💡 По теме Как кадровику подготовиться к проверке Роскомнадзора были обновления. В Системе Главбух актуальный на 13.03.2025 путеводитель с четкими алгоритмами действий и разбором ситуаций из практики бухгалтеров. С ним не придется по крупицам собирать информацию из разных источников. Используйте его в работе, чтобы избежать ошибок.
Узнайте, как действовать, если получили уведомление от Роскомнадзора о профилактическом визите. Наша читательница поделилась опытом. Она подготовила все документы для контролеров, убедила директора пройти мероприятие и даже смогла извлечь пользу из визита проверяющих.
Изучайте в Системе Главбух: как проводят проверки соблюдения требований к обработке персональных данных>>
Компания нашей читательницы оказывала юридические услуги. В апреле компания получила электронное письмо, в котором Роскомнадзор сообщил, что собирается прислать проверяющих с профилактическим визитом. Общаться с проверяющими — так себе удовольствие, пусть даже и в профилактических целях. Но оказалось, все не так страшно, если подготовиться.
Что такое профилактический визит и надо ли его бояться
Для начала поясним, что профилактический визит — это не совсем проверка и опасаться его не стоит. С подобным визитом могут прийти контролеры в любую компанию (постановление Правительства от 01.10.2022 № 1743).
Вначале директор был намерен отказаться от встречи с Роскомнадзором. Кстати, отказаться от профилактики действительно можно, причем без негативных последствий для компании (п. 6 ст. 52 Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ). Только сообщить инспекторам об отказе надо не позднее чем за три рабочих дня до мероприятия.
Но наша читательница посоветовала руководителю не отказываться от профилактического визита. Это прекрасная возможность для компании выявить нарушения, если они есть. Тогда можно успеть все устранить до настоящей проверки. В рамках профилактического визита инспектор проконсультирует по выявленным недочетам, но не сможет оштрафовать или выдать предписание (п. 8 ст. 52 Закона № 248-ФЗ). В итоге руководитель согласился и решил, что отказываться не будет.
Как проходит профилактический визит
Почему назначили профилактический визит
Конечно, директор сразу заинтересовался, почему Роскомнадзор решил прийти именно к нам. Нет ли у компании каких нарушений, о которых узнали инспекторы. Но дело не в нарушениях. Роскомнадзор приходит с профвизитом в компании, которые только начали деятельность в сфере обработки персональных данных (п. 7 ст. 52 Закона № 248-ФЗ). О новых операторах ведомство узнает, когда получает уведомление об обработке персональных данных.
В прошлом году произошли изменения, и с 1 сентября 2022 года все работодатели обязаны уведомлять Роскомнадзор об обработке персональных данных в соответствии с трудовым законодательством (п. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Вот и компания нашей читательницы прошлой осенью подала уведомление об обработке данных. Поэтому Роскомнадзор и назначил профвизит, а вовсе не из-за мифических нарушений, которые якобы обнаружил. Еще один повод для профвизита — компанию отнесли к категории чрезвычайно высокого, высокого и значительного риска. Но среди малых компаний высокорискованные встречаются редко.
Как уведомить Роскомнадзор об утечке
персональных данных сотрудников
Как готовились к профвизиту
Хотя профвизит и не совсем проверка, в компании решили на всякий случай подготовиться. Чем меньше недочетов выявят, тем лучше для репутации. Перед профвизитом нужно разобраться, какие бумаги проверить. Вся информация есть в уведомлении Роскомнадзора.
По закону Роскомнадзор должен прислать уведомление о профвизите не позже чем за пять рабочих дней до мероприятия (п. 5 ст. 52 Закона № 248-ФЗ). Письмо от Роскомнадзора пришло за три недели. Специалисты Роскомнадзора указали, что проведут профвизит по видео-конференц-связи 22 мая. К этому времени в проверяемой компании должны подготовить документы по списку из письма и представить их для изучения не позднее 15 мая. Бухгалтер отсканировала все бумаги и отправила их по электронной почте в ответ на письмо Роскомнадзора. Также документы можно отослать в формате Word на электронную почту Роскомнадзора, которую указывают в письме.
Памятка от Системы Главбух: чем грозит работодателю обработка персональных данных сотрудников без уведомления Роскомнадзора >>
Как прошло мероприятие
За три дня до встречи Роскомнадзор прислал на почту ссылку. В назначенное время в компании подключились к конференции. К онлайн-встрече присоединились еще семь работодателей. Инспектор представился, предъявил удостоверение, а затем начал лекцию и демонстрацию презентации о том, как соблюдать закон о персональных данных.
Во время лекции инспектор не разбирал документы компании, но у каждого работодателя была возможность задать вопросы. И директор, несомненно, этим правом воспользовался. Дело в том, что руководитель любит собирать и хранить все бумаги на случай, если они когда-нибудь пригодятся. Вот и с кадровыми документами такая же история. Наша читательница устала объяснять, что нельзя хранить копии паспортов, дипломов и других личных документов сотрудников, тем более тех, кто давно уже уволился. И вот директор не упустил момент и задал инспектору вопрос: а как же быть, если потребуются сведения о работнике? Ведь это очень неудобно каждый раз запрашивать оригиналы у сотрудников.
Как работать с персональными данными сотрудников
Инспектор пояснил, что ничего запрашивать не надо. Достаточно, если бухгалтер или другой ответственный работник перепишет реквизиты паспорта, СНИЛС и другие личные сведения о работниках в личную карточку. Тогда, если сведения в будущем понадобятся, всю информацию можно найти в этой карточке. Бухгалтер сказала, что ведет такие личные карточки на каждого сотрудника, несмотря на то что они стали необязательными. Инспектор одобрил, а директор остался доволен.
Через неделю после лекции инспектор прислал рекомендацию, какие незначительные недочеты нужно исправить в документах компании. По итогам профвизита Роскомнадзор не составляет документов. Так что на этом все закончилось. Все недочеты в компании исправили, теперь и настоящая проверка Роскомнадзора не страшна.
В справочнике Системы Главбух, которая входит в Актион Бухгалтерия– подборка всех документов, которые должны быть в компании для работы с персональными данными работников, клиентов, контрагентов и пользователей сайтов.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тестуТемы:
