Копии документов, которые сотрудник представляет для стандартных вычетов, заверять у нотариуса не надо ( письмо ФНС от 23.05.2012 № ЕД-4-3/8418).
Чтобы получать стандартные налоговые вычеты, сотрудник должен представить в бухгалтерию заявление в произвольной форме и документы, которые подтверждают право на такие вычеты. Сделать это он должен до окончания текущего налогового периода, то есть календарного года. В противном случае получить вычет за прошедший год он сможет только самостоятельно в своей налоговой инспекции. Для этого ему придется сдать в инспекцию декларацию по форме 3-НДФЛ и подтверждающие документы. Такой порядок следует из положений пунктов 3 и 4 статьи 218 НК и подтверждается письмом Минфина от 25.09.2013 № 03-04-06/39802.
Если сотрудник имеет право на получение стандартных вычетов по разным основаниям, он вправе подать в бухгалтерию два заявления о предоставлении вычетов – на себя и на детей, в том числе ребенка-инвалида. Оба заявления можно объединить в одном документе – это не запрещено.
Ответ на этот вопрос зависит от того, что изначально было написано в заявлении.
Вообще законодательство не требует ежегодно оформлять заявления на стандартные вычеты. Но если в заявлении сотрудник указал конкретный налоговый период (например, 2018 год), то по его окончании заявление придется написать вновь. Если же период не указан и право на вычет сотрудник не потерял, то требовать от него повторного заявления не нужно ( п. 3 ст. 218 НК, письма Минфина от 31.05.2019 № 03-04-05/39733, от 08.08.2011 № 03-04-05/1-551, от 08.05.2018 № 03-04-05/30997).
Повторные заявления могут понадобиться, если в компании произошла реорганизация, в результате которой образовалось новое юридическое лицо. Например, при реорганизации в форме разделения или выделения. По отношению к сотрудникам, перешедшим на работу во вновь созданную организацию, она является новым налоговым агентом. А у каждого налогового агента должны быть адресованные именно ему заявления о предоставлении стандартных вычетов. Поэтому при зачислении в штат организации, возникшей в результате реорганизации, сотрудникам придется подать новое заявление с указанием ИНН, КПП, наименования и других реквизитов нового налогового агента.Такие разъяснения содержатся в письме ФНС от 18.09.2014 № БС-4-11/18849.
Стандартные вычеты полагаются за каждый месяц календарного года с месяца возникновения права и до тех пор, пока сотрудник не потеряет право на них. Так как право на вычеты у сотрудника было с начала года, вычеты положены ему с января.
Вычеты предоставляют по заявлению. В НК не установлен срок, когда сотрудник обязан подать заявление на вычет. Поэтому подать такое заявление сотрудник вправе в любое время текущего года. Это следует из подпунктов 1, 2 и 4 пункта 1 и пункта 3 статьи 218 НК. Аналогичные разъяснения есть и в письмах Минфина от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118, УФНС по Москве от 04.06.2020 № 20-20/091227.
В.К. Волков работает в ООО «Альфа» с 1 января в должности начальника цеха. Ему установлен оклад в размере 60 000 руб. У Волкова есть три несовершеннолетних ребенка. Однако он сразу не представил в бухгалтерию все необходимые документы на стандартный вычет. Сделал это Волков только в июле. Поэтому с января по июнь при расчете НДФЛ вычеты Волкову не предоставляли.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Всего
с января по июнь Волкову было начислено
360 000 руб. (60 000 руб. × 6 мес.).
НДФЛ удержан в сумме 46 800 руб.
(360 000 руб. × 13%).
Ежемесячная сумма вычета на троих детей – 5800 руб. (1400 руб. + 1400 руб. + 3000 руб.).
Начиная с месяца, в котором доход Волкова превысил 350 000 руб., права на вычет он не имеет. Предельной величины доход Волкова достиг в июне. Поэтому при расчете НДФЛ за январь–июль (после того как было получено заявление от сотрудника) бухгалтер «Альфы» предоставил Волкову вычеты за январь–май.
Суммарный вычет за пять месяцев равен 29 000 руб. (5800 руб. × 5 мес.).
Сумма
излишне удержанного НДФЛ по состоянию на 1 июля
составляет:
46 800 руб. – ((360 000 руб. –
29 000 руб.) × 13%) = 3770 руб.
Эту сумму бухгалтер «Альфы» засчитывает в счет НДФЛ, который должен быть удержан из зарплаты Волкова за июль.
Сумма НДФЛ, которую нужно перечислить в бюджет с доходов Волкова за январь–июль, равна:
(420 000 руб. – 29 000 руб.) × 13% – 46 800 руб. = 4030 руб.
