Новая форма счета-фактуры в 2025 году: изменения, образец заполнения

Счет-фактуру составляйте по типовой форме, утвержденной постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Электронный счет-фактуру выставляйте в формате, который утвержден приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Учтите правила про электронные счета-фактуры по НДС. При реализации непрослеживаемых товаров, работ, услуг либо имущественных прав счет-фактуру можно оформить на бумаге или в электронном виде, а при реализации прослеживаемых товаров – в электронном виде, но в отдельных случаях на бумаге (п. 1 и 1.1 ст. 169 НК).

В период с 09.02.2024 по 31.03.2025 включительно можно выставлять электронные счета-фактуры (УПД) с реквизитами прослеживаемости как с графой 14, так и без этой графы. ФНС утвердила новый формат электронного счета-фактуры (УПД) с графой 14, который действуют с 9 февраля 2024 года (приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@).

Образец заполнения счета-фактуры с новыми реквизитами

Скачать образец

До 1 апреля 2025 года можно выставлять электронные счета-фактуры или УПД как с графой 14, так и без графы 14. Старый формат из приказа ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ без каких-либо изменений налоговая служба утвердила в приложении 2 к приказу ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (п. 3 и 4 приказа ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@).

В период с 01.10.2023 до вступления в силу новых форматов выставляйте электронные корректировочные счета-фактуры (УКД) с реквизитами прослеживаемости по действующим форматам без графы 14. Формат утвержден приказом ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@. После того, как новые форматы с графой 14 вступят в силу, действует переходный период на срок не менее одного года. В переходный период выставлять электронные корректировочные счета-фактуры (УКД) можно:

• по действующему формату без графы 14;
• обновленному формату с графой 14, который ФНС пока не утвердила.

Если в переходный период применяете форматы без графы 14, по этим же форматам выставляйте исправленные счета-фактуры (УПД, УКД). Это следует из письма ФНС от 26.09.2023 № ЕА-4-15/12314@. Отказов в вычетах НДС быть не должно (п. 2 ст. 169 НК).

Новую графу 14 и данные о прослеживаемости в электронных счетах-фактурах (УПД, УКД) нужно заполнять только тем, кто работает с прослеживаемыми товарами, остальные организации или ИП эти данные не формируют.

Бумажные счета-фактуры по НДС составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр продавец выставляет покупателю, второй оставляет себе (п. 6 Правил заполнения счетов-фактур, утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137). Но иногда достаточно составить один экземпляр.

На типовых бланках счетов-фактур в правом верхнем углу печатают реквизиты документа, которым утверждена форма счета-фактуры, в той или иной редакции. Например, «Приложение № 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137». Наличие этой фразы или указание конкретной редакции постановления не обязательно. Однако на практике покупатели иногда отказываются принимать счет-фактуру без этого реквизита. Но такая «ошибка» незначительна. Если остальные реквизиты счета-фактуры есть в форме, покупателю не откажут в вычете (п. 5 и 6 ст. 169 НК, письма Минфина от 16.04.2018 № 03-07-09/25153, от 16.01.2018 № 03-07-09/1319).

Бухгалтерские программы могут формировать счет-фактуру, в котором строки 1–8 расположены в две колонки. Такой документ признают соответствующим требованиям налогового законодательства, если в нем не нарушено содержание и число показателей, предусмотренных пунктом 5 статьи 169 НК и постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Соответственно, покупателю по такому счету-фактуре инспекторы в вычете НДС не откажут (письмо ФНС от 23.08.2021 № 3-1-11/0116).

Подсказка от журнала «Главбух»

За продажу «бумажного» НДС скоро будут наказывать по новой статье 173.3 УК. Президент подписал закон, который обсуждали не один год. Его текст несколько раз перекраивали, чтобы ответственность распространялась только на продавцов НДС, а не на тех, кто просто допустил ошибку в декларации или счете-фактуре. Остались ли у главбухов и директоров компаний риски оказаться среди подозреваемых, объясняет руководитель практики нормотворчества и регуляторных инициатив МЭФ Legal Вадим Зарипов. Кого теперь накажут за «бумажный» НДС, читайте в журнале Главбух.

Узнать подробности

Как заполнять счет фактуру продавцам прослеживаемых товаров

По общему правилу отгрузочный счет-фактуру (корректировочный счет-фактуру) по прослеживаемым товарам оформляют в электронном виде по утвержденным ФНС форматам. Есть случаи, когда документы можно составить на бумаге (п. 1.1–1.2 и 9 ст. 169 НК). Сведения о прослеживаемости указывайте в графах 11–14 счета-фактуры (п. 5 и 5.2 ст. 169 НК). Электронные документы подписывайте квалифицированной ЭЦП и направляйте контрагентам через спецоператора связи по ТКС (п. 6 ст. 169 НК).

Отгрузка. В счете-фактуре на отгрузку прослеживаемых товаров в графе 11 указывайте РНПТ. В графах 12 и 12а счета-фактуры проставьте код и условное обозначение единицы измерения прослеживаемых товаров. В графе 13 счета-фактуры пропишите количество прослеживаемого товара в единицах измерения, которые указали в графах 12 и 12а, а в новой графе 14 — его стоимость без НДС. Другие реквизиты счета-фактуры на отгрузку заполняйте в общем порядке (п. 5 ст. 169 НК, п. 1–2.2 Правил заполнения счета-фактуры).

Прослеживаемые товары с разными РНПТ, которые имеют одинаковые наименования, единицу измерения и цену, отражайте в одной строке счета-фактуры. К этой строке заполняйте подстроки в графах 11–14 по каждому РНПТ (п. 2.2 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).

Образец счета-фактуры на реализацию прослеживаемых товаров

Скачать образец

Выполнение работ. При передаче прослеживаемых товаров в составе выполненных работ счет-фактуру (корректировочный счет-фактуру) нужно выставлять в электронном виде с реквизитами прослеживаемости. Такие правила закрепили в НК с 1 октября 2023 года (п. 1.2 ст. 169 НК). Аналогичный порядок ФНС рекомендовала применять до 01.10.2023 (письма ФНС от 21.02.2023 № ЗГ-3-15/2580@, от 22.12.2021 № СД-4-15/17982).

Строки и графы счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры) на выполненные работы заполняйте в общем порядке (п. 5 и 5.2 ст. 169 НК, п. 1–2.2 Правил заполнения счета-фактуры, п. 1–2 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137). Стоимость переданного заказчику прослеживаемого товара включайте в цену выполненных работ (п. 2 ст. 709 ГК).

Прослеживаемый товар отражайте в счете-фактуре (корректировочном счете-фактуре) отдельной строкой. В соответствующих подстроках граф 11–14 счета-фактуры указывайте РНПТ и другие реквизиты прослеживаемости. В графе 1а счета-фактуры можно выделить наименование прослеживаемого товара, который передаете в составе выполненных работ. Запрета на такое выделение в законодательстве нет (письмо ФНС от 23.01.2024 № ЗГ-2-15/791@). В акте выполненных работ указывать реквизиты прослеживаемости не обязательно (письма ФНС от 21.02.2023 № ЗГ-3-15/2580@, от 22.12.2021 № СД-4-15/17982).

Образец счета-фактуры при передаче прослеживаемого товара в составе работ

Скачать образец

Корректировка. Графы 11, 12 и 12а корректировочного счета-фактуры заполняйте в том же порядке, как одноименные графы отгрузочного счета-фактуры. В графе 13 указывайте разницу между количеством отгруженного товара до и после корректировки, а в новой графе 14 — его стоимость до и после корректировки. Другие строки и графы корректировочного счета-фактуры заполняйте в общем порядке (п. 5.2 ст. 169 НК, п. 1–2 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры).

Прослеживаемые товары с разными РНПТ, которые имеют одинаковые наименования, единицу измерения и цену, отражайте в одной строке корректировочного счета-фактуры. К этой строке заполняйте подстроки в графах 11–14 по каждому РНПТ (подп. я_2 п. 2 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).

Счет-фактура без НДС. Продавцы, которые получили освобождение от НДС на основании статей 145 и 145.1 НК, обязаны выставлять счета-фактуры покупателям, если ведут облагаемые НДС операции (п. 1 ст. 146 НК). К таким продавцам относятся организации и предприниматели на ОСН, применяющие ЕСХН, участники проекта «Сколково» и инновационных научно-технических центров. Получить освобождение можно, если выполнен ряд условий.

По общему правилу такие налогоплательщики НДС покупателям не предъявляют, поэтому в графы 7 «Налоговая ставка» и 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю» счета-фактуры на реализацию вносят запись «без НДС» либо проставляют на документе штамп с надписью «Без налога (НДС)». Налог придется перечислить в бюджет, если в счете-фактуре выделите сумму НДС. Об этом сказано в пункте 5 статьи 168, подпункте 1 пункта 5 статьи 173 НК, письмах Минфина от 26.05.2015 № 03-07-14/30264, от 24.05.2013 № 03-07-09/18686.

Авансы. В счетах-фактурах на аванс реквизиты прослеживаемых товаров не указывают. С учетом этого оформить такой счет-фактуру можно на бумаге. Это следует из пункта 5.1 статьи 169 НК, пункта 4 Правил заполнения счета-фактуры, которые утверждены постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Когда оформлять счет-фактуру по НДС

По общему правилу счет-фактуру на реализацию нужно выставить не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав. Не важно, в какой момент перешло право собственности на товар к покупателю. Такие выводы следуют из пункта 3 статьи 168 НК, письма Минфина от 26.07.2004 № 03-04-08/45. Есть случаи, когда счет-фактуру на реализацию выставляют не позднее 5-го числа месяца, следующего за истекшим месяцем или кварталом.

Если последний день срока выпадает на выходной, нерабочий праздничный или нерабочий день, выставить счет-фактуру надо не позднее ближайшего рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК). Дату отгрузки (передачи) включайте в этот пятидневный срок. Такой датой считают дату первого по времени составления первичного документа, оформленного на покупателя. Например, накладной или акта. Выставлять счет-фактуру до отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг нельзя. Это следует из пункта 3 статьи 168 НК, писем Минфина от 12.07.2019 № 03-07-09/51713, от 29.10.2018 № 03-07-11/77373, от 18.10.2018 № 03-07-14/4899.

Есть случаи, когда счет-фактуру выставляют не позднее 5-го числа месяца, следующего за истекшим месяцем или кварталом. Например, когда:

• отгружают товар ежедневно одному и тому же покупателю на протяжении нескольких месяцев;
• сдают имущество в аренду;
• оказывают иные длящиеся услуги (охрана, хранение, связь).

Штрафы за несоблюдение сроков выставления счетов-фактур НК не предусмотрены. Покупатель вправе принять НДС к вычету, даже если продавец выставит счет-фактуру позже пяти календарных дней со дня отгрузки (передачи).

Подсказка от журнала «Главбух»

В статье журнала Главбух — образцы счетов-фактур, записей в книгах продаж и покупок, которые пригодятся вам в 2025 году, если применяете упрощенку и обязаны платить НДС. На образцы можно опираться, если применяете пониженную ставку НДС — 5 или 7 процентов либо стандартную — 10 или 20 процентов.

Узнать подробности

Как заполнить счет-фактуру

Обязательны реквизиты счета-фактуры поименованы в пунктах 5 и 5.1 статьи 169 НК. Счет-фактуру заполняйте по Правилам, которые утверждены постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Из-за ошибок в некоторых из них покупателю могут отказать в вычете НДС (п. 2 ст. 169 НК). Хранить счета-фактуры надо не менее пяти лет.

Пропишите в счете-фактуре такие данные:

• порядковый номер и дату составления (строка 1);

• сведения о продавце (строки 2, 2а и 2б);

• сведения о грузоотправителе (строка 3);

• сведения о грузополучателе (строка 4);

• реквизиты документов на оплату, если оплата прошла до реализации (строка 5);

• сведения об отгрузке (строка 5а);

• сведения о покупателе (строки 6, 6а и 6б);

• информацию о валюте (строка 7);

• сведения о госконтракте (строка 8);

• наименование и коды реализованных товаров, работ, услуг, имущественных прав (графы 1 и 1а);

• единицы измерения (графы 2 и 2а);

• количественные показатели (графа 3);

• стоимостные показатели (графы 4, 5 и 6);

• данные для расчета НДС (графы 7, 8 и 9);

• сведения об импортных товарах (графы 10, 10а, 11);

• сведения о прослеживаемых товарах (графы 12, 12а, 13 и 14);

• суммарные показатели из граф 5, 8 и 9 счета-фактуры (строка 9).

От имени организации счет-фактуру подписывают руководитель и главный бухгалтер. Но сделать это вправе другие лица, которым предоставлены такие полномочия приказом или доверенностью.

В счет-фактуру можно внести дополнительные реквизиты. Как внести в счет-фактуру дополнительные реквизиты, смотрите в Системе Главбух. Чтобы указать всю необходимую информацию, документ можно заполнять на нескольких листах, то есть оформить многостраничный счет-фактуру.

Ошибочно выставленные счета-фактуры можно аннулировать. Как это сделать, смотрите в инструкции от Системы Главбух. Если счет-фактура не выставлен, продавца оштрафуют. Размеры штрафов смотрите в таблице. Без счета-фактуры покупатель не сможет принять НДС к вычету.

Учитывайте особенности заполнения отдельных реквизитов, если:

• выполняете работы, оказываете услуги;

• применяете освобождение от НДС по статьям 145 и 145.1 НК;

• решили выставить счет-фактуру по не облагаемым НДС операциям;

• реализуете товары, работы, услуги или имущественные права физлицам без статуса предпринимателя;

• экспортируете товары в страны ЕАЭС и другие страны;

• составляете сводные счета-фактуры по нескольким отгрузкам.

Справочник. Опасные ошибки в счетах-фактурах по НДС

Открыть справочник

 В статью внесены изменения на основании последних новостей.