Новый порядок расчета отпускных в 2025 году: пошаговая инструкция, формулы, примеры

Новый расчет отпускных в 2025 году коснется каждого работающего по трудовому договору. В статье подробно рассмотрим новые формулы и нюансы их применения, приведем конкретные примеры и порядок расчета отпускных в 2025 году.

Основные понятия, используемые в статье

Отпускные — это денежные средства, которые работник получает за период своего отпуска. Отпуск может быть и неоплачиваемым. 

Расчётный период — период, за который учитывают сумму полученной сотрудником заработной платы.

Среднемесячное число календарных дней установлено 29,3.

Срочно! Минтруд меняет правила предоставления отпусков. Изменения затронут правила для допотпусков сотрудникам федеральных государственных учреждений с ненормированным рабочим днем. Перечень таких должностей будут устанавливать правилами внутреннего распорядка, оплату формировать в пределах ФОТ, а в дополнительный отпуск отправлять не меньше чем на 3 дня.

Средний заработок — сумма заработной платы сотрудника за определенный период. При расчёте отпускных — это среднедневной заработок, то есть средняя дневная сумма дохода, рассчитанная за  расчётный период.

Количество дней отпуска — число дней, когда сотрудник не выполняет свои трудовые обязанности, но за ним сохраняется среднедневной заработок и должностная штатная единица.

Эксперты Системы Главбух рассказали о том, нужно ли согласовывать с работодателем даты отпуска по новым нормам 2025 года.

Подсказка от журнала «Главбух»

Журнал “Главбух” подготовил пять задачек по отпускам: проверьте профессиональное чутье.

Проверить себя

Ключевые изменения в расчете отпускных в 2025 году

К основным изменениям в расчёте отпускных 2025 года относится два: минимальной суммы среднедневного заработка и прогрессирующей ставки НДФЛ. Теперь подробнее о каждом.

Изменение минимальной суммы среднедневного заработка

С 1 января 2025 года МРОТ составит 22440 руб. Следовательно, будет изменена сумма минимального размера среднедневного заработка (СДЗ), которая будет 765,87 руб (в 2024 году — 656,72 рублей). Именно эта сумма будет использована при расчёте отпускных, если СДЗ сотрудника окажется меньше нее. 

Пример. СДЗ составляет 750 руб. Если сотрудник пойдёт в отпуск в конце 2024 года, то расчёт отпускных будет производиться из суммы СДЗ, равного 750 руб. Но при уходе в отпуск в 2025 году с таким же среднедневным заработком, при расчёте отпускных бухгалтер применит сумму 765,87 руб.

В некоторых регионах установлены повышающие коэффициенты МРОТ. Например, в Волгоградской области для работников бюджетной сферы он равен 1,2, то есть МРОТ не 22440 руб, а 26928 руб, а опорный СДЗ — 919,04 руб.

Изменение прогрессирующей ставки НДФЛ

С 2025 года Госдума приняла закон о прогрессивной системе НДФЛ, согласно которому ставка налога будет увеличиваться при росте дохода физического лица. Базовая ставка составляет 13%, а при годовом доходе свыше 5 млн руб. — 15%.

Это коснётся отпускных выплат, потому что с них тоже перечисляется НДФЛ. Работодателям придётся отслеживать общую сумму дохода сотрудников за год, чтобы правильно рассчитать и удержать налог.

Например, с суммы отпускных в размере 60000 руб. в 2024 году НДФЛ составляет 7800 руб., то есть 13% от начисленных отпускных. В 2025 сумма НДФЛ будет такой же, если годовой доход сотрудника не достиг 5 млн руб. Иначе — НДФЛ будет исчисляться по ставке 15% и составит 9000 руб.

Важно! В Думу поступил законопроект, нацеленный на внесение ясности в определение понятия «отпуск» в ТК. Текст доступен в электронной базе Госдумы.

Пошаговая инструкция по расчёту отпускных в 2025 году

Расчёт отпускных регламентирован Положением № 922 от  24.12.2007 г.

Подсказка от Системы Главбух

Определить количество дней ежегодного отпуска в зависимости от стажа, дату его окончания, сумму отпускных и срок их выплаты можно при помощи расчетчиков. В рекомендации Системы Главбух – четыре сервиса, которые помогут правильно рассчитать отпускные и время отдыха:
– остатки дней отпуска и рабочие годы;
– суммы отпускных;
– сроки выплаты отпускных;
– даты окончания отпуска.

Использовать расчетчики

Шаг 1: Определение расчётного периода

Расчётный период может быть менее или равен 12 месяцам. Так, по договорённости с работодателем отпуск можно взять после шести месяцев работы.

Если сотрудник полностью отработал год до начала отпуска, то рассматривается полный период работы до отпуска. Если сотрудник не выполнял трудовые обязанности по причине временной нетрудоспособности, командировок, простоя по причинам не зависящим от работодателя и работника или по вине работодателя, предоставления дополнительных выходных дней по уходу за детьми-инвалидами или инвалидами детства, освобождения от работы с полным или частичным сохранением или отсутствием зарплаты, то эти периоды, включая полученные работником суммы, исключаются из расчетного периода.

Срочно от Роструда. При расчете отпускных работодатели должны учитывать новое решение Роструда. Ведомство уточнило, что в стаж работы, который дает право на ежегодный оплачиваемый отпуск, не включают:

• время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 ТК РФ;
• время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста. 

Шаг 2: Определение среднедневного заработка

а) Полностью отработанный расчетный период 12 месяцев, отпускные считаются по формуле: 

СДЗ = Заработная плата за расчётный период : 12 месяцев : 29,3.

Пример 1. При общей сумме дохода за полностью отработанных 12 месяцев в размере 480000 руб., СДЗ = 480000 : 12 : 29,3 ≈ 1365 руб.

Если зарплата сотрудника увеличилась после определённого момента, то нужно умножить совокупный доход работника на коэффициент повышения зарплаты для определения среднедневного заработка.

б) Неполностью отработанный месяц. 

Количество дней в неполностью отработанном месяце = 29,3 : Количество календарных дней отпуска х Количество отработанных календарных дней в месяце.

в) Дни невыполнения трудовых обязанностей в разных месяцах.

СДЗ в неполностью отработанном расчетном периоде = Заработная плата за расчётный период : (Количество полностью отработанных месяцев х 29,3 + Количество дней в неполностью отработанных месяцах).

Пример 2. Исходные данные:
Фактический доход за 12 месяцев (с 1 сентября 2023 г. по 31 августа 2024 г.) = 450000 руб.,
выплаты по больничному листу в сентябре 2023 г. = 3000 руб.,
количество дней по больничному листу в сентябре 2023 г. = 5 дней,
количество дней простоя с частичным сохранением зарплаты в марте 2024 г. = 6 дней,
Сумма за дни простоя в апреле 2024 г. = 1500 руб.

Определение СДЗ в неполностью отработанном расчётном периоде:

Количество полностью отработанных месяцев равно 10.

Количество дней в неполностью отработанном месяце (сентябрь 2023 г.) = 29,3 : 30 х 27 = 26,4.
Количество дней в неполностью отработанном месяце (март 2024 г.) = 29,3 : 31 х 25 = 23,6.
Общее количество дней в неполностью отработанных месяцах = 26,4 + 23,6 = 50.
Так как были неполностью отработанные периоды, то из дохода вычитаем суммы, выплаченные в этот период, то есть 450000-3000-1500 = 445500 руб. — это сумма для расчёта СДЗ в неполностью отработанном периоде.
СДЗ в неполностью отработанном расчетном периоде = 445500 : (10 х 29,3 + 50) = 445500 : 343 ≈ 1299 руб.

Подсказка от Системы Главбух

В рекомендации Системы Главбух читайте, как определить средний дневной заработок для расчета отпускных, если: расчетный период отработан не полностью; отпуск предоставили в месяце приема на работу. А также как считать средний заработок вахтовику и при суммированном учете рабочего времени.

Читать рекомендацию

Шаг 3: Сравнение СДЗ с МРОТ, который также рассчитывается пропорционально отработанному периоду. 

Шаг 4: Расчёт суммы отпускных

Сумма отпускных = СДЗ х Количество дней отпуска

Отпускные могут оказаться меньше заработной платы из-за неполной отработки расчётного периода или меньшего размера дохода. 

В современных компаниях автоматический расчёт отпускных стал нормой. Главное — корректно ввести исходные данные. 

Если остались вопросы, эксперты Системы Главбух подготовили памятку: как считать отпускные

Расчет отпускных из МРОТ в 2025 году

С 1 января 2025 года федеральный МРОТ составляет 22 440 руб. Если работник трудится в режиме неполного дня или недели, сравнивайте средний заработок с «неполным» МРОТ. Например, когда сотрудник работает на полставки, средний заработок для расчета его отпускных не может быть меньше 11 220 руб. (22 440 руб. × 0,5).

МРОТ при расчете отпускных учитывайте, если средний месячный заработок сотрудника, который отработал полную норму рабочего времени, оказался меньше федерального минимума. Об этом сказано в пункте 18 положения, утвержденного постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922. Если уже посчитали и выплатили отпускные, доплатите сотруднику до МРОТ, иначе будет штраф.

Среднедневной заработок считайте по формуле:

Для расчета среднего дневного заработка из МРОТ формула такая:

После этого определяйте размер отпускных исходя из количества календарных дней отпуска.

Важно! Трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений предложить разрешить работникам с детьми брать отпуск в удобное для них время. К примеру, на время школьных каникул (Рекомендации от 29.11.2024 № 9пр).

Пример, как посчитать отпускные исходя из федерального МРОТ

Сотрудник идет в отпуск с 1 июня 2025 года на 28 календарных дней. Средний месячный фактический заработок за 12 месяцев расчетного периода, исходя из которого посчитали отпускные, составил 11 175 руб.

С 1 января 2025 года федеральный МРОТ составляет 22 440 руб. Средний месячный заработок в расчетный период у работника не достигает величины МРОТ. Определяем средний дневной заработок исходя из МРОТ.

Средний дневной заработок сотрудника исходя из МРОТ равен:

22 440 руб. : 29,3 дн./мес. = 765,87 руб./дн.

Итоговая сумма отпускных исходя из МРОТ:

765,87 руб./дн. × 28 дн. = 21 444,36 руб.

У совместителей и сотрудников, которые работают в режиме неполного рабочего времени, заработок может быть меньше МРОТ (ч. 3 ст. 133, ст. 285, 93 ТК, письмо Минтруда от 05.06.2018 № 14-0/10/В-4085). Для расчета среднего дневного заработка для оплаты отпуска таким сотрудникам учитывайте средний месячный заработок, который посчитали исходя из МРОТ – он будет пропорционален продолжительности рабочего времени работника. Формула такая:

Пример, как посчитать отпускные совместителю

Сотрудник работает по совместительству каждый день по 4 часа. Так как обычная продолжительность рабочего дня 8 часов, ставка совместителя равна 0,5 (8 ч : 4 ч). С 15 июня 2025 года сотруднику предоставили отпуск на 16 календарных дней. При расчете отпускных получилось, что средний месячный заработок меньше МРОТ.

Средний дневной заработок сотрудника-совместителя исходя из МРОТ равен:
22 440 руб. : 29,3 дн./мес. × 0,5 = 382,94 руб./дн.

Итоговая сумма отпускных исходя из МРОТ составила:
382,94 руб./дн. × 16 дн. = 6127,04 руб.

Возможно, сотрудник часть времени расчетного периода работал на неполной ставке, а часть времени – на полной. В таком случае отпускные из МРОТ считайте по формуле:

Важно! Работодатели должны предоставлять многодетным матерям возможность разделения отпуска на части по их желанию. В письме от 14.11.2024 № 14-6/ООГ-6616 представлены аргументы и рекомендации.

Пример, как посчитать отпускные, если сотрудник часть времени работал на неполной ставке

С 15 июня 2025 года сотруднику предоставили отпуск на 16 календарных дней. Расчетный период для отпускных – с июня 2024 года по май 2025 года. С июня по декабрь 2024 года сотрудник работал неполное время – каждый день по 4 часа. Так как обычная продолжительность рабочего дня 8 часов, ставка равна 0,5 (8 ч : 4 ч). С января по май 2025 года сотрудник работал полный день. При расчете отпускных получилось, что средний месячный заработок меньше МРОТ.

Средний дневной заработок сотрудника исходя из МРОТ равен:
22 440 руб. × (0,5 × 7 мес. + 5 мес.) : 12 мес. : 29,3 дн./мес. = 542,49 руб./дн.

Итоговая сумма отпускных исходя из МРОТ составила:
542,49 руб./дн. × 16 дн. = 8679,84 руб.

Важно! В Госдуму внесен законопроект, предлагающий внести  изменения в статью 123 ТК РФ, направленные на определение крайних сроков подачи заявления на ежегодный отпуск. Законопроект № 857355-8 опубликован на официальном сайте.

Важно! Депутаты предлагают ограничить право работодателей устанавливать длительные сроки подачи заявлений на отпуск вне графика. Новый срок составит от 5 до 14 дней (законопроект № 857355-8).

Эксперты разъяснили, как правильно рассчитать период, дающий право на отпуск, после перевода сотрудника на другую должность в рамках одной организации. Информация опубликована на телеграм-канале “Минтруда”.

При переводе сотрудника отпускной стаж сохраняется

Онлайн-помощник от «Актион 360»

Ответы на все вопросы по налоговым изменениям вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.

Задать вопрос