Перечень обязательных локально-нормативных актов организации 2025 года

Локальные нормативные акты — это внутренние документы организации, которые регулируют трудовую деятельность конкретного работодателя. Если документов нет, работодателя могут оштрафовать. Какие локальные нормативные акты должны быть в организации, примеры и перечень 2025 года, найдете в статье.

Чтобы создать новый локальный акт, его нужно сначала разработать и согласовать с ответственными лицами, а затем утвердить и ознакомить с ним работников. Если изменилось законодательство, внесите изменения в локальные акты, иначе организацию оштрафуют на сумму до 50 тыс. руб. Как разработать и утвердить локально-нормативный акт рассказали специалисты Системы Главбух.

ЛНА: расшифровка

ЛНА - это локально-нормативные акты. 

Локально-нормативные акты: что это

Локально-нормативные акты - это документы, которые регулируют оплату труда, трудовую деятельность и прочие сферы деятельности организации (ст. 5 ТК). Простыми словами локально нормативные акты организации - это внутренние нормативные документы. Официальная форма ЛНА компании разрабатывается самостоятельно. Разработка ЛНА должна проводится с соблюдением всех утвержденных норма.

Локальные акты являются важными нормативными документами компании, в которых прописаны нормы трудового права. Работодатели утверждают эти документы в соответствии со своей компетенцией. В отличие от приказов и распоряжений, локальные нормативные акты предназначены для постоянного использования и применения в трудовой деятельности.

Все организации, за исключением микропредприятий, которые используют типовые формы трудовых договоров, физических лиц без статуса индивидуального предпринимателя, некоммерческих организаций обязаны разрабатывать и утверждать обязательные локальные нормативные акты. 

Если последние не отказались от использования ЛНА, то вправе не применять типовую форму при составлении трудовых договоров с сотрудниками. Однако все положения, предусмотренные ЛНА, в обязательном порядке должны быть отражены в трудовых договорах.

При утрате этими субъектами своего статуса нужно привести трудовые отношения к общему порядку. Микропредприятиям это нужно сделать не позднее четырех месяцев с даты внесения в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства изменений.

Трудовой кодекс не содержит полного списка ЛНА, однако существуют обязательные документы, которые должны быть представлены при проверке. Невыполнение этого требования может привести к наложению штрафов на компанию.

Для создания локальных нормативных актов в компании часто формируются рабочие группы, в которые входят представители отдела кадров, юридического отдела и бухгалтерии. При необходимости к работе могут быть привлечены руководители подразделений, на которые распространяется действие акта.

Утверждение локальных нормативных актов в компании

Локальные нормативные акты утверждаются руководителем компании путем издания приказа. Однако в случае наличия профсоюза некоторые документы должны быть приняты с учетом его мнения (ст. 8 ТК РФ). Порядок учета мнения профсоюза определен статьей 372 ТК РФ.

В предусмотренных Трудовым кодексом случаях работодатель обязан направить проект ЛНА и его обоснование в представительный орган работников (профсоюз) до утверждения. Профсоюз должен в течение пяти рабочих дней с момента получения документов выразить свое мотивированное мнение в письменной форме.

Если мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации не совпадает с проектом ЛНА или содержит предложения по его улучшению, работодатель может согласиться с профсоюзом или обязан провести дополнительные консультации в течение трех дней для достижения взаимоприемлемого решения.

В случае недостижения согласия разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель вправе утвердить ЛНА. Этот акт может быть обжалован профсоюзом в трудовой инспекции или суде. Профсоюз также имеет право инициировать коллективный трудовой спор в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ.

Утвержденные ЛНА необходимо представить под подпись всем сотрудникам, чья трудовая деятельность затрагивается этими актами. При приеме нового работника его знакомят со всеми необходимыми ЛНА. Факт ознакомления может быть зафиксирован как в трудовом договоре (например, путем перечисления ЛНА, с которыми работник ознакомлен), так и в отдельном документе (в ЛНА на листе ознакомления). Работодатель также может вести журнал информирования сотрудников о ЛНА, где они будут расписываться в подтверждение ознакомления.

Виды локальных нормативных актов 

Локальные нормативные акты, которые разрабатывают и используют работодатели, могут иметь различный характер – общий или специальный. Общие документы распространяются на всех сотрудников компании, в то время как специальные акты могут касаться определенных категорий работников или конкретных ситуаций.

Также локальные нормативные акты можно разделить на:

1. Обязательные — те, которые определены трудовым законодательством.

2. Необязательные — те, которые работодатель принимает по своему усмотрению. Например, положения о добровольном медицинском страховании или об организации детского отдыха.

К обязательным локальным нормативным актам компании относят:

1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);

2. Документ по вопросам обработки персональных данных;

3. Положение об оплате труда и премировании

4. График отпусков (ст. 123 ТК РФ)

5. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днём;

6. Локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на смены;

7. Инструкции по охране труда.

Эти документы являются неотъемлемой частью работы любой организации.

Проверка ЛНА в начале 2025 года

Какие ЛНА нужно хранить постоянно

Постоянно нужно хранить следующие ЛНА:

• штатные расписания;
• ЛНА, которые вводят, заменяют или пересматривают нормы труда;
• положения об оплате труда и премировании работников;
• положения и уставы о дисциплине;
• положения и инструкции об обработке персональных данных;
• ЛНА по противодействию коррупции.

Какие ЛНА нужно хранить в течение определенного срока

Некоторые документы нужно хранить в течение определённого срока:

• правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — один год;
• график отпусков — три года.

Важно соблюдать установленные сроки хранения документов, чтобы избежать возможных проблем с контролирующими органами.

Положение об оплате труда

Типовая форма Положения об оплате труда законодательством не установлена. Организация может составить его в произвольной форме с учетом специфики своей деятельности.

Как правило, в Положение об оплате труда включают следующие разделы:

• общие положения;
• система оплаты труда в организации;
• положения о доплатах и надбавках;
• порядок премирования сотрудников;
• порядок выплаты и индексации зарплаты.

Положение нужно согласовать с представительным органом сотрудников, например с профсоюзом, если он имеется в организации (ч. 2 ст. 135 ТК). После этого его утверждает руководитель организации, а всех сотрудников нужно ознакомить с его текстом под подпись (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Можно, в частности, вести лист ознакомления сотрудников.

Если работодатель меняет условия оплаты труда сотрудников, нужно внести изменения в Положение об оплате труда и ознакомить сотрудников с ними под подпись.

Образец Положения об оплате труда

Посмотреть образец

 Правила внутреннего трудового распорядка: обязательные разделы

Правила внутреннего трудового распорядка - это документ, регламентирующий деятельность сотрудников организации, их отдых, меры поощрения и взыскания, сроки выплаты зарплаты и другие условия (ч. 4 ст. 189 ТК). Работодатель вправе оформить ПВТР как приложение к коллективному договору (ч. 2 ст. 190 ТК). Если коллективного договора в организации нет, то Правила трудового распорядка оформите как самостоятельный документ.

При этом для отдельных категорий сотрудников действуют уставы и положения о дисциплине, которые устанавливаются нормативно-правовыми актами. Например, такие уставы и положения принимают для сотрудников:

• железнодорожного транспорта (положение, утв. постановлением Правительства от 25.08.1992 № 621);
• морского транспорта (устав, утв. постановлением Правительства от 23.05.2000 № 395).

Типового бланка Правил внутреннего трудового распорядка в законодательстве нет.

Обычно ЛНА ПВТР состоят из нескольких разделов, содержащие требуемую законом информацию и учитывающие специфику компании.

Обязательные разделы правил внутреннего трудового распорядка:

1. Порядок приёма работников

В этом разделе описываются:

• Документы, которые сотрудник должен предоставить при трудоустройстве.
• Процедуры допуска к работе, включая условия испытательного срока.
• Порядок оформления трудового договора.
  Всё это регламентировано законами, в частности главами 10 и 11 Трудового кодекса РФ (ст. 61, 65, 66.1, 70). Также можно предусмотреть дополнительные элементы, например, заполнение анкеты при приёме на работу или оформление электронных пропусков.

2. Порядок увольнения работников

Этот раздел регулируется главой 13 Трудового кодекса РФ. Включите базовую формулировку: «Прекращение трудового договора регулируется законодательством». Дополнительно можно уточнить:

• Порядок передачи дел.
• Сдачу материальных ценностей и документов.
• Оформление обходного листа (при необходимости его форма может быть приложением).

3. Основные права работника и работодателя

Права сторон прописаны в частях 1 статьи 21 и статьи 22 Трудового кодекса РФ. Можно указать ключевые положения или добавить дополнительные права, предусмотренные компанией, например:

• Медицинское страхование (ДМС).
• Доплаты по больничным листам.

4. Основные обязанности работника и работодателя

Закреплены в частях 2 статьи 21 и статьи 22 Трудового кодекса РФ. Помимо стандартных обязанностей, можно включить дополнительные, например:

• Обязательство уведомлять о болезни в день открытия листка нетрудоспособности.
• Соблюдение установленного дресс-кода.

5. Ответственность работника и работодателя

Этот пункт регламентируется законом. Формулировка может быть следующей:

«Работник и работодатель несут ответственность в соответствии с законодательством. Работник может быть привлечён к дисциплинарной ответственности (ст. 192, 193 ТК РФ). Материальная ответственность сторон определяется нормами ТК РФ и других федеральных законов».

6. Режим работы

Здесь указывается:

• Продолжительность рабочей недели (пятидневная, шестидневная, скользящий график).
• Время начала и окончания работы.
• Продолжительность рабочего дня или смены.
• Порядок введения суммированного учёта рабочего времени (ст. 104 ТК РФ).
  Если отдельные сотрудники работают по индивидуальному графику, это можно указать в их трудовом договоре (ч. 2 ст. 57, ст. 100 ТК РФ).

7. Время отдыха

Необходимо подробно описать все виды времени отдыха:

• Перерывы в течение рабочего дня.
• Ежедневный и межсменный отдых.
• Выходные и праздничные дни.
• Отпуска (с учётом ст. 107 ТК РФ).

8. Меры поощрения работников

Укажите основные виды поощрений:

• Объявление благодарности.
• Премирование.
• Награждение ценными подарками или почётными грамотами.
  Если предусмотрены иные меры поощрения, их также следует прописать (ст. 191 ТК РФ).

9. Дисциплинарные взыскания

Опишите возможные дисциплинарные взыскания (замечание, выговор, увольнение) и порядок их применения (ст. 192–194 ТК РФ). Можно уточнить перечень нарушений трудовой дисциплины, за которые налагаются взыскания.

Дополнительные разделы:

1. Даты выплаты зарплаты.
   Этот пункт позволяет не включать данное условие в трудовой договор. Формулировка может быть следующей:
   «Заработная плата выплачивается каждые полмесяца: первая часть — 20-го числа текущего месяца, вторая часть — 5-го числа следующего месяца» (ч. 6 ст. 136 ТК РФ).

2. Обязанность предоставлять справки медицинских организаций
   Этот пункт касается, например, сотрудников старше 40 лет (ст. 185.1 ТК РФ). Уточните требования к справкам для подтверждения прохождения диспансеризации.

Все положения, включённые в правила внутреннего трудового распорядка, не должны ухудшать условия труда работников по сравнению с нормами законодательства. Если вы сомневаетесь в правильности формулировок, рекомендуется проконсультироваться с юристом или специалистом по трудовым вопросам.

Образец. Правила внутреннего трудового распорядка в 2025 году

Скачать образец

Положение о работе с персональными данными: обязательные разделы

В соответствии со статьей 87 ТК РФ порядок хранения и использования персональных данных сотрудников устанавливает работодатель с учетом требований ТК РФ и иных федеральных законов. Данная норма обязывает нанимателя принять локальный акт, который будет регулировать порядок хранения и использования персональных данных. Таким актом обычно является Положение о работе с персональными данными.

Положение может быть составлено в свободной форме, так как обязательного нормативного шаблона для него не предусмотрено. Однако при разработке документа стоит учитывать требования пункта 2 части 1 статьи 18.1 Федерального закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152.

Рекомендуемая структура документа:

1. Общие положения

В этом разделе указываются:

• Вопросы, которые регулируются данным положением.
• Порядок вступления документа в силу и внесения в него изменений.

2. Категории субъектов персональных данных

Описываются физические лица, чьи персональные данные обрабатываются, например:

• Работники.
• Соискатели.

3. Цели обработки персональных данных, категории и перечни обрабатываемых данных

Указываются:

• Цели обработки персональных данных.
• Категории и перечни данных, необходимых для достижения указанных целей.

4. Порядок и условия обработки персональных данных

Описываются способы обработки данных, включая их сбор, хранение, использование и передачу.

5. Сроки обработки и хранения персональных данных

Определяются сроки хранения документов, содержащих персональные данные, с учетом установленных законом требований.

6. Порядок блокирования и уничтожения персональных данных

Устанавливаются процедуры и сроки уничтожения персональных данных, если истекли сроки их хранения или отпала необходимость в их обработке.

7. Защита персональных данных

Прописываются меры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства, а также порядок устранения последствий таких нарушений.
Указываются:

• Локальные нормативные акты, принятые в развитие данного положения.
• Порядок контроля соблюдения требований законодательства в области персональных данных.

8. Ответственность за нарушение норм обработки и защиты персональных данных

Определяются последствия для работников или работодателя за несоблюдение норм законодательства в области персональных данных.

Не включайте в локальный акт положения, которые ограничивают права работников или включают полномочия и обязанности, которых нет в законе. Например, нельзя прописать в положении обязанность работника в течение определенного срока предоставить паспорт, если он поменял фамилию. Закон запрещает включать такие условия в положение о работе с персданными (п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Если обрабатываете биометрические персональные данные сотрудников, проверьте, что упомянули о них в согласиях. Если нет — чтобы хранить фото и видеозаписи с сотрудником, получите отдельное согласие на обработку биометрических данных. Если сотрудник откажется его подписывать, запрашивать фото и снимать видео не сможете, даже если это нужно для пропуска на территорию работодателя.

После того как составите положение о работе с персональными данными, утвердите его приказом работодателя. Подписывает его руководитель организации или иное уполномоченное на это лицо.

В соответствии со статьями 68 и 86 Трудового кодекса РФ работники и их представители должны быть ознакомлены с положением о работе с персональными данными под подпись.

Образец. Положение о работе с персональными данными работников в 2025 году

 

Скачать образец

Положение об оплате труда

Если в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) вашей компании не прописаны условия и порядок оплаты труда, то необходимо составить отдельное положение об оплате труда. Этот документ будет подтверждать обоснованность премий, доплат и надбавок. В положении должны быть указаны их условия, порядок и размеры начисления и выплаты. Например, если в положении не прописано, что премия должна начисляться в определённом размере каждый месяц, то работодатель имеет право не выплачивать её в таком размере.

Инструкции по охране труда

Инструкции разработайте для каждой должности, профессии или вида работы. Например:

• инструкция по охране труда для главного инженера;
• инструкция по охране труда для кладовщика;
• инструкция по охране труда при работе с оргтехникой.

Для офисных работников, которых не освободили от инструктажей на рабочем месте, разработайте инструкцию по охране труда для работы на персональном компьютере.

Инструкции по охране труда разрабатывают на основе:

• условий труда, характерных для конкретной должности, профессии или вида работ;
• требований правил по охране труда для своей отрасли или конкретного вида работ;
• правил и инструкций по безопасной эксплуатации оборудования;
• ремонтной документации изготовителей оборудования;
• технологической документации производства;
• ГОСТов, СанПиНов, гигиенических нормативов, стандартов безопасности;
• результатов спецоценки и профрисков.

Кроме того, при разработке инструкции используйте "Требования к порядку разработки и содержанию правил и инструкций по охране труда", утвержденные приказом Минтруда от 29.10.2021 № 772н.

Минтруд больше не разрабатывает типовые инструкции по охране труда. Но не запрещено использовать типовые инструкции, которые действовали раннее, как основу. Ранее Минтруд разрабатывал типовые документы, например, для работников сферы общепита: барменов, буфетчиков (постановление Минтруда от 24.05.2002 № 36). Но сейчас такие инструкции утратили силу на основании пункта 39 постановления Правительства от 04.08.2020 № 1181.

Включите в инструкции по охране труда все требования, которые указаны в приказе Минтруда от 29.10.2021 № 772н. Требования обязательны для исполнения всеми работодателями. Ранее инструкции разрабатывали по методическим рекомендациям, которые работодатель не обязан был соблюдать полностью в отличие от требований.

Включите в инструкцию по охране труда пять обязательных разделов:

• раздел 1 «Общие требования охраны труда»;
• раздел 2 «Требования охраны труда перед началом работы»;
• раздел 3 «Требования охраны труда во время работы»;
• раздел 4 «Требования охраны труда в аварийных ситуациях»;
• раздел 5 «Требования охраны труда по окончании работы».

Работодатель может дополнять инструкцию по охране труда, поэтому допустимо включить в документ введение, область применения или раздел с нормативными ссылками.

Справочник инструкций по охране труда

Что не должны содержать локальные нормативные акты

Всегда ли локальные нормативные акты надо согласовывать с представительным органом работников? Локальные нормативные акты (ЛНА) должны быть согласованы с юристом компании и не содержать условий, противоречащих законодательству. Нарушение законных прав работников и ухудшение их положения по сравнению с законодательными и отраслевыми нормами не допускается ТК РФ. Поэтому важно избегать включения в ЛНА условий, которые противоречат нормам трудового законодательства, отраслевым соглашениям и коллективным договорам.

Также важно учитывать, что в локальных нормативных актах не должно быть положений, нарушающих права сотрудников. Например, правила внутреннего трудового распорядка или положения о дисциплине, предусматривающие штрафы за опоздания, или условия об отпусках, сокращающие количество дней оплачиваемого отдыха ниже установленного законом минимума. Такие нарушения могут привлечь внимание контролирующих органов.

Для избежания штрафов и правовых проблем советуем консультироваться с юристом компании при разработке и внесении изменений в локальные акты. Также рекомендуется согласовывать ЛНА с профсоюзом или другими органами, представляющими интересы работников. Конкретный перечень локальных актов для согласования подберите самостоятельно, учитывая особенности вашей компании.

Что грозит за отсутствие ЛНА

Ответственность за то, что акты не были разработаны и с ними не ознакомились сотрудники, зависит от вида этих ЛНА и последствий нарушений.

При отсутствии ЛНА, которые обязательно должны быть в организации, руководителю грозит штраф до 5 000 руб., а компании – 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП).

Нарушение регламента в части ЛНА за неознакомление с актами по охране труда перед допуском к работе влечет штраф до 130 000 руб. на организацию (5.27.1. КоАП).

Если нарушения норм охраны труда привели к вреду здоровью или смерти – наступает уголовная ответственность (ст. 143 УК РФ).

Важно! Госдуме в первом чтении принят законопроект, который устанавливает четкий перечень оснований для признания выбывшим члена совета директоров АО или ООО (проект ФЗ № 724347-8).

Важно! ФНС внедрила бесплатный сервис "Запрос копий учредительных документов", позволяющий пользователям портала Госуслуг мгновенно получать электронные версии уставов организаций непосредственно из ЕГРЮЛ. Больше нет необходимости тратить время на очереди и оплачивать государственную пошлину.

Онлайн-помощник от «Актион 360»

Ответы на все вопросы по налоговым изменениям вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.

Задать вопрос