Журнал учета полученных и выданных счетов-фактур в 2025 году: образец, бланк

Журнал учета счетов-фактур должны вести больше налогоплательщиков из-за масштабных изменений 2025 года. Узнайте, как правильно вести и хранить документы по НДС под новые требования. Разберем в статье 5 ключевых шагов, которые помогут учитывать выставленные и полученные счета-фактуры без ошибок.

Шаг 1.  Определить, кто ведет журнал учета выставленных и полученных счетов-фактур

Журнал учета счетов-фактур ведут налогоплательщики - посредники, которые  выставляют или получают счета-фактуры, не являясь собственниками имущества.

В целях заполнения журнала учета счетов-фактур к посредникам относят:

• комиссионеров; 
• агентов;
• экспедиторов, которые организуют исполнение услуг с привлечением третьих лиц, но сами в перевозках не участвуют;
•  застройщиков,  которые привлекают подрядчиков.

Обязанность вести журналы учета не зависит от системы налогообложения, которую применяет посредник. 

Шаг 2.  Как оформить и зарегистрировать счет-фактуру при продаже через посредника

Порядок оформления и регистрации счета-фактуры зависит от того, как действует посредник: от имени заказчика или от своего имени.

Посредник действует от имени заказчика

По общему правилу счет-фактуру покупателю от своего имени выставляет заказчик (доверитель, принципал). Посредник тогда счета-фактуры не выставляет и журнал учета не ведет. 

Посредник действует от своего имени

В этом случае посредник обязан выставлять покупателям счета-фактуры. При этом посредники, которые не признаются плательщиками НДС либо освобождены от НДС, обязаны вести журнал учета счетов-фактур и сдавать его в налоговую инспекцию. Вести книгу покупок и продаж такие посредники не обязаны (п. 1 и 3.1 ст. 169, п.5.2 ст.174 НК РФ).

Пример:

ООО “Парус” заключило договор комиссии с ООО “Проект” . По договору “Парус “ как посредник продает ООО ”Проект” партию пылесосов - 50 шт. Цена партии - 600 000 рублей, в том числе НДС -100 000 рублей. ООО “Парус” заключило договор поставки с ООО “ Чистый дом” на продажу всех пылесосов. Партию отгрузили покупателю и в этот же день, “Парус” выставил в адрес ООО “Чистый дом” счет- фактуру от 11 сентября № 123 и передал копию ООО “Проект”. Этот счет-фактуру “Парус” зарегистрировал в части 1 (выставленные счета-фактуры) журнала учета счетов-фактур, а в книге продаж не регистрировал.

На сумму проданных товаров ООО “Проект” выставило в адрес “Паруса” счет-фактуру от 11 сентября № 321. Полученный от ООО “Проект” счет-фактуру “Парус” зарегистрировал в части 2 (полученные счета-фактуры) журнала учета счетов-фактур, а в книге покупок - не зарегистрировал.

Организация “Парус” является плательщиком НДС. На сумму своего вознаграждения она выставила счет-фактуру ООО “Проект”. Этот документ регистрируется в книге продаж, в журнал учета счетов-фактур его вносить не нужно.

Шаг 3.  Как представлять журнал выставленных и полученных  счетов-фактур в ФНС

Журнал учета счетов-фактур необходимо предоставить в налоговую инспекцию по месту регистрации компании. В каком виде это будет сделано, зависит от того, является ли посредник плательщиком НДС.

Посредник - плательщик  НДС. 

В обычном порядке ведет учет НДС, сдает налоговую декларацию по НДС, в разделе 10 и 11 которой отражает “транзитные” операции, указанные в журнале учета счетов-фактур. Отдельно подавать журнал учета не требуется. Сроки сдачи декларации 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Посредник освобожден от обязанностей плательщика НДС (спецрежим).

Предоставляет в налоговую только журнал учета счетов-фактур, не позднее 20 числе месяца, следующего за истекшим кварталом.  Все отчеты отправляются в налоговую по ТКС  (п. 5.2 ст. 174 НК РФ).

На основании полученных от посредников журналов ИФНС контролирует, соответствуют  ли суммы НДС, исчисленные   комитентами при продаже  и покупке товаров, суммам налога, уплаченным в бюджет.

Шаг 5. Где вести журнал полученных и выставленных счетов-фактур

Законодательство,  описывающее формы документов, применяемых при расчетах НДС, разрешает вести журнал и в электронном формате, и на бумаге. Форма ведения журнала утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 №1137.

Учетной политикой компании определяются сроки хранения документа,  но  не менее четырех лет с даты последней записи.

Подсказка от Системы Главбух

Если остались вопросы, читайте в Системе Главбух, как вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур

Читать рекомендацию

Основные правила заполнения

Журнал должен содержать следующие обязательные графы:

1. Порядковый номер записи – уникальный номер для каждой операции.

2. Дата счета-фактуры – дата, указанная в самом документе.

3. Номер счета-фактуры – реквизит, присвоенный документу.

4. Наименование контрагента – название организации или имя индивидуального предпринимателя, участвующего в сделке.

5. ИНН/КПП контрагента – налоговые реквизиты поставщика или покупателя.

6. Сумма операции – общая стоимость товара, работы или услуги с НДС.

7. Сумма НДС – выделенная сумма налога.

8. Наименование товаров/услуг – описание реализуемых или приобретаемых позиций.

Все записи должны быть внесены в хронологическом порядке. 

Также читайте:

• Электронный документооборот: УПД в действии

Образец заполнения журнала учета счетов-фактур на 2025 год

Пример заполнения граф журнала:

Скачать образец

Новости! ФНС в письме ЗГ-2-3/17077 от 14.11.2024 предоставила разъяснения по заполнению строки 5а в счетах-фактурах. В строке «Документ отгрузки» можно указать название, номер (при наличии) и дату документа об отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг или передаче имущественных прав. Данные указываются через точку с запятой без дополнительного вывода слова «наименование». Заполнение строки 5а зависит от типа счёта-фактуры: на отгрузку или аванс.

Онлайн-помощник от «Актион 360»

Ответы на все вопросы по налоговым изменениям вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.

Задать вопрос