
723,87 руб. × 3 дн. = 2171,61 руб.

Подсказка от Системы Главбух

Законодательство предусматривает случаи, когда за сотрудником сохраняют средний заработок. Например, на время отпуска, командировки или обязательного медосмотра. Мы собрали все случаи в таблице.

Когда надо сохранить за сотрудником средний заработок

Выплата суммы по больничному листу

Первые три дня болезни сотруднику оплачивает работодатель. Кроме случаев, когда лист нетрудоспособности выдан по уходу за больным членом семьи, в этом случае лист оплачивается полностью за счет СФР.

При выплате суммы по больничному важно помнить, что данный вид дохода облагается НДФЛ. Поэтому выплатить нужно за вычетом 13%. Сумму НДФЛ нужно перечислить в налоговую через единый лицевой счет. Выплата больничного производиться в ближайший день выплаты заработной платы. Пособие работодатель вправе выплатить тем способом, который работник укажет в заявлении – наличными, перевести на зарплатную или иную карту, а также на любой другой счет.

НДФЛ перечислять нужно до 28 числа текущего месяца, если зачислили и выплатили пособие с 1 по 22 число текущего месяца, и не позднее 5 числа следующего месяца при выплате с 23 по последнее число текущего месяца. Если же начисление и выплата произошли с 23 по 31 декабря, то перечислить НДФЛ необходимо в последний рабочий день года.

Остальную сумму по больничному листу выплатит сотруднику СФР по реквизитам, указанным работодателем при заполнении документов для фонда. Какие новые документы понадобится оформить и как их передать в СФР смотрите в инструкции от Системы Главбух.

Проверка расчёта по больничному листу

Проверку расчёта по больничному листу можно выполнить на официальном сайте СФР во вкладке «Пособия». Для проверки расчёта важно верно заполнить требуемые данные и сервис посчитает суммы по больничному листу. На портале СФР автоматически происходит сравнение суммы с максимальным и минимальным значениями. Указан действующий МРОТ, учитывается региональный коэффициент страхового стажа. Предельная величина за указанные годы расчёта тоже указана. Для правильности расчёта больничного листа бухгалтеру необходимо верно определить сумму заработка за необходимые годы и страховой стаж, а также верно отметить разделы, необходимые для расчета.

Проверка расчета пособия на сайте СФР

Важно! С февраля 2025 года сотрудники ОВД и Росгвардии будут получать больничные листы по новым формам (приказ МВД России, Минздрава России от 17.01.2025 № 6 и №11н; приказ Росгвардии, Минздрава России от 09.01.2025 № 4 и № 2н). Изменения касаются порядка выдачи (оформить больничный можно будет и в частной клинике) и учета больничных.

Онлайн-помощник от «Актион 360»

Ответы на все вопросы по налоговым изменениям вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.

Задать вопрос

Важно! Работодатель не вправе запрашивать объяснения и документы у сотрудника, находящегося на больничном (письмо Минтруда от 16.01.2025 № 14-6/оог-117). Запрос объяснений и применение дисциплинарного взыскания возможны только после окончания периода временной нетрудоспособности.

Важно! Работник получил травму в обеденный перерыв, выполняя срочный ремонт в интересах компании — это производственная травма. Действия в интересах организации, даже вне рабочего времени, приравниваются к профессиональной деятельности (Определение 2 КСОЮ от 05.02.2025 № 88а-3571/2025).