Как проверить статус налогового резидентства сотрудника

Как узнать нерезидента? Определение налогового статуса сотрудников имеет первостепенное значение для корректной уплаты налогов, особенно, налога на доходы физических лиц (НДФЛ). В статье рассмотрим понятия резидента и нерезидента, а также способы проверки налогового статуса сотрудника.

Узнайте в Системе Главбух, как заполнить 6-НДФЛ, если сотрудник-резидент утратил статус резидента и стал нерезидентом, а также скачайте образец заполненной формы

Кто такие резиденты и нерезиденты

Налоговым резидентом считается любой гражданин, который непрерывно находился на территории России минимум 183 дня в течение подряд 12 месяцев. Если количество дней меньше, то физлицо является нерезидентом. День отъезда и приезда считается днем пребывания в РФ. Гражданство, включая двойное и множественное, не влияет на статус налогового резидента.

Заграничные поездки не запрещены: если вы уехали за границу для лечения или обучения не более чем на 6 месяцев, то это время зачтется в срок пребывания в России. Важно такую поездку подтвердить документально: договором с образовательным или медицинским учреждением, учебной визой.

Также существует понятие валютный резидент – это гражданин РФ или иностранец с российским видом на жительство. Срок пребывания в России не имеет значения – вы можете отсутствовать несколько лет, по валютному законодательству вы будете считаться резидентом, пока имеете гражданство.

Подсказка от Системы Главбух

По валютному законодательству от статуса организации или физлица – резидент или нерезидент – зависит перечень разрешенных валютных операций. Читайте в рекомендации Системы Главбух — какие валютные операции разрешены и запрещены, какие документы и сведения предоставить банку для валютного контроля, как исполнить требование о репатриации и какие штрафы.

Читать рекомендацию

Как узнать налоговый статус

Уведомлять о смене налогового статуса налоговые органы, российского работодателя и брокера законодательство не обязывает. Однако если работодатель по незнанию рассчитывал НДФЛ по ставкам для резидентов, и это несоответствие выявит выездная налоговая проверка, то с него взыщут недоимку, пени и наложат штраф в размере 20 % от взысканной суммы налога.

Перечень документов, которые могут подтвердить налоговое нерезиденство не установлен. К ним можно отнести любые документы, на основании которых можно определить фактическое местонахождение работника:

• копии паспорта с отметками о пересечении границы;
• квитанции о проживании в гостинице, договор найма жилого помещения;
• миграционную карту;
• табель учета рабочего времени;
• трудовой договор;
• транспортные билеты и пр.

В рекомендации Системы Главбух – как и по каким документам определить налоговый статус для НДФЛ. Сервис и памятка помогут быстро решить резидент физик или нерезидент и по какой ставке платить налог.

Как бухгалтеру посчитать время пребывания сотрудника в России

Для определения статуса резидент/нерезидент выполните следующее:

1. Отсчитайте 12 месяцев назад от даты получения дохода, отсчет может происходить и не с начала месяца. 12 месяцев – расчетный период, он может приходиться на разные годы или совпадать с текущим, главное, чтобы месяцы шли последовательно друг за другом.
   
   
2. Рассчитайте, сколько сотрудник находился в России в течение расчетного периода. Время рассчитывается в календарных днях, последовательность и непрерывность их необязательна.
   
   
3. Включите в расчет дату приезда и дату выезда сотрудника из России. Также включите краткосрочное (до 6 мес.) пребывание за границей в связи с лечением и обучением.  Время нахождения сотрудника в отпуске или командировке за границей в расчет не включается.

Воспользуйтесь Сервисом для определения, резидент или нерезидент по НДФЛ в Системе Главбух

Как узнать ИНН нерезидента

Номер ИНН нерезидента можно узнать:

1. непосредственно от сотрудника в предоставленном уведомлении или свидетельстве о постановке на учет в ФНС;
   
   
2. из патента (иногда номер печатается на лицевой стороне рядом с номером паспорта);
   
   
3. на сайте налоговой инспекции, для проверки потребуются паспортные данные сотрудника.

Читайте подробнее, как узнать ИНН физлица, в Системе Главбух

Как налоговая узнает нерезидента

Изменение статуса влечёт серьёзные последствия для уплаты налогов. Даже если не сообщать ФНС о смене статуса, она может узнать об этом из других источников:

• Открытие счета в иностранном банке. Если вы переезжаете за границу и планируете стать там резидентом, то обычно открываете счёт в иностранном банке. По закону вы должны сообщить в российскую налоговую об открытии зарубежного счёта в течение месяца после этого события. Таким образом, налоговая будет знать, что вы планируете проводить много времени за границей и потенциально можете стать налоговым нерезидентом.
• Обмен налоговой информацией между Россией и другими странами позволяет налоговым органам получать сведения о счетах иностранцев в иностранных банках. Это помогает контролировать изменение налогового статуса.
• ФНС может запросить данные о пересечении границы РФ и времени нахождения за рубежом.
• В 2025 году ФНС планирует внедрить автоматическую систему для определения налогового резидентства на основе данных загранпаспортов и информации о пересечении границы.

Подсказка от Системы Главбух

Лимиты и прогрессивную шкалу ставок по НДФЛ в 2025 году применят к сумме доходов нерезидента от определенной трудовой деятельности, дистанционной работы и работы через интернет по ГПД. Перечень доходов нерезидентов, которые надо включать в расчет лимита, — в таблице Системы Главбух.

Читать рекомендацию

Санкции за нарушения

Если ФНС выяснит ошибку в налоговом статусе, последствия будут такими:

1. Взыскание недоимки по НДФЛ и начисление пени.
   
   
2. Штраф в размере 20% от недоимки, в случае умышленных действий – 40%;
   
   
3. Штраф за несданную декларацию 3-НДФЛ  - 5% от неуплаченной суммы налога за каждый полный и неполный месяц просрочки (но не менее 1000 руб. и не более 30%);
   
   
4. Штраф до 300 тыс. руб. или лишение свободы на 1 год, если сумма долга за три календарных года достигнет 2.7 млн. руб.;
   
   
5. Возврат незаконно полученных налоговых вычетов или привлечение к уголовной ответственности за мошенничество и  штраф до 120 тыс. руб. или до 2 лет осуждения.

Читайте в рекомендации Системы Главбух, кто может получить профессиональный вычет, как его получать в частных случаях и куда обратиться за ним

Во избежание нежелательных последствий от ФНС и правильного исчисления налогов сотрудников-нерезидентов, рекомендуем прописать в трудовом договоре условие о предоставлении информации работодателю об изменении налогового статуса с привлечением к ответственности за нарушение.