Новый налоговый регистр по НДФЛ в 2025 году: бланк, образец заполнения

Опубликовали в журнале "Главбух" таблицу изменений для всех бухгалтеров страны: 92 новации в 2025 году в формате было/стало

Основные изменения в расчете НДФЛ для отражения в регистрах

С 1 января 2025 года вводятся новые правила расчета НДФЛ:

1. Новые ставки налога: вместо 13% и 15% вводятся пять ставок: 13%, 15%, 18%, 20% и 22%.
2. Разделение по видам доходов:

• Зарплаты, премии, отпускные и больничные облагаются по новым ставкам.
• Дивиденды облагаются отдельно, с двухступенчатой шкалой (13% и 15%), при снижении порога доходов с 5 млн до 2,4 млн рублей.

3. Особые правила:

• Для сотрудников Крайнего Севера: северные надбавки облагаются по ставкам 13% и 15% до порога 5 млн рублей.
• Для участников СВО: сохраняются ставки 13% и 15% с лимитом 5 млн рублей.

Опубликовали в журнале "Главбух" инструкцию от ФНС, которая подскажет, что нужно сделать бухгалтеру из‑за новых правил по НДФЛ

Заполнение налогового регистра по НДФЛ в 2025 году

Организация ведет налоговый регистр по НДФЛ для каждого физического лица, в отношении которого она является налоговым агентом. В регистре отражаются данные по налогоплательщику за весь календарный год на основании аналитических регистров и первичных документов (п. 1 ст. 230 НК РФ).

Компании обязаны учитывать доходы, выплаченные физическим лицам по следующим основаниям:

• трудовые договора;
• гражданско-правовые договоры на выполнение работ или оказание услуг;
• авторские договоры;
• договоры купли-продажи (мены) ценных бумаг, если иное не предусмотрено п. 2 ст. 226.1 НК РФ.

При ведении регистра данные нужно вносить помесячно и нарастающим итогом с начала года:

• доходы – по каждому коду и дате выплаты;
• вычеты – по каждому коду.

Суммы доходов и вычетов указываются в рублях и копейках, как в расчете по форме 6-НДФЛ.

Если показатели выражены в иностранной валюте, они переводятся в рубли по курсу Банка России (п. 5 ст. 210 НК РФ):

• на дату фактического получения дохода – для доходов;
• на дату фактического осуществления расходов – для вычетов.

Сумма НДФЛ округляется до целых рублей: суммы до 50 копеек отбрасываются, а суммы от 50 копеек и выше округляются до полного рубля (п. 6 ст. 52 НК РФ).

С каких выплат удерживать НДФЛ

Налоговый регистр по НДФЛ в 2025: бланк

Налоговый кодекс, а также другие нормативные акты, письма ФНС и Минфина не устанавливают обязательной формы для ведения налогового регистра. Форму регистра следует разработать самостоятельно и утвердить как приложение к учетной политике. Можно использовать вариант, предложенный вашей бухгалтерской программой 1С.

При разработке формы регистра важно учитывать, что необходимо дважды в месяц отправлять налоговые уведомления по НДФЛ. Первое уведомление – за период с 1-го по 22-е число, второе – с 23-го по последнее число месяца. Особый период и сроки действуют в декабре.

Опубликовали в Системе Главбух инструкцию по уведомлениям НДФЛ на ЕНП. Из нее узнаете, какие коды проставлять и в какие сроки отчитываться

Как составить налоговый регистр по НДФЛ в 2025 году 

Для составления налогового регистра по НДФЛ в 2025 году рекомендуется включить следующие данные:

1. Информацию о налоговом агенте: наименование организации, ИНН, КПП.
2. Персональные данные получателя дохода: Ф.И.О., ИНН, дата рождения, гражданство, реквизиты документа, удостоверяющего личность, налоговый статус.
3. Виды и суммы доходов, выплачиваемых физическому лицу. Важно — налоговый агент не обязан отражать в регистре доходы, не облагаемые НДФЛ.
4. Виды предоставленных налоговых вычетов. Стандартные вычеты нужно предоставлять ежемесячно, как и прежде, с учетом группировки данных по месяцам и периодам для сдачи уведомлений.
5. Облагаемую базу для каждой шкалы ставок НДФЛ. С 1 января 2025 года необходимо рассчитывать несколько облагаемых баз для налога по разным шкалам и распределять суммы по соответствующим ставкам внутри одной шкалы.
6. Расчет налога, исчисленного по каждой шкале ставок НДФЛ.
7. Налоговый учет удержанного НДФЛ.

Эти данные помогут корректно вести учет и расчет НДФЛ для физических лиц в 2025 году.

В Системе Главбух смотрите примеры расчетов НДФЛ по новым правилам с 01.01.2025

Как вести регистр НДФЛ в 2025 году 

В 2025 году регистр налогового учета по НДФЛ следует оформлять на один календарный год. При этом налоговый агент может вести его в удобной для себя форме – на бумаге или в электронном виде. Регистр составляется с первого начисления и выплаты доходов. Даты выплат должны соответствовать требованиям статьи 223 НК.

Налоговый агент, не ведущий регистр, может столкнуться с штрафами за нарушение порядка учета доходов, расходов и объектов налогообложения. В случае грубого нарушения организация может быть оштрафована на 10 000 руб. Если регистр не велся несколько лет, штраф вырастет до 30 000 руб. При занижении налоговой базы ответственность увеличивается до 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (ст. 120 НК).

Также предусмотрена ответственность за не сдачу регистров по требованию налоговой инспекции (ст. 126 НК). Штраф составит 200 руб. за каждый не сданный вовремя документ и 10 000 руб. за отказ предоставить сведения. Кроме того, на основании заявления ИФНС суд может наложить штраф на должностных лиц организации в размере от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП).

Рассмотрим более подробно как вести регистр по НДФЛ в базах 1С в 2025 году. 

Как составить налоговый регистр по НДФЛ в 1С:ЗУП 8.3

Для интсрукции возьмем следующий пример:

В организацию принят новый сотрудник – Иванов И.И. Ему установлен оклад 60 000 рублей, а дата начала работы – 1 февраля 2025 года. Сотрудник подал заявление на налоговый вычет за первого ребенка и предоставила справку о доходах за предыдущий месяц (50 000 рублей).

Как сформировать регистр:

1. Перейдите в раздел «Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам».

2. Выберите пункт «НДФЛ», затем «Регистр налогового учета по НДФЛ».

3. Укажите период, за который необходимо составить отчет (по умолчанию выбран текущий год).
4. Настройте список сотрудников, если требуется сформировать регистр не для всех работников.

После выполнения этих шагов система автоматически сформирует налоговый регистр, учитывая все доходы, вычеты и удержания.

Для формирования отчета по конкретному сотруднику (например, в описанном случае) нужно:

1. Установить флажок «Сотрудник» и выбрать нужное ФИО из списка, через гиперссылку «Подбор».
2. Указать организацию, поставив галочку рядом с ее наименованием в справочнике. 

Для выбора необходимых параметров и настройки регистра откройте раздел «Настройки». Здесь доступны два режима:

• Простой режим (установлен по умолчанию): отчет формируется на основе текущих параметров, которые сохраняются автоматически. Изменять можно только сами параметры.
• Расширенный режим: позволяет изменять структуру документа, добавлять новые параметры, настраивать условия и сравнения. Созданный документ можно сохранить как новый или перезаписать текущий.

Расширенный режим предоставляет более широкие возможности настройки для создания индивидуализированных отчетов.

После завершения работы с настройками обязательно нажмите кнопку «Закрыть и сформировать», чтобы сохранить изменения и создать отчет.

В отчетной форме 1С «Регистр налогового учета по налогу на доходы физических лиц за 2025 год», соответствующей требованиям, предусмотрено шесть разделов.

Раздел 1

Содержит полную информацию о налоговом агенте – организации.

Раздел 2

Представляет собой карточку налогоплательщика с таблицей для указания его статуса. Указываются коды, используемые в справке о доходах:

• 1 – резидент РФ
• 2 – нерезидент РФ

Раздел 3

Включает данные о налоговых вычетах физического лица. Эта информация для каждого сотрудника доступна в разделе «Кадры» – «Сотрудники» – «Налог на доходы».

Раздел 4

Содержит расчеты налога на доходы физических лиц (НДФЛ) по кодам ОКТМО/КПП и налоговой базе. Если сотрудник был задействован в нескольких подразделениях в течение отчетного периода, таких разделов может быть несколько.

Подразделы расчета НДФЛ:

1. По кодам ОКТМО/КПП – расчет налога по ставке, для каждого месяца указываются суммы доходов, облагаемой части, базы, исчисленного налога и налоговых вычетов.
2. С дивидендов и других ставок – включаются доходы от дивидендов с указанием дат начисления.
3. Зачет авансовых платежей – фиксируются авансы, выданные всем категориям сотрудников.

Во всех подразделах расчеты ведутся по месяцам. Указываются даты операций: начисления, возврата, взыскания налога и крайний срок его перечисления.

Раздел 5

Содержит сведения обо всех налоговых вычетах, предоставленных сотрудникам за отчетный период.

Раздел 6

Обобщает данные о доходах и налогах за весь отчетный период, группируя суммы в соответствии с кодами ОКТМО/КПП. Каждый раздел оформлен в строгом соответствии с законодательством и учетными требованиями.

Онлайн-помощник от «Актион 360»

Ответы на все вопросы по налоговым изменениям вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.

Задать вопрос