Как правильно оформить счет-фактуру на УСН: образец 2025 года

Счет-фактура на УСН станет обязательным для плательщиков, которые с 1 января 2025 года достигнут дохода 60 млн рублей и будут уплачивать НДС. Такая обязанность возникает при получении аванса, при отгрузке товара, выполнении работ или оказании услуг и других операциях.

В статье рассмотрим порядок, сроки и основания выставления счета-фактуры, а также ответственность за несоблюдение требований законодательства.

НДС для УСН с 01.01.2025 

С наступлением нового года бизнес на упрощённой системе налогообложения (УСН) столкнётся с необходимостью уплачивать НДС. Это связано с тем, что сделки с контрагентами на УСН теперь будут отслеживаться специальной программой налоговых инспекторов — АСК НДС-2. Эта программа автоматизирует проверку деклараций по НДС на основе анализа книг продаж и покупок, а также журналов учёта выставленных и полученных счетов-фактур. Сотрудничающие стороны должны будут объяснять налоговым органам возможные ошибки в расчётах (так называемые «разрывы» НДС из-за неправильного вычета) в счетах-фактурах или декларациях.

Однако некоторые компании всё же смогут избежать уплаты НДС при использовании УСН. Это возможно при соблюдении определённых условий, когда организация не выписывает счета-фактуры.

Основания освобождения от применения НДС на УСН:

Важно! Если лица, освобождённые от уплаты НДС, выставляют счёт-фактуру с НДС, они должны предоставить декларацию в электронной форме через специализированные операторы электронного документооборота (ЭДО). Бумажный вариант или подача через личный кабинет плательщика недопустимы.

Если у упрощенца нет основания для освобождения от НДС, он обязан выставлять счета-фактуры в соответствии с нормами законодательства

Основания применения НДС на УСН (за исключением указанных выше оснований освобождения):

• Если доход за 2024 год составил от 60 млн до 250 млн руб. возникает обязанность уплатить НДС по ставкам 5% или 20 (10) % (в зависимости от выбора плательщика); от 250 млн до 450 млн руб.  - по ставкам 7% или 20 (10) %.
• Если упрощенец выступает посредником, продающим товары от своего имени и за свой счет, он обязан выписывать покупателям накладные и счета-фактуры.

Читайте также статью "Оформление счетов-фактур при сдаче металлолома."

Подсказка от журнала «Главбух»

Проверьте право на освобождение от НДС или выберите ставку НДС вместе с экспертами журнала «Главбух»

Проверить

Счет-фактура на УСН

С 1 октября 2024 года обновили форму счета-фактуры и уточнили правила заполнения строки 5а счета-фактуры. Плательщики НДС при реализации товаров, работ, услуг или имущественных прав обязаны оформлять счет-фактуру. Это основной документ для подтверждения вычета по НДС. Читайте в рекомендации Системы Главбух — когда выставлять счета-фактуры, по какой форме и формату.

Читать рекомендацию

С момента возникновения указанных выше оснований, плательщик УСН обязан выставить счет-фактуру при:

• поступлении авансового платежа в счет будущей отгрузки;
• при отгрузке товара (работ, услуг).    

Счет-фактура на аванс. На авансовый платеж необходимо выставлять счет-фактуру на основании п. 3 ст. 168 НК РФ в течение пяти календарных дней со дня получения предоплаты.    

Счет-фактура на аванс не выставляется в следующих случаях:

• применяется освобождение от НДС;
• аванс получен по необлагаемым НДС операциям, по нулевой ставке НДС;
• предоплата в счет товаров (работ, имущественных прав, услуг), если срок изготовления превышает шесть месяцев (п. 13 ст. 167 НК РФ);
• отгрузка производится в течение пяти календарных дней (в том же квартале).

Авансовые платежи можно объединить в один общий счёт-фактуру, если они поступают регулярно. Этот документ нужно оформить на авансы, по которым ещё не была произведена отгрузка, не позднее пятого числа следующего месяца (письма Минфина от 07.03.2022 № 03-07-12/19129, ФНС от 28.02.2022 № СД -3-3/1758, от 16.03.2021 № СД-18-3/446).

Читайте в Системе Главбух подробнее, как составить и зарегистрировать счет-фактуру на аванс

Счет-фактура при отгрузке. Счет-фактуру необходимо выставить при выполнении работ (оказании услуг, отгрузке товара), передаче имущественных прав (п.3 ст. 168 НК РФ).

Срок – не позднее пяти календарных дней с даты отгрузки.

Минфин не возражает против выставления сводного счета-фактуры если заключен долгосрочный договор на непрерывную поставку (как в течение одного дня, так и за месяц). Например, при поставке скоропортящихся продуктов, электроэнергии, газа и т.д.

Минфин разъясняет, что если договором предусмотрены многократные поставки в течение одного дня, то организация или индивидуальный предприниматель могут выставить единый счёт-фактуру не позднее пяти календарных дней после даты отгрузки. Это также применимо, если товары доставляются разным грузополучателям (письма Минфина России от 11.09.2008 № 03-07-09/28 и от 02.05.2012 № 03-07-09/44).

Счёт-фактура может быть выставлен не позднее 5-го числа месяца, следующего за истёкшим месяцем или кварталом, в следующих случаях:

• товары поставляются одному и тому же покупателю ежедневно на протяжении нескольких месяцев;
• предоставляются услуги, которые носят длительный характер (например, охрана, хранение, связь).
  В таких ситуациях счета-фактуры регистрируются в книге продаж за тот период, в котором были реализованы товары (услуги, работы).

Счет-фактура при нулевой ставке. С 2025 года организации и ИП с доходом свыше 60 млн рублей могут применять нулевую ставку НДС. Важно, что условия применения нулевой ставки зависят от выбранной ставки НДС:

1. При пониженных ставках (5% или 7%)
   Нулевая ставка применяется для операций, указанных в подпунктах 1–1.2, 2.1–3.1, 7 и 11 пункта 1 статьи 164 НК РФ. Примером таких операций являются:

• Экспорт товаров;
• Продажа товаров дипломатическим представительствам и международным организациям.
• При общей ставке (20% или 10%)
  Нулевая ставка применяется ко всем операциям, указанным в пункте 1 статьи 164 НК РФ. Например, это касается услуг гостиниц.

При применении нулевой ставки счет-фактура оформляется в обычном порядке, регистрируется в книге продаж и отражается в разделе 9 декларации по НДС. Для подтверждения применения нулевой ставки упрощенцам, как и налогоплательщикам на ОСНО, нужно предоставить документы, перечисленные в статье 165 НК РФ.

Счет-фактура у посредника. Обязанность выставления счета-фактуры возникает у упрощенца в том случае, если он продает товары от своего имени, выписывает накладные и счета-фактуры. Счет-фактуры посредник выписывает, поскольку продавец применяет общую систему. Данные счета-фактуры посредник прикладывает к отчёту для заказчика, регистрирует счета-фактуры в журнале учета. Далее этот журнал направляется в налоговую инспекцию до 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом. (в строках 2, 2а и 2 б указываются данные посредника (согласно учредительным документам), остальная информация переносится из счета-фактуры заказчика)

Подробнее об особенностях оформления счета-фактуры при посреднических операциях узнайте в рекомендации Системы Главбух

Cправка вместо счета-фактуры

При реализации товаров (работ, услуг) физическим лицам (не имеющим статус ИП) вместо счета-фактуры продавец может выставить бухгалтерскую справку-расчет (или иной сводный документ) за отчетный период (месяц, квартал), который зарегистрирует в книге продаж. Данные из книги продаж переносят в раздел декларации по НДС.

Единой формы справки-расчета нет, но рекомендуем воспользоваться формой по ОКУД 0504833, утверждённая Приказом Минфина РФ от 30 марта 2015 года № 52н.

Штрафные санкции

В случае нарушения сроков выставления счета-фактуры, налоговая инспекция может начислить штрафы:

• в случае если счет-фактура, по истечении пяти календарных дней, выставлен в другом налоговом периоде, но это не повлекло занижения налоговой базы - в размере от 10 000 рублей (однократное нарушение) до 30 000 рублей (систематическое нарушение) по пп. 1 и 2 ст. 120 НК РФ;
• в случае если то же деяние повлекло занижение налоговой базы - в размере штрафа до 20 % от суммы недоплаты, но не менее 40 000,00 рублей.

Также вам будет интересно:

• Учёт лизинговых платежей для учёта возврата НДС