Как установить величину компенсации за использование личной машины в работе

Электронная версия Печатная версия

В статье расскажем, как установить величину компенсации за использование личной машины в работе, чтобы без проблем списывать эти суммы каждый месяц. За использование личного имущества сотрудника в служебных целях организация должна выплатить ему компенсацию. Данное правило относится не только к легковым, но и к грузовым автомобилям. В статье смотрите, как установить безопасные размеры компенсации и как их списать в бухучете и при расчете налога на прибыль, а также ЕСХН.

Читайте в Системе Главбух: как учесть компенсацию за использование личного автомобиля >>

Расчет компенсации за использование личного транспорта

Размер компенсации за использование личного автомобиля официально не установлен. Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому работодатель определяет размер и порядок расчета самостоятельно по согласованию с сотрудником.

Пропишите сумму компенсации в трудовом договоре, дополнительном соглашении или отдельном приказе. В частности, работодатель вправе приравнять сумму компенсации к стоимости услуг такси, каршеринга или аренды транспортного средства в местности, где эксплуатируют технику. Можно взять за основу также нормы из постановления Правительства от 08.02.2002 № 92. Смотрите таблицу.

Нормы компенсации за использование личного транспорта на работе

Нормы компенсации
за использование личного транспорта сотрудника

Компенсацию можно установить в твердой сумме за месяц независимо от времени и интенсивности использования транспорта. Или же каждый месяц делать расчет компенсации в зависимости от интенсивности поездок. В любом случае не платите компенсацию за время, когда сотрудник не использовал машину: был в отпуске или болел.

Размер компенсации определяйте применительно к каждому сотруднику исходя из марки и цены топлива за литр, расхода топлива на 100 км, количества рабочих дней в месяце, пробега автомобиля. При расчете учитывайте данные об интенсивности использования автомобиля, о его износе и сроке полезного использования, о затратах на текущий ремонт, техобслуживание и ГСМ.

Как определять, насколько интенсивно используют машину, в законодательстве не сказано. Установите такой порядок внутри организации отдельным приказом или соглашением. Например, можно разделить поездки по городу и вне его пределов. Можно учитывать тип поездок: курьерские, доставка груза, встречи с клиентами и пр. Параметры интенсивности организация вправе определить самостоятельно, учитывая специфику своей деятельности.

Затраты на текущий ремонт и техобслуживание можно рассчитать по формуле:

 Образцы приказов по зарплате, соцвыплатам, компенсациям

Важно установить компенсацию в разумных пределах. Иначе организация может столкнуться с претензиями проверяющих к расчету НДФЛ и страховых взносов.

Чтобы обосновать начисление компенсации за личную машину, потребуйте от сотрудника документы о праве собственности на автомобиль: копии паспорта транспортного средства и свидетельства о регистрации автомобиля в ГИБДД (письма Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170, от 23.01.2018№ 03-04-05/3235).

Бухучет

При получении автомобиля в аренду сделайте проводку:

• ДЕБЕТ 001

отражена стоимость полученного в пользование автомобиля.

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

• ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44...)
  КРЕДИТ 73

начислили компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника.

В каких документах указать компенсацию
за использование личного имущества сотрудника

Налог на прибыль

Компенсацию за использование личного легкового автомобиля сотрудника учтите в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). Учесть в расходах можно только сумму компенсации в пределах норм, предусмотренных постановлением Правительства № 92.

Нормы расходов на выплату компенсаций установлены в зависимости от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб. В размерах указанных компенсаций учтено возмещение затрат, которые возникают в процессе эксплуатации: бензин, горюче-смазочные материалы, ремонт, износ. Об этом говорится в письме Минфина от 27.01.2023 № 03-03-06/1/6339.

Расходы на компенсацию сверх норм из постановления Правительства № 92 не уменьшат налогооблагаемую прибыль. В этом случае возникает разница между бухгалтерским и налоговым учетом, если хозяйство на общем налоговом режиме.

Если же сотрудник управляет автомобилем, оформленным на другое лицо, то такое транспортное средство не считается его личным имуществом. Сумму компенсационной выплаты нельзя учесть в расходах. Кроме того, такая компенсация облагается НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях (письма Минфина от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42, от 21.09.2011 № 03-04-06/6-228, от 05.12.2012 № 03-03-06/1/629, от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49, от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150).

Как отразить в 6-НДФЛ пособия и компенсации

Важно знать!

Можно ли учесть при расчете налога на прибыль оплату ГСМ сверх компенсации за использование автомобиля


Нормы из постановления Правительства № 92 уже включают в себя возмещение всех возникающих в процессе эксплуатации затрат: износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт. Работодатель, который помимо выплаты компенсации по этим нормам возмещает сотруднику еще и стоимость ГСМ, не вправе учесть расходы на покупку ГСМ при налогообложении прибыли (письма Минфина от 26.12.2018 № 03-03-06/1/94971, от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366, от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050 и от 19.08.2016 № 03-03-06/1/48789). Чтобы учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ, вместо выплаты компенсаций заключите с сотрудником договор аренды транспортного средства. В этом случае затраты на ГСМ можно включить в расходы при налогообложении прибыли и когда они включены в арендную плату, и когда оплачиваются отдельно (письма Минфина от 13.02.2007 № 03-03-06/1/81, от 29.11.2006 № 03-03-04/1/806).

ЕСХН

В расходах при расчете ЕСХН учитывают:

•  арендные платежи (подп. 4 п. 2 ст. 346.5 НК);
•  затраты на ГСМ и другие расходные материалы, если договором они возложены на арендатора (подп. 2 п. 1 ст. 254, подп. 5, 12 п. 2, п. 3 ст. 346.5 НК);
•  затраты на страхование по ОСАГО и КАСКО, если по договору арендатор должен оплатить страховку (подп. 7 п. 2 ст. 346.5 НК);
•  расходы на рацион питания экипажей морских и речных судов (подп. 22.1 п. 2 ст. 346.5 НК).

Затраты на техническое обслуживание, текущий и капитальный ремонт арендованного ТС не учитывают. Эти расходы несет арендодатель (ст. 634 ГК). Если арендатор будет учитывать данные расходы для целей налогообложения, то налоговики признают их необоснованными.

Какие расходы можно учесть при расчете ЕСХН

НДФЛ и страховые взносы

Компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами в размере, который согласовали работодатель и сотрудник (п. 1 ст. 217, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК, ст. 188 ТК, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Не применяйте при расчете НДФЛ и страховых взносов с компенсации нормы из постановления Правительства № 92. Это постановление нужно только для расчета налога на прибыль и налога на УСН.

Сумма компенсации не будет облагаться НДФЛ и взносами, только если сотрудник использует автомобиль в связи с работой – при разъездном характере работ, служебных поездках или командировках (ст. 188 ТК, п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).

Чтобы подтвердить размер компенсации за использование личного автомобиля для ИФНС и СФР, подготовьте документы:

•  соглашение между работодателем и работником об использовании личного автомобиля с суммой и расчетом компенсации;
•  копию свидетельства о регистрации транспортного средства;
•  копию паспорта транспортного средства (ПТС);
•  путевые листы, журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т. п.;
•  кассовые и товарные чеки, накладные, квитанции на покупку ГСМ;
•  приказ о назначении компенсации.

Подтверждают это письма Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170, от 23.01.2018№ 03-04-05/3235, от 24.11.2017№ 03-04-05/78097, от 30.04.2015№ 03-04-05/25434, от 23.12.2009№ 03-04-07-01/387 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС от 27.01.2010 № МН-17-3/15).

Совет от Ольги Сергеевой, главного редактора Актион Бухгалтерии

Налоговая база по ЕСХН – разница между доходами и расходами (п. 1 ст. 346.6 НК). Доходы и расходы включаются в расчет единого налога только после оплаты, то есть кассовым методом (п. 5 ст. 346.5 НК). Налоговую базу увеличивают доходы от реализации, включая авансы в счет предстоящих поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг, а также внереализационные доходы. Налоговую базу уменьшают расходы из перечня. При расчете налоговой базы по ЕСХН доходы и расходы учитывают нарастающим итогом с начала года. Такой порядок предусмотрен пунктами 1 и 2 статьи 346.5, пунктом 4 статьи 346.6 НК. Подробнее, читайте в Системе Главбух, которая входит в Актион Бухгалтерия.

Как рассчитать ЕСХН