Правила оформления транспортной накладной в 2025 году

Транспортная накладная 2025 года оформляется по новому постановлению. Рассмотрим правила, ошибки заполнения и создадим ЭТН в 1С.

С 2025 года транспортные накладные (ТН) для автомобильной перевозки грузов необходимо оформлять по форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 21 декабря 2020 года № 2200. Этот документ подтверждает заключение договора перевозки и служит для учета груза на всех этапах транспортировки. В статье подробно разберем правила оформления ТН, ее основные разделы и частые ошибки, которые могут навлечь штрафы. Также дадим образцы и создадим электронную ТН в программе «1С:Бухгалтерия».

Основные правила оформления транспортной накладной

Транспортная накладная 2025 года составляется грузоотправителем, но в процессе оформления участвуют также перевозчик и грузополучатель. Документ заполняется в трех экземплярах для всех сторон или может быть создан в электронном формате. Если накладная выполняет функцию первичного бухгалтерского документа, ЭТН для грузоотправителя распечатывается на бумаге.

Кто заполняет транспортную накладную?

1. Грузоотправитель указывает данные о себе и грузе, а также вносит инструкции для перевозчика.
   
   
2. Перевозчик проверяет информацию и добавляет данные о транспортном средстве.
   
   
3. Грузополучатель подтверждает получение груза и фиксирует его состояние.

Транспортная накладная 2025 форма

Скачать образец

Требования к заполнению транспортной накладной в 2025 году

Для оформления транспортной накладной на перевозку груза, необходимо следовать ряду правил:

• Все разделы документа должны быть заполнены. Исключение составляют строки, где указано «(при необходимости)» или «(при наличии)».
• Отсутствие информации в некоторых графах допускает прочерк (п. 10, п. 100 Правил № 2200).
• ТН подписывают грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Водитель не имеет права подписывать от имени обеих сторон (пп. 6, 10 Правил № 2200).
• Электронная форма документа подписывается усиленными квалифицированными электронными подписями уполномоченных лиц.

Узнайте в Системе Главбух, когда составляют товарную накладную № ТОРГ-12, а в каких – товарно-транспортную накладную № 1-Т.

Основные разделы транспортной накладной с примерами заполнения

Для удобства ознакомления с заполнением транспортной накладной (образец ниже), приведем основные разделы с комментариями.

Раздел 1-2. Грузоотправитель и грузополучатель

Заполняется информация о грузоотправителе/грузополучателе:

• Физическое лицо: ФИО, ИНН и номер телефона.
• Юридическое лицо: полное наименование, ИНН, адрес и телефон.

Информация о грузе, включая его массу, количество мест, габариты и, при необходимости, объявленная стоимость.

Раздел 4. Сопроводительные документы

Перечисляются документы, подтверждающие соответствие груза требованиям: сертификаты, паспорта качества и т.п.

Раздел 5. Особые условия перевозки

Здесь указываются:

• маршрут,
• сроки доставки,
• требования по температуре и санитарные нормы,
• контактные лица для возможной переадресовки.

Смотрите в Системе Главбух, какие есть виды транспортных накладных

Исправления в транспортной накладной

Ошибочный текст зачеркивают одной чертой, чтобы он оставался читаемым. Рядом указывают правильную информацию и заверяют исправление подписями ответственных лиц, указывая их фамилии и инициалы (согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Частые ошибки и советы по их предотвращению:

1. Пропуски в обязательных полях.

Проверяйте, чтобы все обязательные графы были заполнены. Если данных нет, указывайте прочерк.

2. Некорректное указание массы груза.

Масса груза должна быть определена путем взвешивания или расчета на основе данных транспортного средства.

3. Ошибки в исправлениях

Все изменения нужно зачеркивать, не стирать. Исправление должно быть подтверждено подписью с расшифровкой.

4. Неверное оформление подписей

Подписи в электронной версии должны быть квалифицированными. На бумажной накладной можно ставить печать, хотя это не является обязательным.

Создание ЭТрН

ЭТрН оформляется из документа учетной системы «Реализация (акт, накладная, УПД)».

Процесс создания ЭТрН:

1. Раздел «Продажи – Реализация».

2. Выберите команду «Создать электронную транспортную накладную» из меню кнопки «ЭДО».

Заполнение формы ЭТрН

В открывшейся форме вам нужно ввести все необходимые сведения о предстоящей перевозке, включая информацию о:

• Грузе;
• Перевозчике;
• Водителе;
• Транспортном средстве;
• Приемке груза.

Для заполнения информации о грузе нажмите на гиперссылку «Заполнить».

После заполнения формы нажмите кнопку «Отправить», чтобы подписать ЭТрН усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и отправить документ оператору информационной системы электронных перевозочных документов.

Получение информации от перевозчика и грузополучателя

После отправки ЭТрН грузоотправитель должен получить следующую информацию:

1. Извещение от перевозчика о получении информации.

2. ЭТрН от перевозчика о принятии груза к перевозке.

3. Информация о замене водителя или транспортного средства.

4. ЭТрН от грузополучателя о приемке груза.

5. ЭТрН от перевозчика о выдаче груза грузополучателю.

6. Информация о изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя.

Получение электронных документов

Получить документы можно через:

• Кнопку «Отправить и получить» в разделе «Текущие дела ЭДО».
• Кнопку с закругленной стрелкой в форме просмотра файла ЭТрН.

После получения информации, все данные о процессе перевозки будут отображены в форме просмотра ЭТрН.