Сведения о среднесписочной численности в 2025 году останутся обязательными для сдачи в Росстат для всех предприятий и ИП с работниками. В статье рассмотрим, как правильно рассчитать среднесписочную численность сотрудников, какие данные необходимо использовать и как корректно подать документы.
Среднесписочную и среднюю численность нужно рассчитать для отчетности в статистику, заполнения РСВ, ЕФС-1. Также показатели средней численности понадобятся, чтобы определить право на применение УСН и ПСН и подтвердить право на налоговые льготы. В рекомендации Системы Главбух – подробная инструкция, как рассчитать среднесписочную и среднюю численность с учетом их отличий.
Среднесписочная численность: что это?
Среднесписочная численность работников (ССЧ) — это показатель, отражающий количество сотрудников, работающих в организации или на предприятии на протяжении определённого периода времени. Сведения о ССЧ предоставляются ежемесячно, затем ежеквартально, каждые полгода и за 9 месяцев, а также по итогам года. В 2025 году информация о ССЧ будет предоставляться в новом формате:
- через форму ЕФС-1 в Социальный Фонд России (приказ СФР от 17.11.2023 г. № 2281);
- через форму РСВ в Федеральную налоговую службу (проект приказа ФНС России «О внесении изменений в приложения к приказу ФНС России от 29.09.2022 г. № ЕД-7-11/878@»);
- через форму № П-4 в Росстат (приказ Росстата от 31.07.2024 г. № 338).
Смотрите в рекомендации Системы Главбух, как заполнить все разделы РСВ и примеры заполнения отчета. Вы узнаете, как заполнить РСВ в разных случаях, например, когда есть совместители, исполнители по ГПД, уволенные сотрудники, иностранцы, как отразить выплаты и взносы по общим и пониженным тарифам.
Кто отчитывается о среднесписочной численности работников
Отчетность о ССЧ в форме № П-4 сдается исключительно юридическими лицами - коммерческими организациями. МСП, в том числе ИП — не сдают.
Кто и когда сдает форму П-4, как ее заполнить, за какие нарушения могут штрафовать – узнайте в рекомендации Системы Главбух
Сведения о среднесписочной численности работников организации по форме РСВ и в разделе 2 ЕФС-1 сдают:
- ИП только с сотрудниками;
- юридические лица;
- вновь созданные предприятия.
Важно! Для ИП без наемных сотрудников нет обязательства сдавать РСВ и ЕФС-1. ИП сам с собой трудовой договор не заключает, поэтому сотрудником для себя не является.
Забирайте в журнале “Главбух” путеводитель по новым формам отчетности о сотрудниках, в котором сравнили новые требования к компаниям с привычными. Так, теперь отчитываться в службу занятости необходимо по-новому. Для всех компаний ввели дополнительные формы, например, необходимо направлять сведения о свободных рабочих местах и вакантных должностях, в том числе о потребности в их замещении (приказ Минтруда от 16.04.2024 № 195н).
Среднесписочная численность работников как рассчитать в 2025 году
Чтобы отчитаться о количестве сотрудников необходимо знать:
- сроки заключения трудового договора (в частности с вновь прибывшими);
- занятость сотрудника — полная ставка или нет;
- заключались ли допсоглашения к трудовому договору об установлении неполного рабочего времени или, напротив, — увеличении нагрузки.
Далее необходимо всех разделить с полной и неполной занятостью, и произвести расчет. Можно использовать калькулятор среднесписочной численности работников онлайн или произвести вычисления самостоятельно.
Важно! Работник, занятый неполный рабочий день числится, как работающий 8 часов:
- когда работник несовершеннолетний и согласно законодательству не имеет право работать 8 часов;
- кормящие женщины;
- когда согласно СОУТ сотрудник занят на тяжелом, потенциально опасном или опасном производстве.
Если в рабочий день сотрудник отсутствовал на рабочем месте по причине болезни, отгула или отпуска — в ССЧ считается нагрузка по последнему рабочему дню.
Соответственно, если в рабочей неделе выпало 2 или более праздничных дня подряд, необходимо в каждый из этих дней учесть занятость сотрудника по предшествующему трудовому дню.
Категории сотрудников, учитываемых и не учитываемых при расчёте среднесписочной численности работников за месяц.
|
Учитываются |
Не берут в расчет |
Законодательное обоснование |
|
постоянные/ сезонные/ временные |
внешние совместители |
до 1 февраля 2025 года — приказ Росстата от 22.12.2023 г. № 678, с 01.02.2025 г. — приказ Росстата от 31.07.2024 г. № 338 |
|
дистанционные (работают удаленно) |
сотрудники на ученическом договоре, обучение которых оплачивает организация |
|
|
постоянные с неполной трудовой занятостью |
работники ГПД |
|
|
временно нетрудоспособные или в отпуске |
переведенные в другие филиалы (не сохраняя заработной платы), заграничные филиалы |
|
|
отсутствующие по разным причинам |
работники, совмещающие работу с учебой с отрывом от производства |
|
|
внутренние совместители |
собственники организации, если они не получают зарплату там |
С 1 сентября 2024 года работодатели с численностью от 35 человек перешли на новые правила выполнения квоты для приема на работу инвалидов. Размер квоты зависит от среднесписочной численности и региона (абз. 6 п. 2 ст. 5, ст. 13.2 Закона от 19.04.1991 № 1032-1). Узнайте подробнее в журнале “Главбух” .
Расчет среднесписочной численности в 2025 году для работников с полным (восьмичасовым) трудовым днем
Пример. У ИП “Кросс-плюс” в июле трудилось 18 человек, 10 из которых отработали весь месяц, а именно:
- 18 июля пришли 2 работника;
- 21 июля - еще 6.
Определим занятость сотрудников:
- 1 - 17 июля — 10;
- 18 - 20 июля —12;
- 21 - 31 июля — 18.
Определим, как считать среднесписочную численность работников ИП “Кросс-плюс” за месяц:
ССЧ за июль = (17 дней * 10 чел + 3 дн * 12 чел + 11 дней + 18 чел)/31 день = 404/31 день = 13,03 человек.
Важно! Количество дней, на которые делится сумма произведений, равна количеству календарных дней месяца: праздничные и выходные дни не вычитаются.
Формула ССЧ для вычисления по итогам I квартала:
ССЧ I кварт = (ССЧ январь + ССЧ февраль + ССЧ март) / 3.
Для определения ССЧ за год нужно найти среднее арифметическое ССЧ в каждом месяце.
Пример
В цеху с января по март трудилось 10 человек, с апреля по декабрь 15 человек. Получаем:
ССЧ год = (10 чел * 3 мес + 12 чел * 9 мес)/ 12 мес = 11,5 человек.
Расчет ССЧ для сотрудников, занятых неполный рабочий день в 2025 году
Особого внимания при заполнении отчетности требуют сотрудники, трудящиеся неполную ставку. Для их учета следует рассчитать количество отработанных ими человеко-дней.
Разберем на примере. В ООО “Планета” в апреле устроились 3 работника с неполной занятостью. Работники с полной занятостью в организации работают 8 часов в день и 40 часов в неделю.
Сроки прихода новых специалистов и их ставка:
- 9 апреля 2025 года трудовой договор заключили с маркетологом на ¾ ставки;
- 14 апреля 2025 г. на работу устроился администратор на ½ ставки;
- с 24 апреля 2025 г. в ООО стал работать аналитик на удаленке с занятостью на полставки.
Определим количество дней в месяце, когда трудились сотрудники с неполной занятостью:
- с 9 апреля по 30 апреля (16 рабочих дней) — 1 человек с занятостью 6 часов в день;
- с 14 по 30 апреля (13 рабочих дней) — 1 сотрудник с занятостью 4 часа;
- с 24 апреля по 30 (5 рабочих дней) — 1 сотрудник с занятостью 4 часа.
Расчет человеко-дней для сотрудников ООО “Планета” с неполной занятостью
|
Специальность |
Кол-во работников |
Кол-во рабочих дней |
Кол-во человеко-часов |
Вычисления |
Кол-во человеко-дней |
|
маркетолог |
1 |
16 |
6 |
6 чел-час ÷ 8 час * 16 дней * 1 чел |
12 |
|
администратор |
1 |
13 |
4 |
4 чел-час ÷ 8 час * 13 дней * 1 чел |
6,5 |
|
аналитик |
1 |
5 |
4 |
4 чел-час ÷ 8 час * 5 дней * 1 чел |
2,5 |
Сроки сдачи среднесписочной отчетности
В 2025 году изменяются сроки предоставления отчетности о ССЧ по всем формам как в СФР, так и в ИФНС.
|
ЕФС-1 для СФР |
|
|
Период |
Период в который необходимо отчитаться |
|
Отчетность за предыдущий (2024) год |
перенос даты с 25 января на 27 января 2025 |
|
За квартал |
25 апреля 2025 |
|
Полугодие |
25 июля 2025 |
|
Девять месяцев |
перенос даты с 25 октября на 27 октября 2025 |
|
Годовой отчет |
перенос даты с 25 января на 26 января 2026 |
|
РСВ для ФНС |
|
|
Отчетность за 2024 год |
перенос даты с 25 января на 27 января 2025 |
|
За I квартал |
25 апреля 2025 |
|
За полугодие |
25 июля 2025 |
|
За 9 месяцев |
перенос даты с 25 октября на 27 октября 2025 |
|
За год |
перенос даты с 25 января на 26 января 2026 |
Ответственность за нарушение сроков или формы сдачи ответственности
Непредставление отчетности в установленные сроки влечет наложение штрафных санкций:
- ЕФС-1 — от 5% до 30% от суммы взносов, которые должны быть уплачены согласно отчету, как минимум, 1 000 руб. (ст. 26.30 Федерального закона от 24.27.1998 г. № 125-ФЗ);
- РСВ — штрафные санкции или блокировка расчетных счетов организации (ст. 119, ст. 126, ст. 76 НК РФ).
- Статьи по теме:
- Бухгалтерский баланс за 2024 год в 2025 году: сроки сдачи, образцы и примеры заполнения
- Копится ли ежегодный отпуск во время декрета по ТК
- План работы по ведению воинского учета и бронированию граждан пребывающих в запасе: образец, инструкция
- Сложности РСВ за 1 квартал 2025 года: новая форма, образцы заполнения на все случаи
- ОКТМО по ИНН организации: как узнать онлайн
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту