Оформление командировки в 2025 году — процесс несложный, если соблюдать все нюансы. Что такое служебная поездка? Кому запрещено законодательством ездить в командировки? Нужно ли командировочное удостоверение в 2025 году и какие документы предъявляют командированные сотрудники по прибытии на место командировки? Как оформить командировку на личном автомобиле? Ответы на эти и другие вопросы найдете в статье.
Что такое командировка
Иногда сотрудник по распоряжению руководства в течение конкретного периода времени должен выполнять служебные обязанности не на своем рабочем месте, обозначенном в трудовом договоре. Кадровое оформление этого возможно с помощью двух вариантов:
- командировка;
- служебная поездка.
Разница между ними заключается в характере ежедневно выполняемой работы. Если работа предполагает постоянные разъезды, о чем прямо прописано в трудовой функции, то такие поездки называются служебными. Они не признаются командировками согласно ст. 166 ТК РФ. Какие именно профессии и должности относятся к работам, имеющим разъездной характер, устанавливает работодатель в коллективном договоре или локальном акте (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). В табеле служебные поездки обозначаются стандартным кодом «Я», либо своим, специально придуманным, и оплачиваются как обычное время работы сотрудника.
А вот для учета командировок разработаны особые условия.
Минтруд напомнил, что некоторых сотрудников нельзя отправлять в командировки, а некоторых — только с их письменного согласия. Пояснения опубликовали на канале Минтруда.
Важно помнить, если поездка не связана с выполнением трудовых обязанностей и не имеет производственного характера, она не является командировкой. Поэтому возникающие в связи с таким мероприятием расходы нельзя признать командировочными
Как оформить командировку
Основной документ, регулирующий оформление командировок, — положение о командировках. Это внутренний нормативный акт организации, где указывают информацию о том, кого направляют в командировку, какой размер суточных положен, как отчитаться за поездку и др. Организация сама определяет содержание в зависимости от своих потребностей. Документ составляют в произвольной форме и утверждают приказом руководителя. Наличие положения не обязательно, но позволяет упорядочить учет командировок и избежать претензий со стороны налоговиков.Важно! Федеральная служба по труду и занятости на официальном сайте разъяснила правомерность отправки сотрудника в командировку устным распоряжением. Распоряжение о направлении работника в командировку должно быть оформлено в письменной форме, утверждает Роструд.
Кого можно направить в командировку
В командировку направляют штатного сотрудника, с которым заключен трудовой договор (п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749).
Совместители не исключение: и внешних, и внутренних совместителей направляют в командировки с теми же правами, что и у основных сотрудников (ст. 287 ТК РФ). Однако работник-совместитель имеет право отказаться от поездки, если она мешает деятельности по основному месту. И наоборот. Наличие работы по совместительству не препятствует командировке по основному месту работы. К примеру, Иван Сергеев трудится в ООО «Лес» (основное место работы) и ООО «Ясень» (по совместительству). Когда руководство ООО «Лес» решит направить Сергеева в командировку, отказаться, сославшись на необходимость своего присутствия в ООО «Ясень», он не может. Это будет нарушением дисциплины труда, за которое предусмотрена ответственность (ст. 192 ТК РФ).
Внештатного сотрудника, то есть работающего по гражданско-правовому договору (ГПД), тоже можно направить в командировку, хоть процессуально она не будет так называться. Ведь отношения с внештатником не являются трудовыми, а значит, под действие Трудового кодекса РФ они не подпадают. Аналогичные правила действуют и в отношении самозанятых. Если направить таких лиц в командировку, есть риск возникнет риск переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые. Поэтому пропишите в ГПД возможность таких поездок и порядок возмещения фактически понесенных расходов. После возвращения исполнителя из поездки с ним нужно подписать акт.
Возместить исполнителю можно любые затраты, связанные с поездкой в другую местность: стоимость билетов и проживания, комиссионные сборы, проезд в места отправления или пересадок, расходы на бензин и др. А вот суточные положены только штатным сотрудникам (ст. 709 ГК РФ, ст. 168 ТК РФ).
Кого нельзя направить в командировку
ТК РФ запрещает направлять в командировку:
- беременных женщин;
- несовершеннолетних, за исключением творческих работников и спортсменов (ст. 268);
- работающих по ученическому договору, если командировка не связана с ученичеством (ст. 203).
У некоторых сотрудников предварительно надо получить письменное согласие на командировку. Это, к примеру, инвалиды и лица с детьми в некоторых ситуациях. Полный перечень категорий персонала смотрите в статьях 259 и 264 ТК РФ. Кроме того, при получении согласия обязательно уведомьте сотрудника о его праве отказаться от поездки.
При несоблюдении этих правил на организацию выпишут штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Какими документами оформить командировку
Самый первый и обязательный документ — это приказ. С 2013 года организация имеет право разработать свою форму приказа. Главное, чтобы там были указаны ФИО и должность командируемого, куда, с какой целью и на какой срок он едет. Но многие продолжают использовать унифицированные формы: Т-9 (для одного сотрудника) и Т-9а (для нескольких).
Чтобы направить в командировку сотрудника бюджетного учреждения, потребуется Решение о командировании на территории РФ (ф. 0504512), утвержденное приказом Минфина № 52 от 30.03.2015 г. С 2013 года документ обязательно оформлять в электронном виде. Его заполняет сотрудник, который направил работника в командировку.
Решение поможет подтвердить факт поездки и рассчитать сумму денег для выдачи на расходы.
На основании документа бюджетная организация издает приказ о командировке на унифицированном бланке (Т-9 или Т-9ф) или по собственной разработанной форме.
Такие же документы оформляют и при направлении сотрудника в однодневную командировку.
Постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595 отменило обязанность составлять служебное задание и командировочное удостоверение. Но лишними они не будут: их наличие поможет обосновать командировочные расходы и выплату суточных.
Если организация принимает решение оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, их форма может быть унифицированной (Т-10, Т-10а соответственно) или самостоятельно разработанной. В удостоверении указывают ФИО работника, структурное подразделение и должность, место командирования, цель поездки, количество дней и даты. В конце руководитель ставит подпись с расшифровкой. На оборотной стороне бланка принимающая сторона проставляет отметки о прибытии и выбытии командированного сотрудника.
В форме 10а служебного задания в шапке формы прописывают наименование организации, номер и дату составления. В таблице отражают информацию о командированном сотруднике, периоде поездке, ее основании и целях. В последней графе приводят краткий отчет о выполнении задания. Под табличной частью работник, руководитель организации и структурного подразделения проставляют подписи с расшифровкой и обозначением должностей.
Если выехать в командировку требуется в выходной или праздничный день, то у сотрудника нужно взять письменное согласие на работу в этот день и издать приказ.
По возвращении командированный сотрудник обязан составить служебную записку, если у него нет подтверждающих документов на проезд и жилье, либо он ездил на личном автомобиле. В первом случае доказательством будет подтверждающий документ от принимающей стороны, во втором — путевой лист, чеки и т.д.
В табеле рабочие дни в командировке обозначаются кодом «К» или 06, выходные (если сотрудник работал или был в пути) — «РВ». Также можно использовать двойной код: буквенный «К/В» или цифровой «06/26».
Порядок оформления однодневной командировки за границу такой же, как и у длительной. Разница только в выплате суточных. Здесь они составят 50% от нормы, закрепленной в локальном нормативном акте. Загранкомандировка считается однодневной, когда сотрудник возвращается в тот же день, что уехал. Подтверждается это отметками в загранпаспорте, а при их отсутствии (сотрудник ездил в страны СНГ) — датами в билетах.
В течение трех дней после возвращения работник должен представить авансовый отчет. К нему прилагают документы, которые подтверждают понесенные во время поездки расходы.
Читайте в Системе Главбух, как оформить авансовый отчет после возвращения сотрудника из командировки
Как оформить отмену командировки
Бывают случаи, когда рабочая поездка не состоялась. Тогда нужно оформить отмену командировки. Поскольку закон не предусматривает порядок проведения процедуры, работодатель утверждает его в положении о командировке, коллективном договоре и ином локальном нормативном акте организации.
Обычно издают приказ об отмене командировки, который аннулирует предыдущее распоряжение. Форму документа, как правило, разрабатывают самостоятельно.
В приказе отражают:
- причину отмены командировки;
- ФИО командированного сотрудника;
- место назначения отмененной поездки;
- реквизиты документа о направлении в командировку;
- лицо, на которое возложен контроль за исполнением приказа.
В распоряжении следует перечислить документы-основания для отмены командировки. Например, листок нетрудоспособности, свидетельство о смерти родственника работника и др.
Приказ подписывает руководитель организации, а также все сотрудники, перечисленные в документе.
Как оплатить командировку
За время, проведенное в командировке, сотруднику положены суточные и средний заработок. Также работодатель оплачивает проживание, проезд и прочие расходы. Например, если сотрудник едет на личном автомобиле, ему положена компенсация (ст. 188 ТК РФ). Ее размер компания определяет сама.
Средний заработок
Для расчета среднего заработка надо средний дневной заработок умножить на количество дней командировки (дни учитываются только рабочие). В свою очередь, средний дневной заработок получается, если поделить зарплату за предшествующие 12 месяцев на число фактически отработанных дней. В расчетном периоде не включаются в подсчет выплаты по среднему заработку и дни, за которые он был начислен. Например, юриста ООО «Бюро» направляют в командировку на 3 дня с 8 по 10 апреля. За расчетный период с 1 апреля 2024 по 31 марта 2025 зарплата составила 600 тыс. руб., отпускные — 15400 руб., отработано 240 дней, отгуляно в отпуске 9 дней. Средний дневной заработок = 2500 (600000/240) руб. Средний заработок за время командировки = 7500 (2500*3) руб. Выплачивают его вместе с зарплатой (п. 9 положения, утвержденного постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922).
Средний заработок обычно получается меньше, чем зарплата. Чтобы не ухудшать материальное положение сотрудника, некоторые фирмы начисляют доплату. Законодательством это не запрещено, но надо прописать такую компенсацию в коллективном (трудовом) договоре, положении об оплате труда.
В бухгалтерском учете производят такие записи:
Дебет 20 (23, 26, 44 и пр.) Кредит 70
- начислен средний заработок за период командировки;
Дебет 70 Кредит 51 (50)
- выплачен средний заработок сотруднику.
Суточные
Работодатель самостоятельно устанавливает размер суточных. Государство установило только верхнюю планку, в пределах которой не взимаются НДФЛ и страховые взносы. Для рабочих поездок внутри страны это 700 руб., за границу — 2500 руб. Суточные и аванс на прочие расходы должны быть выплачены до начала поездки (п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Суточные – это компенсация расходов, связанные с нахождением сотрудника вне места своего постоянного проживания. Работник может тратить такие средства по своему усмотрению и не обязан за них отчитываться (ст. 168 ТК РФ).
Суточные, оплата проезда и проживания положены даже тому сотруднику, который не выполнил по своей вине служебное задание.
Суточные, в отличие от среднего заработка, выплачиваются за выходные и за все дни нахождения в пути, в том числе за период вынужденного прогула.
В бухгалтерском учете выплату суточных и иных расходов на командировку отражают следующей проводкой:
Дебет 71 Кредит 51 (50)
- выплата командировочных расходов.
Важно помнить, что при однодневных командировках суточные сотруднику не полагаются.
Оформление командировки в 2025 году: пошаговая инструкция
Шаг 1. Издайте приказ о направлении сотрудника в командировку, предварительно удостоверившись, что на это нет запрета. При наличии ограничений возьмите согласие.
Шаг 2. Составьте для командируемого необходимые документы.
Шаг 3. Выдайте аванс.
Шаг 4. Проверьте правильность отчета и примите расходы к учету.
Важно! Офисному работнику, регулярно посещающему филиалы, можно установить разъездной характер работы. Информация размещена на официальном портале Роструда онлайнинспекция.рф.
Важно! Если командировка начинается не в понедельник, а вылет сотрудника в выходной обусловлен производственной необходимостью, и все документы оформлены правильно, то СФР не сможет доначислить взносы на травматизм (Постановление 11-го арбитражного апелляционного суда от 31.01.2025 № 11АП-16243/2024 по делу № А65-24867/2024).
- Статьи по теме:
- Ответ на требование налоговой о предоставлении пояснений по НДС в 2025 году
- Обязательный аудит за 2024 год: кто проходит, сроки и процедуры
- Что делать, если получили запрос аудиторов о недобросовестных действиях
- Как взаимодействовать с аудиторами
- Оптимизация системы внутреннего контроля: кейсы от аудиторов, ФНС и главбухов крупного бизнеса
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту