Если вы сами ведете табель учета рабочего времени, проверяете его и от вас зависит, в каком состоянии он попадет в бухгалтерию, эта статья для вас. В ней — распространенные ошибки, которые допускают кадровики в этом документе, и последствия, к которым такие ошибки приводят. Если же табелем не занимаетесь, дайте эту статью почитать тем, кто за него отвечает. Один неверный код в этом документе может стоить компании 50 000 руб. штрафа и помешать вашим планам.
Эксперты Системы Главбух подготовили материал: как вести учет рабочего времени>>
- Работнику с сокращенным днем поставили восьмерку
- Внутреннего совместителя табелируют только по основной должности
- Не указали, что сотрудник в командировке работал в выходной день
- Забыли отметить сверхурочку, работу в выходной или праздник
- Поставили явку, когда сотрудника не было на работе
- Отметили, что сотрудник болеет, а он не принес больничный
- Отметили в табеле отдельной строкой совмещение
Работнику с сокращенным днем поставили восьмерку
Есть категории сотрудников, которым по закону работодатель должен установить сокращенное рабочее время, например работникам-инвалидам I и II группы, вредникам, женщинам, которые работают на селе, а также в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям и др. Продолжительность рабочего дня или недели у таких сотрудников меньше обычной, но зарплату они должны получать в том же размере, что и те, кто работает восемь часов в день при сорокачасовой рабочей неделе.
Если в договоре или дополнительном соглашении к нему сотруднику указано сокращенное рабочее время, но в табеле стоит полное, у компании будут проблемы. Инспектор ГИТ может заметить переработки (например, 40 часов вместо 36) и потребовать доказательства оплаты сверхурочных.
Так как переработки не было, придется доказывать это инспектору, например, данными из пропускной системы. Если доказательств не найдется, компанию оштрафуют на 50 000 руб. за неоплаченную сверхурочную работу (ч. 6 ст. 5.27 КоАП). Ошибка кадровика в табеле может дорого обойтись.
Чтобы не допустить такую ошибку в табеле, проверьте, кому из работников установлен сокращенный рабочий день, сколько часов в день и неделю этот сотрудник трудится.
В табеле напротив фамилии работника, которому установили сокращенное рабочее время, в верхней строке графы 4 ставьте буквенное обозначение «ЛЧ» или цифровой код «21». В строке ниже указывайте, сколько часов в день трудился сотрудник с учетом установленного ему сокращенного рабочего времени.
Закон не определяет, сколько раз в месяц нужно составлять табель учета рабочего времени. При этом работодатель обязан выдавать сотруднику зарплату не реже, чем каждые полмесяца, ст. 136 ТК. А так как сведения об отработанном времени, которые содержатся в табеле, потребуются бухгалтерии для расчета размера заработной платы, то и табель лучше оформлять каждые полмесяца.
Когда бухгалтер еще и кадровик! Легкая и простая программа для бухгалтерского, налогового и кадрового учета - БухСофт.
Внутреннего совместителя табелируют только по основной должности
Сотруднику, который, помимо основной должности, трудится в компании на условиях внутреннего совместительства, нужно присвоить два табельных номера и дважды внести в табель как основного сотрудника и как совместителя.
Если кадровик табелирует такого работника только по основной должности, бухгалтерия не выплатит ему зарплату за работу по совместительству. Из-за этого у бухгалтерии и работника могут быть претензии к кадровику.
Кроме того, если в компанию с проверкой придет инспектор ГИТ и обнаружит, что сотруднику вовремя не выплатили всю положенную зарплату, оштрафует предприятие на сумму до 50 000 руб., ч. 6 ст. 5.27 КоАП.
Поэтому, когда составляете табель, тех, кто работает внутренним совместителем, вносите в табель повторно с другим табельным номером. Работу по совместительству в табеле отмечайте буквенным обозначением «Я» или цифровым кодом «01».
В предпраздничный сокращенный рабочий день в табеле учета рабочего времени поставьте совместителю также буквенный код «Я» или цифровой код «01» и укажите фактическое количество часов, которое сотрудник отработает в этот день.
Например, если работник обычно трудится по четыре часа в день, то в предпраздничный день в табеле пропишите три часа. Если совместитель трудится всего один час в день, вы все равно должны отразить его работу в предпраздничный день в табеле. Для этого также пропишите буквенный код «Я» или цифровой «01» и поставьте количество отработанных часов 0.
Не указали, что сотрудник в командировке работал в выходной день
Если работник в командировке трудился по приказу работодателя в выходной или праздничный день, обязательно отразите это в табеле. Проставьте за такой день буквенное обозначение «К», а через дробь «РВ» или числовое обозначение «06/03». В нижней строке пропишите, сколько часов в такой день трудился работник.
Если забудете прописать в табеле работу в выходной во время командировки, бухгалтерия не доплатит работнику. Сотрудник вправе из-за этого обратиться с жалобой в ГИТ, и если во время проверки инспектор ГИТ обнаружит нарушение, оштрафует компанию по ч. 6 ст. 5.27 КоАП. После этого директор может применить к кадровику дисциплинарное взыскание, так как посчитает, что нарушение произошло именно по его вине. Поэтому не составляйте табель по памяти, сверяйтесь с приказом о привлечении сотрудников компании к работе в выходные и праздничные дни.
Если сотрудник в день отъезда в командировку или возвращения из нее вышел на работу, в табеле этот день отметьте и как рабочий, и как командировку через дробь: поставьте буквенные коды «Я/К» или цифровые «01/06».
В строке ниже укажите, сколько часов сотрудник фактически работал. Закон не устанавливает, как оплачивать такой день. При этом работодатель в любом случае обязан оплатить день командировки сотруднику в полном объеме.
Как заплатить за часы работы в офисе в этот день, вы можете решить самостоятельно, но порядок оплаты вам нужно закрепить во внутреннем локальном акте компании.
Забыли отметить сверхурочку, работу в выходной или праздник
Сотрудникам, которых привлекаете к работе в выходной или праздничный день по приказу руководителя, в табеле указывайте буквенный код «РВ» или цифровой «03», в строке ниже пишите, сколько часов работник фактически трудился в этот день. Сделать это нужно для того, чтобы бухгалтерия смогла правильно рассчитать зарплату за текущий месяц: за работу в выходные и праздничные дни сотруднику полагается оплата в повышенном размере, ст. 153 ТК.
Не укажете в табеле сведения о том, что сотрудник трудился в выходной или праздник, — бухгалтерия ему не доплатит. Из-за этого работник может обратиться в ГИТ. Если во время проверки инспектор установит, что нарушение произошло из-за того, что вы неверно заполнили табель, он может оштрафовать вас на сумму до 5000 руб. по ч. 1 ст. 5.27 КоАП, а также назначить компании штраф за неполную выплату зарплаты по ч. 6 ст. 5.27 КоАП.
Когда предоставляете работнику выходные дни по скользящему графику и его рабочие дни выпадают на субботу и воскресенье, в табеле отражайте как обычные рабочие, то есть указывайте буквенный код «Я» или цифровой «01», а в графе ниже пишите, сколько часов он фактически трудился. В случае если рабочий день такого сотрудника, согласно графику его работы, выпадает на нерабочий праздничный день, то в табеле нужно указать буквенный код «РВ» и написать количество часов работы.
Табель учета рабочего времени нужно хранить не менее 5 лет (ст. 402 Перечня, утв. Приказом Росархива № 236). Если учтены вредные условия труда — 50 лет, а заполненные до 01.01.2003 — 75 лет.
Если работник компании трудится сверхурочно, это также нужно указать в табеле. Для этого используйте буквенный код «С» или цифровой «04», а также пропишите, сколько работник трудился сверхурочно. Это также необходимо сделать, чтобы бухгалтерия правильно рассчитала зарплату с учетом сверхурочной работы, а вы смогли доказать инспектору ГИТ, что не нарушили правила привлечения работника к сверхурочке.
Подсказка от Системы Главбух: как оформить табель учета рабочего времени сотруднику на дистанционной работе>>
Когда в трудовом договоре работника указано, что ему установили ненормированный режим работы, то эпизодическая работа сверх нормальной продолжительности не будет считаться сверхурочной. Оплачивать такие «переработки» не надо, так как за ненормированный рабочий день сотрудник имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 3 дней, ст. 119 ТК. Однако учитывать, сколько часов сотрудник фактически трудился в конкретный рабочий день, все же надо.
Режим ненормированного рабочего дня предполагает, что работодатель вправе привлечь сотрудника к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Однако по закону делать это компания вправе эпизодически. Как часто — закон не определяет, но инспекторы ГИТ при проверке требуют подтвердить, что задержки на работе таких сотрудников не носят системный характер. Поможет доказать этот факт документ, в котором учитываете такие задержки.
Вы можете вести учет задержек при ненормированном рабочем дне в общем табеле. Для этого можете ввести свой собственный код, которым будете обозначать работу сверх нормальной продолжительности рабочего дня сотрудников, которым установлен ненормированный рабочий день, например «НРД». В табеле указывайте через дробь явку и задержки на работе сотрудника, то есть «Я/НРД». В строке ниже также вписывайте количество отработанных часов через дробь. Но не забудьте поставить в известность бухгалтерию, что часы работы под кодом «НРД» оплачивать не надо.
Второй вариант — в общем табеле ставить сотрудникам с ненормированным рабочим днем восьмерки, а переработки учитывать в отдельном табеле, который не будет попадать в бухгалтерию. Такой вариант позволит вести учет фактически отработанных сотрудником часов и не запутает бухгалтерию при расчете оплаты.
Табель учета рабочего времени
Поставили явку, когда сотрудника не было на работе
Если работник отсутствовал на работе без уважительных причин более четырех часов подряд — это прогул, ст. 81 ТК. Чтобы убедиться, что уважительных причин неявки не было, запросите у работника письменное объяснение. Не представит документ, который доказывает уважительность отсутствия на работе, — можете увольнять за прогул.
Когда кадровик по ошибке или невнимательности в табеле проставит прогульщику в дни его отсутствия явки, сотрудник может на основании табеля попытаться оспорить увольнение за прогул. Если же бухгалтерия оплатила эти дни как рабочие, то принудительно взыскать с работника эти деньги не получится.
Киреев считал, что его незаконно уволили с работы за прогул и потребовал в суде восстановить его. Утверждал, что в эти дни он был на работе, что подтверждает табель учета рабочего времени, где проставлены явки. Представитель компании в суде пояснил, что кадровик по ошибке указал в табеле Кирееву явки за те дни, когда он на самом деле отсутствовал на работе. Он представил суду другие документы, которые подтверждали факт отсутствия сотрудника на работе. Суд изучил материалы дела и пришел к выводу, что, несмотря на то, что даты, в которые работник отсутствовал, обозначены в табеле как рабочие дни и оплачены сотруднику, это не дает оснований считать, что Киреев фактически трудился в эти дни. Суд отказал сотруднику в иске, апелляционное определение Тульского областного суда по делу № 33-2323 от 06.09.2012.
Несмотря на то, что суды в некоторых случаях в таких трудовых спорах встают на сторону работодателя и не восстанавливают сотрудников, уволенных за прогул из-за явок в табеле, нельзя точно быть уверенным в том, какое решение примет суд по аналогичному спору. Поэтому когда заполняете табель, проверяйте, нет ли среди сотрудников тех, кто не вышел на работу по неизвестным причинам. Если заметили в табеле ошибку и нечаянно поставили явку работнику, который отсутствовал, срочно внесите исправления.
Как учесть доплату за работу в ночное время
Что учесть кадровику, если работник принес больничный
- Максимальный размер дневного пособия по временной нетрудоспособности — 5 673,97 рубля.
Эта сумма рассчитывается исходя из предельной базы для начисления страховых взносов на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством за два предыдущих года. В 2023 году этот предел составлял 2 225 000 рублей, а в 2024 году — 1 917 000 рублей. Средний дневной заработок определяется делением общей суммы заработка за эти два года на 730 дней:
(2 225 000 руб. + 1 917 000 руб.) / 730 дней = 5 673,97 руб.
Другими словами, даже если средний дневной заработок работника превышает эту сумму, пособие будет ограничено. Размер фактического пособия зависит от вашего страхового стажа:
-100% среднего заработка при стаже более 8 лет;- 80% при стаже от 5 до 8 лет;
- 60% при стаже менее 5 лет.
- 6 месяцев — срок предоставления листка нетрудоспособности работодателю с даты восстановления трудоспособности (п. 1 ст. 12 Федерального закона от 29.12.2006 № 255). Если работник не успевает предоставить документ в установленный срок, вопрос о назначении пособия будет решаться региональным отделением Социального фонда России (СФР).
-
15 календарных дней — срок, на который доктор может продлить больничный лист без медкомиссии. Если требуется продление больничного на более длительный срок, необходимо решение врачебной комиссии медицинской организации (п.2. ст. 13 Федерального закона № 255). Также существуют особые случаи, например, при карантине, беременности или травмах, когда больничный может продлеваться по иным условиям.
Если сотрудник вместо листка нетрудоспособности принес справку из больницы, в табеле учета рабочего времени этот день можно отметить кодом «Т» или 20 — «Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством» (обозначения по форме № Т-12, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). День отсутствия, подкрепленный справкой, оплачивать не нужно. Читайте подробнее в журнале “Главбух”.
Отметили, что сотрудник болеет, а он не принес больничный
Не спешите указывать в табеле, что сотрудник болеет, если он не вышел на работу, а по телефону сообщил, что ушел на больничный. В таком случае в табеле нужно указать, что сотрудник не пришел на работу по невыясненным причинам, то есть поставить буквенный код «НН» или цифровой «30». Когда сотрудник выйдет и предъявит больничный лист, внесите правки в табель. Проставьте код «Б» или «19» на все дни болезни, которые указаны в больничном листе.
Не успели закрыть табель — можете просто переписать его, указав в нем правильные коды. Когда табель уже закрыт, аккуратно зачеркните в нем неправильные коды и рядом подпишите верные. Около исправлений, на свободной части табеля сделайте удостоверяющую запись. В ней укажите, по какой причине вносите исправления, а после запись в табеле должны заверить лица, которые его подписывали. Для этого они должны указать свои Ф. И. О., дату исправлений и поставить подпись. Еще один способ внести исправления в табель — составить корректирующий табель, в нем заново заполните все строки и графы и сделайте пометку, что он корректирующий.
Если сразу укажете в табеле, что работник болеет, а он потом больничный не принесет, по вашей вине табель будет заполнен неверно. Из-за этого директор компании решит, что вы плохо исполнили свои обязанности, и может применить к вам дисциплинарное взыскание. Кроме того, у компании может возникнуть спор с сотрудником, если решите уволить его за прогул, а в табеле будет указано, что в этот период он болел. В суде работодателю придется пояснять, почему табель заполнили неверно, и предоставлять другие доказательства того, что сотрудник все это время прогуливал.
Отметили в табеле отдельной строкой совмещение
Бывают ситуации, когда кадровик проставляет отдельной строкой в табеле внутреннее совмещение. Дело в том, что совмещение и совместительство - это разные понятия. Основное отличие заключается в распределении нагрузки: при совмещении всю дополнительную работу сотрудник выполняет в течение рабочего дня у того же самого работодателя, а совместитель — в свободное от основной работы время. При оформлении совмещения создают дополнительное соглашение к уже действующему договору с работодателем, а при совместительстве — отдельный трудовой договор. И самое главное у совместителя оплата зависит от нормы выработки за период (что необходимо отразить в табеле), а у совмещающего компенсация обычно представляет собой конкретную сумму доплаты за период, что отражается в приказе на совмещение. Поэтому отдельно табелировать совмещающего другие должности сотрудника не нужно.
Ведь если протабелировать сотрудника, совмещающего другую должность по приказу, бухгалтерия неверно начислит ему суммы доплаты за данную работу. А это может привести как к занижению, так и к завышению заработной платы сотрудника. В первом случае может иметь место жалоба сотрудника в трудинспекцию и назначение проверки работодателя. Инспектор ГИТ может оштрафовать вас на сумму до 5000 руб. по ч. 1 ст. 5.27 КоАП, а также назначить компании штраф за неполную выплату зарплаты по ч. 6 ст. 5.27 КоАП. Во втором случае удержать суммы переплаты с сотрудника можно будет только с его добровольного письменного согласия или в судебном порядке.
Коды табеля учета рабочего времени, которые помогут избежать проблем с работником и бухгалтерией
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тестуТемы:
