Как составить письма-запросы о предоставлении информации: образцы в 2025 году

Письма-запросы о предоставлении информации — это один из наиболее востребованных видов деловой переписки. Однако с усилением требований к обработке персональных данных работодатели должны учитывать новые правила оформления таких запросов. Разбираем, на каком бланке составить запрос и на что важно обратить внимание.

Когда понадобится написать письмо о предоставлении информации

Письмо-запрос о предоставлении информации составляют в случаях, когда необходимо получить определенные сведения, документы или разъяснения от другой организации, государственного органа или физического лица. Такие запросы широко используют в деловой переписке, при взаимодействии с государственными структурами или в рамках выполнения договорных обязательств.

Приведем основные случаи, когда составлять письмо-запрос о предоставлении информации:

1. Для получения документов или данных:
   - Если вам нужны копии документов, отчеты, справки или иная информация от контрагента, государственного органа или партнера.
   
   
2. Для уточнения информации:
   - Если требуется разъяснение по какому-либо вопросу, например, о порядке выполнения обязательств, условиях договора или технических характеристиках товара.
   
   
3. Для выполнения обязательств:
   - Если для выполнения своих обязательств (например, по договору) вам необходимы дополнительные данные от другой стороны.
   
   
4. Для проведения проверок или аудита:
   - Если вы проводите внутреннюю проверку или аудит и вам нужна информация от подрядчиков, поставщиков или других контрагентов.
   
   
5. Для взаимодействия с государственными органами:
   - Если вы запрашиваете информацию у государственных или муниципальных органов (например, налоговой инспекции, Росстата, органов местного самоуправления).
   
   
6. Для подготовки отчетности или аналитики:
   - Если вам нужны данные для составления отчетов, анализа рынка или проведения исследований.

Важно! Запросите у контрагента документы перед заключением с ним договора. Набор документов, которые надо запросить у партнера по бизнесу после проверки его по открытым источникам информации, зависит от того, кто именно выступает контрагентом. В Системе Главбух смотрите, какие бумаги и для чего понадобятся.

На каком бланке составлять запрос для получения информации

По общему правилу запрос составляют на фирменном бланке организации с указанием реквизитов получателя, а также датой и номером запроса. Сам запрос составляют с подробным перечнем необходимой информации, целями получения и форматом представления.

Использование фирменного бланка придает документу официальный вид и подчеркивает его значимость. Фирменный бланк обычно содержит реквизиты организации, что упрощает идентификацию отправителя.

Какие реквизиты отражают на фирменном бланке:

• Наименование организации (полное и сокращенное).
• Логотип компании (если есть).
• Юридический адрес.
• ИНН, КПП, ОГРН.
• Контактные данные (телефон, email, сайт).
• Банковские реквизиты (если требуется).

У такого варианта запроса есть ряд преимуществ. В частности, такое оформление повышает доверие к документу и упрощает идентификацию отправителя.

Кроме того, бланк запроса на получение информации может быть составлен в свободной форме.

Важно! В ходе выездной проверки проверяющие могут запросить документы (информацию) о проверяемой организации у ее контрагентов или иных лиц, которые располагают такими сведениями (п. 1 ст. 93.1 НК). Поскольку состав «иных лиц» в статье 93.1 НК не раскрывается, инспекция может запросить необходимые сведения у кого угодно. Например, у обслуживающих банков или сотрудников, работающих в организации (п. 12 письма ФНС от 13.09.2012 № АС-4-2/15309). Как ИФНС истребует у контрагентов документы или информацию, разобрали эксперты Системы Главбух.

Общие требования как составить письмо-запрос, чтобы не нарушить закон о персональных данных

Сначала рассмотрим, какие сведения включить в письмо:

1. Реквизиты
   - Укажите полные реквизиты отправителя и получателя.
   - Если письмо адресовано физическому лицу, укажите его ФИО и контактные данные.
   
   
2. Заголовок
   - Напишите заголовок, например: "Письмо-запрос о предоставлении информации" или "Запрос сведений".
   
   
3. Основной текст
   - Четко сформулируйте, какую информацию вы запрашиваете.
   - Укажите сроки и форму предоставления информации.
   
   
4. Подпись
   - Письмо должно быть подписано уполномоченным лицом (например, руководителем организации или ответственным сотрудником).
   - Печать (ставится в соответствии с внутренними правилами компании, то есть если от нее отказались, то печать проставлять на запросе не надо).

Важно! Сведения, которые ИФНС раскрывает третьим лицам с согласия налогоплательщика, не считают налоговой тайной. В рекомендации Системы Главбух смотрите подробные ответы, какие сведения относят к налоговой тайне, как заполнить и подать согласие на раскрытие налоговой тайны, можно ли его отозвать и как получить доступ к налоговой тайне контрагента. Образцы документов и справочник с кодами ускорят подготовку согласия и уберегут от ошибок.

Отметим, что письмо может содержать персональные данные. В таком случае к запросу необходимо приложить копию согласия работника на получение персональных данных (ст. 88 ТК). При этом такое согласие должно быть конкретным, информированным и сознательным (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Вот пример — контрагент запросил копию паспорта директора. Можно ли запрашивать такие сведения и предоставлять их? Ответ смотрите в Системе Главбух.

Некоторые учреждения имеют собственные требования к запросам о предоставлении информации, например, Росреестр (ст. 62 Федерального закона от 13.07.2015 № 218-ФЗ).

Согласия для работы с персональными данными необходимо оформить с каждым субъектом, чьи данные обрабатывает компания. Согласие доказывает, что работник, клиент или контрагент разрешает компании использовать его персональные данные: собирать, хранить и передавать третьим лицам. Ниже образцы согласий для разных целей.

Скачать все образцы для работы с персональными данными

Образец запроса в налоговую инспекцию о предоставлении полных сведений из ЕГРН об организации

Скачать образец

Образец запроса о предоставлении всех сведений из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) о себе

Скачать образец

Образец запроса в ИФНС о предоставлении сведений о контрагенте из ЕГРЮЛ (ЕГРИП)

Скачать образец

Образец запроса продавцу на УСН о ставке НДС или освобождении от налога с 2025 года

Скачать образец