Как предоставлять и оплачивать отгулы по-новому с 1 марта 2025 года: правила и документы

ТК РФ меняет условия использования отгулов за рабочие смены вне графика. С 1 марта 2025 года работодатели должны оплатить отгулы по новым правилам. Рассказываем, как предоставлять и оплачивать отгулы с учетом изменений в ТК РФ с 1 марта 2025 года.

Изменения в ТК РФ: новые правила для отгулов за работы в выходной или праздник

С 1 марта 2025 года заработают новые государственные гарантии для работников, которые трудятся вне своего утвержденного графика. Так, положениями Федерального закона №339-ФЗ от 30 сентября 2024 года внесены корректировки в статью 153 ТК РФ. Теперь работодателей обяжут предоставлять отгулы за работы в выходные и праздники по новым правилам.

Скачать

Подробнее об изменениях в электронном журнале Главбух

Обновленная редакция Трудового кодекса РФ предусматривает следующие изменения для российских нанимателей:

1. Если пришлось вызвать сотрудника на смену вне его утвержденного графика труда и отдыха, ему на выбор положена, либо удвоенная оплата (минимум), либо стандартный одинарный расчет и дополнительные сутки отдыха. Это требование статьи 153 ТК РФ осталось не низменным, но скорректированы правила предоставления отгулов.
   
   
2. Когда подчиненный решает выбрать дополнительное время отдыха, он может использовать дни в любом из двенадцати последующих календарных месяцев, после привлечения к труду все графика. То есть, использовать отгул нужно в течение года, с момента, когда у сотрудника возникло на него право.
   
   
3. Неиспользованные дни отдыха работник вправе присоединить к своему ежегодному трудовому отпуску. Это новая трудовая гарантия, регламентированная в ТК РФ. Но чтобы продлить ежегодный отпуск, необходимо согласовать даты отдыха со своим руководством. И, конечно, оформить соответствующие документы, образцы которых привели ниже в статье.

Важно! Присоединение отгулов к оплачиваемым отпускам возможно только при условии, что отдых предоставляется в этом же календарном периоде (году). Если же отпуск по графику наступает позже, есть риск утратить право на отгулы.

4. Даже если сотрудник не использовал причитающиеся отгулы в течение года, они не сгорают, не аннулируются и не пропадают. Работодатель обязан организовать и вести достоверный учет использования дополнительного времени отдыха, которое гарантируется персоналу за работу вне установленного графика.
   
   
5. При увольнении подчиненного, наниматель обязан компенсировать все неиспользованные отгулы. В данной ситуации совершенно не важно, за какой период возникло право на дополнительные периоды отдыха. Причина увольнения тоже не имеет никакого значения.
   
   
6. Сумму денежной компенсации за неиспользованный отгул нужно рассчитать как арифметическую разницу между суммой причитающейся удвоенной оплаты за труд в выходные/праздники, и фактически произведённой оплатой за этот день.
   
   
7. Накопленные дни отдыха за труд вне установленного графика нельзя "перевести" к другому работодателю. Они должны быть "погашены" в полном объеме по тому месту работы, где выходные (праздничные) дни были рабочими. Работник либо отдыхает дополнительное время, либо получает деньги. Особенности расчетов раскрыли далее в статье.

Действующий советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса с опытом проведения проверок ГИТ более 10 лет рассказал, что изменится в расчетах из-за новых правил предоставления отгулов наемным работникам. Смотрите, как будут работать последние поправки ТК РФ на конкретных примерах:

Перейти к рекомендациям чиновников

Смотрите видео про отгулы с 1 марта

Ведущий подробно рассказал отгулы и другие изменения, которые должны применять в работе бухгалтеры.

Какие правила предоставления отгулов действуют сейчас

Текущая редакция ТК РФ гарантирует любому сотруднику, которого привлекали в работе вне его графика труда и отдыха, на выбор:

• Либо удвоенный размер оплаты труда за фактически отработанное время в свой выходной или праздник.
• Либо дополнительные сутки отдыха, с начислением стандартной одинарной суммы оплаты.

Когда подчиненный выбирает дополнительный отдых, время, отработанное в праздник/выходной оплачивают, как обычную рабочую смену. Отгул, предоставленный в текущем или следующем месяце, не оплачивают. Но заработную плату (оклад, тарифную ставку, иное) в месяце, когда сотрудник решил отдохнуть, не уменьшают. В таком случае, бухгалтер, при начислении заработка, уменьшает работнику норму труда. Например, вместо 184 часов (по 8 часов за 23 рабочих дня), зарплату бухгалтер рассчитает за 176 часов.

По сути, основной регламент предоставления отгулов в России не меняется. Но законодатели добавили новые гарантии для наемных работников. Дело в то, что в прежней редакции ТК РФ не было условий о начислении денежной компенсации, если работник увольняется и не успел использовать накопленные отгулы за весь период работы в компании. Также положения статьи 153 ТК РФ не содержали ограничений по срокам, когда подчиненный на законных основаниях может использовать дополнительные сутки отдыха за труд вне своего графика (работа в выходные или праздники). С 1 марта 2025 года эти положения заработают в полную силу.

Забирайте новую безопасную методику учета отгулов от журнала "Главбух". С 1 марта отгулы не сгорают, а неиспользованные дни нужно оплачивать. Чтобы не спорить с работниками из-за сумм дополнительной оплаты, следить за отгулами стоит не только по табелю. Трудинспектор Виктория Пересторонина, юристы и практикующие главбухи поделились нестандартными вариантами учета накопленных дней отдыха. Все эти способы не противоречат ТК, поэтому их можно смело использовать.

Отгулы больше не сгорают: новые правила оплаты

В журнале "Главбух" эксперты привели примеры расчета оплаты за отгул по новым правилам:

Скачайте в журнале "Главбух"



Скачать

Как оформить отгул в программе 1С «Зарплата и управление персоналом»

Чтобы отразить неоплачиваемый отгул, в разделе «Зарплата» выберите вкладку «Отгулы», затем свою организацию. Далее нажмите «Создать» и выберите «Отгул». В открывшемся окне укажите месяц, когда предоставили отгул, и дату приказа, выберите сотрудника. В поле «Предоставить отгул» запишите количество отгулов и начальную дату дополнительных дней отдыха. Дату окончания программа установит автоматически (см. рис.).

Скачайте в журнале "Главбух"



Скачать

Как предоставлять отгулы по-новому с 1 марта 2025 года

Как только изменения в ТК РФ, предусмотренные Федеральным законом №339-ФЗ от 30 сентября 2024 года, заработают, работодатели должны обеспечить новые гарантии своим сотрудникам. В частности, отгулы за работы в выходные/праздники представляйте в следующем порядке:

1. Если сотрудник работает в компании по срочному контракту, при условии, что период трудоустройства не превышает двух месяцев, дополнительные сутки отдыха за труд вне графика не предоставляйте. Такому подчиненному причитается только оплата в удвоенном размере (или больше, если данное условие регламентировано локальными уставами нанимателя).
   
   
2. Количество фактически отработанных часов в смену, наступившую вне установленного для работника графика труда и отдыха, на продолжительность отгула не влияет. Предоставляйте полный день дополнительного отдыха, даже если в выходной или праздник было отработано несколько часов, что будет меньше стандартной смены.
   
   
3. Когда будете начислять оплату, учитывайте все компенсационные и стимулирующие надбавки, которые причитаются работнику за труд в обычных условиях. Учесть только должностной оклад или ставку заработной платы нельзя. Это противоречит мнению Конституционного суда от 26 июня 2018 года №29-П.
   
   
4. Организуйте полноценный учет отгулов, которые гарантированы наемным сотрудникам в компании. Соответствующие обязанности можно возложить на специалиста отдела кадров или бухгалтера по расчету зарплаты. Наличие достоверного учета исключит споры с работниками.
   
   
5. Работник может воспользоваться отгулом в любом месяце, в течение одного года с момента, когда его привлекали к труду вне установленного графика работы. Дополнительные сутки отдыха за смены в выходной или праздник разрешено приплюсовать к отпуску.
   
   
6. Помните, что дополнительное время отдыха не сгорает и не аннулируется. Если сотрудник решит уволиться, необходимо начислить денежную компенсацию за все дни, которые были положены работнику, но он их не использовал.

Важно! Поправки в ТК РФ внесли не просто так. Первопричиной для таких изменений стало судебное разбирательство о взыскании денег за неиспользованные отгулы с работодателя, сократившего персонал. Суд первой инстанции отказал работникам. Но Конституционный суд встал на сторону персонала, обязав работодателя оплатить все накопленные дни дополнительного отдыха за работы в выходные и праздники. Подробнее о громком деле:

Перейти к статье в журнале Главбух

Далее рассмотрим на конкретных примерах, как правильно рассчитать оплату за отгулы по новым правилам с 1 марта 2025 года.

Отгул в текущем месяце

Подчиненный, которого привлекали к труду в выходной или праздник, может взять отгул в этом же месяце. В таком случае, оплату начисляем так:

1. Считаем фактически отработанное время вне графика.
2. Начисляем одинарную оплату за отработанные часы (смену) в выходной/праздник.
3. День отдыха не оплачиваем.
4. Зарплату за месяц не уменьшаем на дни отгулов.
5. Чтобы сохранить размер оплаты труда, сокращаем рабочую норму.

Обратите внимание, в локальных актах работодателя должно быть закреплено правила, как рассчитывается оплата за работу в выходные или нерабочие торжественные дни. Наиболее распространенный вариант, когда арифметический расчет производится исходя из усредненного месячного количества рабочих часов за календарный год.

Например, в 2025 году 1972 рабочих часа (на пятидневке по 40 часов в неделю). Значит, усредненное месячное количество рабочих часов за календарный год равно 164,3 часа (1972 ч. / 12 месяцев).

Пример расчета

Бухгалтер Матрешкина А. П. работает в компании на окладе – 50 000 рублей в месяц. Сотрудника работает на пятидневке, суббота и воскресенье для нее стандартные выходные дни.

15 февраля бухгалтера привлекали к работе в ее непосредственный выходной день (производственная необходимость – подготовка отчетности). По факту было отработано 7 часов. Матрешкина, вместо удвоенной оплаты, выбрала дополнительное время отдыха. Сотруднице предоставили другой день отдыха на основании ее заявления в том же месяце – 25 февраля.

В феврале 2025 года на пятидневке 20 рабочих дней. Фактически Матрешкина отработала все эти 20 дней, в том числе:

• 19 дней в стандартные будние дни (20 раб. дн. — 1 дн. отгул);
• 1 день в свой выходной – суббота 15.02.2025.

В месяце, в котором бухгалтер взяла один день отдыха, уменьшается норма рабочего времени. Значит, при начислении заработка норма в феврале для Матрешкиной будет равняться 19 дням, вместо 20 раб. дн. для всех сотрудников компании. Их специалист отработала полностью. Следовательно, за февраль бухгалтеру причитается:

• полный должностной оклад, начисленный за отработанные 19 дней по уменьшенной норме рабочего времени, в связи с отгулом;
• оплата в размере одинарной часовой ставки за время, отработанное в выходной день.

Дневную ставку для оплаты труда вне установленного графика в организации определяют исходя из среднемесячного количества рабочих часов за год. Среднемесячное количество рабочих часов за 2025 год при 40-часовой рабочей неделе равно 164,3 часа, из расчета 1972 ч / 12 мес.

Часовая ставка для оплаты работы в выходной: 50 000 руб. / 164,3 ч = 304,32 рублей.

Оплата за работу в субботу 15 февраля исходя из одинарной часовой ставки: 304,32 руб. * 7 часов = 2 130,24 рублей.

Итоговая сумма заработной платы, начисленной бухгалтеру Матрешкиной за февраль 2025 года: 50 000 руб. + 2 130,24 руб. = 52 130,24 рублей.

Дни отдыха в другом месяце

Действующее российское законодательство не запрещает работникам использовать дополнительные сутки отдыха в другом календарном месяце, а не в том месяце, когда его привлекали к работе вне установленного графика.

Учитывайте важные правила:

1. Возьмите с работника заявление о предоставлении отгула.
2. Письменное заявление должно быть предоставлено работодателю именно в том месяце, когда сотрудник фактически привлекался к работе вне графика.
3. Если до конца месяца, в котором работник выходил на смену в выходной или праздник, заявление не подано, бухгалтерия должна начислить оплату в двойном размере.
4. Зарплату в месяце, на который пришелся отгул, выплачивайте в полном объеме, без уменьшения на дополнительное время отдыха.

С 1 марта 2025 года "израсходовать" накопленный отгул нужно в любом месяце, в течение одного года с момента привлечения к работе в выходной/праздник. А если работник не успел отдохнуть, такие дни придется оплатить при увольнении.

Пример расчета

Предположим, что все тот же бухгалтер Матрешкина, которая отработала в субботу 15 февраля 2025 года 7 часов, решила перенести свой отгул на 10 марта – понедельник.

В феврале 2025 года – 20 рабочих дней. В свой официальный выходной день Матрешкина трудилась сверх месячной нормы труда. Но оплата за работу в субботу 15 февраля должна быть оплачена в стандартном одинарном размере, так как работница решила взять дополнительное время отдыха в другом месяце.

За февраль 2025 года бухгалтеру нужно начислить:

• полный должностной оклад за отработанные 20 дней по норме рабочего времени;
• оплату в размере одинарной часовой ставки за время, отработанное в выходной день.

В компании дневную ставку для оплаты труда вне установленного графика исчисляют исходя из среднемесячного количества рабочих часов за год. Это 164,3 часа, из расчета 1972 ч / 12 месяцев. Следовательно, часовая ставка для оплаты работы в выходной составит 304,32 рублей (50 000 руб. / 164,3 ч.).

Оплата за работу в субботу 15 февраля исходя из одинарной часовой ставки: 304,32 руб. * 7 часов = 2 130,24 рублей.

Итоговая сумма заработной платы, начисленной бухгалтеру Матрешкиной за февраль 2025 года: 50 000 руб. + 2 130,24 руб. = 52 130,24 рублей.

За март 2025 года бухгалтер Матрешкина получит полный должностной оклад — 50 000 рублей, несмотря на то, что один рабочий день 10 марта она будет отдыхать.

Присоединение дней к отпуску

Отгулы, выбранные работником за труд вне графика, можно присоединять к ежегодным трудовым отпускам. Но это возможно при соблюдении следующих инструкций:

1. Увеличение продолжительности отдыха подчиненного должно быть предварительно согласовано с нанимателем.
2. Для этого работник подает письменное заявление на имя руководителя.
3. Заявление на отгул нужно направить до конца месяца, когда сотрудник работал в свой выходной или праздник.

Отгулы можно присоединять к отпускам, которые предоставляются в течение 12 месяцев, с даты привлечения к работе вне графика.

Пример расчета

Допустим, бухгалтер Матрешкина, которая работала в субботу 15 февраля 2025 года, решила присоединить отгул к своему двухнедельному отпуску с 10 по 23 марта 2025 года.

В таком случае, оплату за февраль 2025 года начислят по общим правилам: должностной оклад в полном размере 50 000 рублей и надбавку за труд в субботу в одинарном размере (2 130,24 рубля из расчета за 7 отработанных часов по факту, от оклада по среднемесячному количеству рабочих часов за год).

За март 2025 года расчетные данные по бухгалтеру Матрешкиной будут такими:

• Общее количество рабочих дней в марте при пятидневке – 21 раб. дн.
• Продолжительность отпуска – 14 дней с 10 по 23 марта 2025 года.
• Отгул – 1 день – 24 марта 2025.
• Фактически отработанные дни – 10 раб. дней.

Отпуск Матрешкиной начислят по общим правилам, исходя из среднего заработка за фактически отработанное время в расчетном периоде. А вот зарплату нужно посчитать так:

50 000 руб. / 20 раб. дн.* 10 отраб. дн. = 25 000 рублей.

Обратите внимание, что при расчете заработной платы за март 2025 года учитывалась уменьшенная норма рабочего времени (20 рабочих дней, вместо 21 дня на пятидневке). Так как зарплата (оклад) в том месяце, когда используется заменяющий день отдыха, выплачивается в полном объеме, без уменьшений. Именно для этого уменьшают норму рабочего времени в данном месяце.

Упрощенный вариант оплаты отгулов, не противоречащий ТК РФ

Чиновники предложили работодателям безопасный способ, как предоставлять и оплачивать отгул за работу в выходные и нерабочие торжественные дни. Данный вариант расчетов не противоречит нормам ТК РФ, а также выгоден обеим сторонам трудовых правоотношений.

Упрощенный вариант предлагает обойтись без дополнительных расчетов. При этом совершенно не важно, что выберет работник: удвоенную оплату или дополнительное время отдыха с одинарным размером выплаты.

Сразу оплатите работу в выходной/праздничный день в двойном (или повышенном) размере. А когда сотрудник решит воспользоваться отгулом, этот рабочий день исключите из расчета заработной платы за месяц. Если отгул израсходован не будет, а работник решит уволиться, ничего доплачивать не потребуется.

Обратите внимание, упрощенная модель оплаты не противоречит нормам и требованиям ТК РФ, ведь в деньгах работник не потеряет, а, следовательно, его права не нарушены и все гарантии соблюдены. Однако, чиновники на местах не исключают, что эти аргументы нужно будет дополнительно привести инспекторам ГИТ при проверке.

Пример расчета

Применим упрощенный способ оплаты для бухгалтера Матрешкиной, которая работала в субботу 15 февраля. Компания приняла решение, и сразу оплатила труд в выходной в удвоенном размере.

Сумма доплаты составила: 50 000 руб. / 164,3 часа * 7 часов * 2 = 4 260,48 рублей.

Помимо надбавки за работу в субботний день, компания выплатила Матрешкиной полный оклад за февраль в размере 50 000 рублей.

Например, если бухгалтер возьмет отгул в марте 2025 года, то ей начислят зарплату за фактически отработанное время. То есть, из общего количества рабочих дней в марте на пятидневке (норма - 21 раб. дн.) вычтут отгул. Заработок составит: 50 000 руб. / 21 раб. дн. * 20 отраб. дн. = 47 619,05 рублей.

А если Матрешкина не потребует дополнительное время отдыха, но потом решит уволиться, доплачивать за неиспользованные дни ничего не придется.

Документальное оформление и учет

Привлечение к работе вне установленного графика, начисление оплаты и предоставление отгулов оформляйте в стандартном порядке:

Шаг №1. Сначала проверьте, можете ли вы привлечь конкретного сотрудника к работе в условиях, отклоняющихся от нормальных. Например, под запрет попадают беременные женщины и несовершеннолетние подчиненные.

Шаг №2. При необходимости получите письменное согласие от подчиненного, что он готов трудиться в его нерабочий день, и что он ознакомлен с его законным правом на отказ.

Шаг №3. Издайте приказ о привлечении наемного персонала к работе вне установленного графика. Например, в выходной день. Распоряжение составляйте в произвольном виде, так как унифицированного шаблона законом не предусмотрено. В приказе можно сразу предусмотреть оплату в удвоенном размере по упрощенной схеме расчетов с сотрудниками.

Шаг №4. Если работник решил взять дополнительные сутки отдыха, потребуйте от него письменное заявление. Этот документ должен быть подан работодателю до конца месяца, в котором подчиненный привлекался к работе вне графика. Заявление работник составляет в произвольном виде, рекомендуем использовать готовый образец.

Важно! С 1 марта 2025 года отгулы, которые сотрудник получил за работу в выходной или праздник, больше не сгорают. По новому порядку, если сотрудник не использовал дополнительный день отдыха в течение года после получения права на него, вместо отгула сотрудник получит денежную компенсацию при увольнении. Сумму компенсации необходимо рассчитать как разницу между оплатой работы в выходной или праздник, которая полагалась сотруднику, и фактически произведенной оплатой за этот день (Федеральный закон от 30.09.2024 № 339-ФЗ).

Важно! Если у работников компании быстро накапливаются неизрасходованные дни отдыха, рекомендуем создать в бухучете резервы для будущих выплат. Подсказки читайте в журнале Главбух:

Перейти к статье

Изменения в марте 2025 года

Смотрите в новом выпуске шоу "Главбух на связи": 

• Изменились правила работы с ККТ и требования к чекам. Правила по ККТ поменялись, а для бухгалтеров  ввели новые правила чеков ККТ для подотчетников >>>

• Срочные договоры с главными бухгалтерами стали бессрочными. Нельзя заключать срочные трудовые договоры с руководителями и главбухами структурных подразделений.  В журнале “Главбух“ эксперты привели рассказали про новые правила по срочным договорам >>>

• Бухгалтеров назначили ответственными за аптечки. Теперь придется хранить аптечки по-новому. Узнайте, как перестроить работу с аптечками и какой локальный акт составить >>>

• Для пожарной безопасности действует новый профстандарт. У сотрудника, ответственного за пожарную безопасность, обязательно должен быть диплом по специальности «Пожарная безопасность». Узнайте, какими новыми навыками должны обладать работники >>>

• С задержками зарплат будут бороться специальные комиссии. Чтобы избежать вызова на новую комиссию, прежде всего соблюдайте сроки выплаты зарплаты: смотрите верные сроки в 2025 году >>> .

Также в своем выпуске наш ведущий акцентировал внимание на двух важных изменениях, которые подробно на страницах журнала разобрали эксперты Главбуха:

• Глобальные изменения в работе всех бухгалтеров в марте 2025 года
• Новые правила предоставления отгулов с марта 2025 года
• Талица новых штрафов за ККТ с 1 марта 2025 года
• Документы по пожарной безопасности, которые должны быть на каждом предприятии
• Сроки выплаты заработной платы и аванса в 2025 году для компаний и ИП
• Срочные трудовые договоры с 1 марта 2025 года: образцы и изменения