Фискальный накопитель (ФН): что это такое и для чего он нужен

Фискальный накопитель (ФН) — это специальный модуль, который записывает, обрабатывает и отправляет данные о чеках в налоговую через интернет. Перед началом деятельности компании и ИП должны решить, какой накопитель можно использовать. В статье подробно разберем: что такое фискальный накопитель, для чего он нужен, как его правильно выбрать и использовать в рамках работы с онлайн-кассами.

Онлайн-кассы можно применять, если они отвечают определенным требованиям. Если их нарушить, компанию или ИП оштрафуют. Какие кассовые аппараты можно использовать, как выбрать фискальный накопитель для ККТ, какая ответственность предусмотрена за нарушения читайте в инструкции в Системе Главбух. Инструкция согласована с Александром Сорокиным, заместителем начальника Управления оперативного контроля ФНС России.

Фискальный накопитель: что это такое и для чего нужен

Фискальный накопитель (ФН) — это устройство, предназначенное для записи и хранения данных о расчетах, осуществляемых через кассовый аппарат. Оно обеспечивает защиту информации и ее передачу в налоговые органы через оператора фискальных данных (ОФД). Важность фискального накопителя в современной системе налогообложения трудно переоценить, так как он позволяет контролировать финансовые потоки и предотвращать возможные нарушения.

Статья 4.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ   “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации” регулирует требования к фискальному накопителю.

Фискальный накопитель: что это такое простыми словами

Проще говоря, фискальный накопитель — это своего рода "черный ящик" для кассы, который фиксирует каждую операцию и передает данные в налоговую службу. В случае проверки, именно этот накопитель станет основным источником информации о ваших продажах и расчетах. 

Устройство ФН состоит из трех компонентов:

• главного микропроцессора, который обрабатывает информацию;
• криптографического чипа, который шифрует и обрабатывает данные;
• модуля памяти, который хранит всю информацию, поступающую на ФН.

Блокировка ФН и хранение информации

Блокировка накопителя происходит, когда в течение 30 дней от ОФД - оператора фискальных данных - не поступает подтверждения о доставке чеков в налоговую. Тридцатидневный срок начинается с момента, когда на кассе был сформирован и подтвержден последний чек. После этого еще 30 дней касса будет печатать чеки, а данные будут сохраняться на ФН. Однако, если информацию не переслать в ОФД, то ФН будет заблокирован. Единственное исключение составляют случаи, когда касса работает в автономном режиме без подключения к ОФД в соответствии с п.1 ст. 4.1 Федерального закона от 22.05.2003 №54-ФЗ.

Почему еще может заблокироваться ФН:

• Технические неполадки: отсутствие интернета, сбой со стороны ОФД;
• Закончилась память ФН: обычно памяти накопителя хватает на 240 тыс. чеков;
• Закончился срок действия ФН;
• Поломка;
• Не закрытая смена: смена на кассе не может длиться более 24 часов. Чтобы ФН снова заработал, нужно сформировать отчет о закрытии смены.

Что делать, если сломался ФН, читайте здесь.

Как выбрать фискальный накопитель для вашего бизнеса

При выборе фискального накопителя важно учитывать несколько ключевых факторов:

• Совместимость с вашей кассой. Не все фискальные накопители совместимы со всеми моделями кассовых аппаратов. Убедитесь, что выбранное устройство подходит к вашему оборудованию.
• Срок действия ФН. Фискальные накопители имеют ограниченный срок действия — от 13 до 36 месяцев. Выбирайте накопитель с учетом вашего бизнес-плана и предполагаемой интенсивности использования кассового аппарата.
• Объем памяти. В зависимости от объема операций, проводимых через кассу, вам может понадобиться накопитель с большей или меньшей емкостью памяти.
• Стоимость и сервисное обслуживание. Цена фискального накопителя и условия его обслуживания могут значительно различаться. Сравните предложения на рынке и выберите оптимальный вариант по соотношению цены и качества.

Таблица. Виды фискальных накопителей в зависимости от срока их действия

Организации и ИП, которые работают автономно без передачи фискальных документов через оператора фискальных данных, могут использовать ФН сроком на 13 или на 36 месяцев. При использовании ФН на 36 месяцев он прослужит 560 дней (чуть больше 18 месяцев). Такое ограничение устанавливает производитель (письмо ФНС от 12.02.2018 № ЕД-4-20/2586).

Таким образом, большинство организаций и предпринимателей могут использовать фискальные накопители как на 13, так и на 36 месяцев. Но не всегда целесообразно покупать ФН на 36 месяцев из-за того, что срок его действия может быть ограничен производителем:

• до 410 дней – для ОСНО и тех, кто продает подакцизные товары и передает фискальные данные;
• 560 дней – для ККТ, которая без передачи данных.

Модели фискальных накопителей можно использовать только те, которые зарегистрированы в Реестре на сайте Федеральной налоговой службы. На июль 2024 года можно использовать следующие ФН:

• «ФН-1.1М, исполнение Ин15-1М» от ООО «ИНВЕНТА»;
• «ФН-1.2 исполнение Ин36-3» от ООО «ИНВЕНТА»;
• «ФН-1.2 исполнение Эв15-3» от ООО «ИНВЕНТА»;
• «ФН-1.2 исполнение Ин36-4» от ООО “ИНВЕНТА”;
• «ФН-1.2 исполнение Ин15-4» от ООО «ИНВЕНТА»;
• «ФН-1.1М, исполнение Ин36-1М» от АО «Концерн “Автоматика”»;
• «ФН-1.2 исполнение Ав36-3» от АО «Концерн “Автоматика”»;
• «ФН-1.2 исполнение Ав15-3» от АО «Концерн “Автоматика”»;
• «ФН-1.2 исполнение Эв15-3» от ООО «Эвотор»;
• «ФН-1.2 исполнение Эв15-4» от ООО «Эвотор»;
• «ФН-1.2 исполнение Эв36-3» от ООО «Эвотор»;
• «ФН-1.2 исполнение Эв36-4» от ООО «Эвотор»;
• «ФН-1.2 исполнение Пр15-4» от ООО «Прагматик»;
• «ФН-1.2 исполнение Из15-4» от ООО «НТЦ “Измеритель”»
• «ФН-1.2 исполнение Ав15-4» от АО «ОБЪЕДИНЕННАЯ ПРИБОРОСТРОИТЕЛЬНАЯ КОРПОРАЦИЯ»
• «ФН-1.2 исполнение Ав36-4» от «ОБЪЕДИНЕННАЯ ПРИБОРОСТРОИТЕЛЬНАЯ КОРПОРАЦИЯ»

Обновленные данные по реестру всегда можно посмотреть здесь.

По истечение срока годности ФН необходимо его заменить. Важно передать все документы в ОФД, закрыть смену, сформировав соответствующий отчет. Затем нужно извлечь накопитель и положить его на хранение в недоступное место. Срок хранения – 5 лет. Новый ФН нужно установить в кассу и зарегистрировать, выбрав причину “Замена ФН”. Использовать повторно фискальные накопители нельзя.

Фискальный накопитель необязательно использовать весь этот срок. В некоторых случаях фактический срок действия ФН будет меньше заявленного, например, при продаже подакцизных товаров. Кроме того, Закон № 54-ФЗ не запрещает менять фискальный накопитель досрочно. При замене фискального накопителя нужно подать заявление о перерегистрации ККТ с кодом причины перерегистрации «4». Об этом – в письмах ФНС от 04.02.2021 № АБ-4-20/1315, от 09.06.2020 № АБ-4-20/9555.

Что такое ФН в чеке и как он работает

ФН в чеке — это код, который печатается на каждом кассовом чеке и подтверждает факт фискализации операции. Фискальный накопитель регистрирует данные о каждой продаже, а затем передает их в ОФД. Это гарантирует, что информация о ваших продажах всегда доступна налоговым органам в случае проверки.

Для чего нужен фискальный накопитель в онлайн-кассе

Используя облачную кассу, нужно арендовать ее у провайдера, подписав договор на использование облачного сервиса, оплатить ФН, заключить договор на ответственное хранение ФН со стороны провайдера.

Фискальный накопитель в онлайн-кассе выполняет несколько ключевых функций:

• Регистрация операций. Каждая продажа, возврат или иное действие фиксируется в памяти фискального накопителя.
• Передача данных в налоговую службу. Через оператора фискальных данных информация о каждой операции отправляется в налоговые органы.
• Хранение данных. Фискальный накопитель хранит данные о всех операциях в течение всего срока своего действия.

При прекращении аренды онлайн-кассы, провайдер блокирует ФН, извлекает его из кассы и передает вам или оставляет на хранение у себя. 

Выбор и использование фискального накопителя — важный аспект работы любого бизнеса, использующего кассовые аппараты. Понимание того, для чего нужен фискальный накопитель, как его выбрать и использовать, поможет вам не только обеспечить соответствие законодательным требованиям, но и улучшить контроль за финансовыми потоками в вашей компании.

Онлайн-помощник от «Актион 360»

Ответы на все вопросы по налоговым изменениям вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.

Задать вопрос