Суточные в командировках в 2025 году: сколько можно получить

Размер суточных играет ключевую роль в правильном расчете компенсаций при командировках по России и за границей. Знание актуальных норм помогает избежать налогообложения и повысить прозрачность учета. В статье подробно рассмотрим, как рассчитываются суточные как в России, так и в зарубежных командировках, какие расходы включаются в командировочные, а также как определить размер выплат на каждый день.

Что такое суточные, и что в них входит

Суточные — это средства, которые выделяются сотруднику на связанные с выполнением рабочих задач личные расходы в поездках. В них входят затраты на питание и мелкие личные расходы. Основная цель суточных — покрытие расходов, неизбежно возникающих при нахождении вне основного места работы. Транспорт и аренда жилья оплачиваются работодателем отдельно и не включаются в состав суточных.

Важная особенность:  в 2025 году нет лимита по сумме суточных, которые работодатель может выплачивать сотруднику в командировках. Ограничения существуют только в части налогообложения: для командировок внутри России и за рубежом существуют свои лимиты, утвержденные ст. 217 НК РФ. О них скажем далее.

Размер суточных компания-работодатель устанавливает самостоятельно - суммы необходимо закрепить в приказе руководителя, положении о командировках или ином локальном акте компании.

Оформление положения о командировках не имеет строгих требований, однако его текст должен соответствовать ТК РФ и постановлению Правительства от 13.10.2008   № 749. В данном положении работодатель также определяет категории сотрудников, направляемых в командировки, состав расходов и перечень подтверждающих документов. Утверждается положение о командировках приказом директора.

Работники, направляемые в командировки в регионы, нуждающиеся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры, освобождены от уплаты НДФЛ на повышенные суточные. Размеры необлагаемых суточных в этих территориях устанавливаются Президентом или Правительством (подп. «а» п. 10 ст. 2 Закона от 21.11.2022 № 443-ФЗ). В настоящее время эта сумма составляет 8480 рублей (Указ Президента от 17.10.2022 № 752, постановление Правительства от 28.10.2022 № 1915). Изменения вступили в силу задним числом — с 1 января 2022 года (п. 11 ст. 14 Закона от 21.11.2022 № 443-ФЗ).

Суточные в загранкомандировках в 2025 году

Размер суточных при поездках за границу, который не облагается НДФЛ, в 2025 году составляет 2500 рублей. Однако, компании имеют право назначить сумму выше нормативной, но с доплатой НДФЛ.

С 2025 года увеличили необлагаемый лимит для НДФЛ по заграничным суточным при разъездном характере работы, надбавкам за вахтовый метод работы взамен суточных, полевому довольствию при работе за рубежом. Новый лимит – 3500 руб. в день. Изменения внесли в абзац 15 пункта 1 статьи 217 НК. Такой же лимит применяется при расчете страховых взносов в ИФНС (подп. 2 п. 1, п. 2 ст. 422 НК). Изменения не затронули необлагаемый лимит суточных при служебных загранкомандировках и взносы на травматизм. Источник: пункт 15 статьи 1, пункт 2 статьи 4 Закона от 29.11.2024 № 416-ФЗ.

Какие расходы нужно возместить при направлении сотрудника в зарубежную командировку?

• оформление выездных документов, таких как загранпаспорт, виза и прочее;
• консульские и другие обязательные сборы;
• проездные документы, в том числе на транспорт, если сотрудник пересекает границу на автомобиле;
• оформление страхового полиса выезжающего за рубеж.

Перечень дополнительных расходов при командировке в иностранное государство изложен в пункте 23 положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. Расходы сотрудника в иностранной валюте, связанные с командировкой за границу, включая аванс и погашение неизрасходованного аванса, оплачиваются и возмещаются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ (п. 16 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Читайте также в Системе Главбух, как отразить в бухучете расходы на загранкомандировку

Как рассчитать расходы на суточные

Чтобы верно рассчитать суточные, стоит учитывать следующие факторы:

1. Количество дней, проведенных в командировке. 

Суточные при командировках рассчитываются за каждый день, включая выходные, если они приходятся на дни командировки. Для оплаты командировочных важно учитывать:

• День начала и день окончания командировки считаются целым днем.
• Если сотрудник уезжает и возвращается в один день, оплата суточных не производится. Иначе, это нужно предусмотреть в коллективном договоре.

Если в заграничной поездке сотрудник пересекает несколько стран, расчет идет по нормам страны, где он провел основное время.

Если работника направили в зарубежную командировку, из которой он вернулся в день отъезда, ему положено оплатить суточные в размере 50% от норм, которые устанавливает работодатель для зарубежных командировок.

2. Нормативы суточных для каждой страны или региона;

3. Способы передвижения — важны для расчетов, когда сотрудник направляется в командировку за границу, но при этом до пересечения границы перемещался по России.

Если сотрудник перед выездом за границу перемещается по территории России, суточные следует выплачивать по нормам, установленным для внутренних командировок. С момента пересечения границы при выезде из России начинает действовать норма, предусмотренная для страны назначения. При повторном въезде в Россию со дня пересечения границы вновь применяйте нормы для командировок по России. В случае, если в ходе командировки сотрудник посещает несколько стран, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются по нормам той страны, в которую он направляется (пункт 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008   № 749).

Как оформить отчеты по суточным

Для корректного учета суточных расходов рекомендуем соблюдать следующие шаги:

1. Оформление авансового отчета: необходимо приложить все документы, подтверждающие фактические расходы.

2. Сбор подтверждающих документов: это могут быть чеки, квитанции на проживание и транспорт.

3. Заполнение расчетной формы: специальная форма поможет учесть все виды затрат, включая оплату суточных и транспортных расходов.

Хотя подтверждать расходы на суточные чеками или другими первичными документами не требуется (письмо Минфина от 22.03.2006   № 03-03-04/1/271), авансовый отчет поможет избежать доначислений по налогу на прибыль, НДФЛ и страховым взносам. В налоговом учете расходы на суточные признаются только на дату утверждения этого отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК). А если документа нет, ИФНС вполне может исключить суточные из расходов, и тогда вам придется доказывать в суде, что авансовый отчет не нужен (постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 03.04.2014  по делу № А78-4284/2013).

Кроме того, авансовый отчет играет важную роль в расчете НДФЛ и страховых взносов. Суточные, которые не превышают установленные нормы, не облагаются налогом (обратите внимание на размеры необлагаемых сумм по НДФЛ). Дата получения дохода в виде суточных, превышающих лимит, — это последний день месяца, когда был утвержден авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК). Если же отчета нет, определить дату дохода будет затруднительно, что создает риск доначислений по НДФЛ и возможных штрафов за неполное удержание (ст. 123 НК РФ).

Нормы суточных в 2025 году: как избежать ошибок

Ошибки в расчетах могут повлечь лишние расходы или штрафы. Вот ключевые моменты, которые помогут избежать ошибок:

1. Правильное оформление командировки. Суточные выплачиваются только при наличии оформленного приказа.

2. Фиксация точного времени прибытия и убытия. Часто оплата суточных зависит от времени отъезда и прибытия.

3. Применение фиксированных норм для расчета, чтобы соблюсти требования законодательства и оптимизировать налогообложение.

Если остались вопросы, читайте в Системе Главбух, как оформить и выплатить суточные по командировке

Важно! Министерство труда разработало новое постановление о правилах направления работников в служебные командировки (ID проекта: 154177). Проект постановления вступит в силу после 1 сентября 2025 года и сменит Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Важно! Офисному работнику, регулярно посещающему филиалы, можно установить разъездной характер работы. Информация размещена на официальном портале Роструда онлайнинспекция.рф.

Важно! Если командировка начинается не в понедельник, а вылет сотрудника в выходной обусловлен производственной необходимостью, и все документы оформлены правильно, то СФР не сможет доначислить взносы на травматизм (Постановление 11-го арбитражного апелляционного суда от 31.01.2025 № 11АП-16243/2024 по делу № А65-24867/2024).