Как заполнить и сдать ЕФС-1 за 1 квартал 2025 года без штрафов: новая форма, образцы заполнения

ЕФС-1 за 1 квартал 2025 года подают по новой форме. Инструкцию, как заполнить и сдать ЕФС-1 за 1 квартал 2025 года, смотрите в статье. А также скачивайте актуальный бланк и образец отчета.

Все про ЕФС-1 в 2025 году

Важно! С 1 ноября 2024 года страхователи должны указывать новые регистрационные коды в отчетности в СФР. Об этом сообщает ОСФР по г. Москва и Московской области. Указывать новый код нужно будет с 1 ноября 2024 года, а узнать его - с 1 октября на сайте СФР. Регистрационный номер будет состоять из 10 знаков. А в статье далее разберем все про ЕФС-1 за 1 квартал 2025 года: какая действует новая форма и образец заполнения.

Узнать новый код для формы ЕФС-1

По какой форме сдавать ЕФС-1 за 1 квартал 2025 года

Какая же действует форма ЕФС-1 за 1 квартал 2025 года? Для отчета за 1 квартал 2025 год используйте форму ЕФС-1, которую утвердил Соцфонд приказом от 17.11.2023 № 2281. Бланк содержит титульный лист, разделы и подразделы. Форма ЕФС-1 за 1 квартал 2025 года приведена ниже — по ссылке можно скачать бесплатно в excel новый бланк.

Новые правила заполнения ЕФС-1 за 1 квартал 2025 года

Разберем, как заполнить ЕФС-1 за 1 квартал 2025 года и на что обратить внимание бухгалтеру.

Новое для подраздела 1.1 «Сведения о трудовой деятельности». В графе 5 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» теперь нужно будет указывать не только должность сотрудника, но и тип договора. Для этого введены следующие коды:

• «0» — бессрочный трудовой договор;

• «0.1» — срочный трудовой договор на срок до шести месяцев;

• «0.2» — срочный трудовой договор на срок более шести месяцев;

• «1» — трудовой договор по совместительству;

• «1.1» — трудовой договор по совместительству на срок до шести месяцев;

• «1.2» — трудовой договор по совместительству на срок более шести месяцев.

Графу 6 «Код выполняемой функции» заполняйте, если подаете отчет с мероприятиями «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ» (п. 46 порядка, утв. приказом Фонда пенсионного и социального страхования РФ от 17.11.2023 № 2281).

Укажите в графе 6 кодовое обозначение выполняемой функции. Код состоит из пяти цифровых знаков в формате «ХХХХ.Х», его берите из классификатора ОКЗ. Ставьте код выполняемой функции в отчете ЕФС-1 независимо от того, применяете в организации профстандарты или нет. СФР не примет отчет, если не заполните эту графу. Чтобы быстро найти код трудовой функции для каждой должности, используйте наш сервис.

Воспользоваться сервисом

Срочное изменение: нужно ли включать в ЕФС-1 сведения о самозанятых
По общему правилу самозанятого подрядчика нужно включить в отчетность, только если он не выдал чек. Но из этого правила есть одно исключение, на которое обратили внимание в СФР (письмо от 05.08.2024 № 19-20/35785). Компания может по договоренности с самим сотрудником застраховать его от несчастных случаев (п. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Тогда самозанятого нужно включить в раздел 2 ЕФС-1. Выплаты ему попадут в строку 3 подраздела 2.1 как облагаемые, и тогда будет разница пользу ЕФС-1.

Новое в подразделе 1.2 «Сведения о страховом стаже». В строке «Тип сведений» появилось новое поле — «Назначение выплат по ОСС». Его необходимо заполнить, если отчет подается на сотрудника, который подал заявление на ежемесячное пособие по уходу за ребенком или для которого получен больничный лист.

Эти данные требуются для учета рабочего периода в календарном году, до момента представления формы. По завершении календарного года необходимо подать исходную форму на такого сотрудника с типом сведений «Исходная».

Новое в подразделе 1.3 «Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений». В подраздел 1.3 добавлена новая графа под названием «Работники, не включаемые в расчет среднесписочной численности». Для этой графы предусмотрены два кода: «0» и «1».

Код «1» должен применяться для женщин в декретном отпуске, сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, работников, которые обучаются или поступают в образовательные организации и находятся в отпуске без содержания, мобилизованных и добровольцев. Если сотрудник не попадает под указанные категории, в графе следует проставлять код «0».

Обязанность представлять подраздел 1.3 появилась у учреждений, которые ведут виды деятельности:

• проведение исследований в области социально-экономической географии;
• научные исследования и разработки в области общественных наук прочие;
• деятельность в области косметологии;
• специальная врачебная практика прочая;
• производство анимационных фильмов;
• производство прочих кинофильмов, видеофильмов и телевизионных программ;
• деятельность композиторов;
• деятельность художников;
• деятельность в области художественного творчества прочая.

Новое в разделе 2 о взносах на травматизм. В разделе введено новое поле под названием «Льгота». В этом поле работодатели могут отмечать:

• общественные организации инвалидов, если в их составе не менее 80% составляют сами инвалиды и их законные представители;

• компании, уставной капитал которых полностью состоит из взносов общественных организаций инвалидов, с условием, что среднесписочная численность инвалидов составляет не менее 50%, а их доля в общем фонде оплаты труда составляет не менее 25%;

• учреждения, созданные для реализации социальных целей, предоставления правовой и иной помощи инвалидам, детям-инвалидам и их родителям, где единственными владельцами имущества являются общественные организации инвалидов.

Подсказка от Системы Главбух

С 2025 года пониженный тариф 15 процентов для МСП применяется для выплат сверх 1,5 МРОТ. Также появился новый тариф в размере 7,6 процентов для МСП из числа обрабатывающих производств и изменились условия и порядок применения пониженных тарифов ИТ-компаниями, в том числе после реорганизации. Об изменениях по взносам в ИФНС с 2025 года и как их применять, читайте в Системе Главбух.

Узнать подробности

Новые основания для отказа в приеме ЕФС-1. При подаче отчета по форме ЕФС-1 могут быть указаны следующие причины для отказа:

1. Отсутствие подтверждения полномочий лица, предоставившего отчет;

2. Несоблюдение условий для признания квалифицированной электронной подписи заявителя действительной. Эти условия определены в статье 11 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ;

3. Использование недействующей формы и форматов отчета.

Подключите бесплатный демо-доступ к Системе Главбух и воспользуйтесь подробной инструкцией, как заполнить и сдать сведения о взносах на травматизм по форме ЕФС-1.

Как заполнить ЕФС-1

Отразите полную сумму начисленных пособий в строке 1 подраздела 2.1 раздела 2 ЕФС-1. В этой строке отражают пособия, которые начислил работодатель. Как отразить пособия в ЕФС-1 смотрите в Системе Главбух.

Подсказка от журнала «Главбух»

Эксперты журнала Главбух подготовили инструкцию, как использовать новый МРОТ при расчете взносов, если ваша компания относится к МСП. Изменений два. Первое — МРОТ стал больше. Второе — теперь в расчетах нужно использовать не один МРОТ, а полтора. Также в статье рассмотрели другие изменения по взносам, например новый лимит или новые пониженные ставки для компаний из определенных отраслей.

Узнать подробности

Как заполнить ЕФС-1 за 1 квартал 2025 года

Как и прежде, бланк состоит из двух разделов и подразделов к ним. Рассмотрим алгоритм заполнения каждого из них.

Порядок заполнения титульного листа ЕФС-1

На титульном листе указывают сведения о работодателе:

• регистрационный номер;
• КПП, ИНН;
• наименование и прочие необходимые сведения.

Образец титульного листа ЕФС-1

Посмотреть образец

Как заполнить в ЕФС-1 сведения о трудовой деятельности (замена СЗВ-ТД): подраздел 1 и подраздел 1.1

Отчет подавайте только в том случае, если в отчетном месяце по сотруднику были кадровые изменения. Например, сотрудника приняли, перевели на другую должность, приостановили или возобновили трудовой договор, уволили, либо сотрудник подал заявление о выборе формата трудовой книжки. Если кадровых изменений не было, то форму на этого сотрудника в отчетном месяце не подавайте. Также подавайте форму, если заключили или прекратили договор ГПХ. Чаще всего ЕФС-1 с подразделом 1.1 сдают при трудоустройстве или увольнении сотрудника, пример заполнения смотрите в Системе Главбух.

Когда подаете отчет об увольнении сотрудника, можно включить в него сведения о других кадровых изменениях в отчетном месяце, если месяц еще не закончился, либо сведения за предыдущий отчетный месяц, если срок сдачи еще не наступил и их еще не подавали.

 Инструкция по заполнению подраздела 1.1

Чтобы подать сведения о трудовой деятельности отчета ЕФС-1, вам нужно заполнить:

• титульный лист;
• подраздел 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)»;
• подраздел 1.1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности».

Остальные подразделы и разделы при этом не заполняйте.

Как заполнить отчет при увольнении сотрудника: видеоинструкция

Как заполнить ЕФС-1 при трудоустройстве на работу: видеоинструкция

Подраздел 1 раздела 1 следует заполнять на каждого работника. Основывайтесь на первичных документах работодателя, включая приказы, кадровые записи и бухгалтерские данные, а также технологическую документацию.

Если в вашей организации работает 11 и более человек, отчет необходимо подавать в электронном формате (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 30.12.2021 № 474-ФЗ).

Если у вас 10 или менее сотрудников, вы можете подавать отчет на бумаге, но также допускается электронная подача (п. 3 ст. 1 Закона от 30.12.2021 № 474-ФЗ). Заполнение можно произвести как на компьютере, так и вручную. Для ручного заполнения используйте черные, фиолетовые или синие чернила или шариковую ручку. Текст должен быть написан печатными буквами, без исправлений и сокращений. Бумажные отчеты можно сдавать лично, через уполномоченного представителя или отправлять по почте заказным или ценным письмом с описью вложения.

На титульном листе заполните информацию о работодателе: регистрационный номер, наименование организации, ИНН, КПП, коды статистики, ОГРН или ОГРНИП.

В подразделе 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)» указывайте данные о сотруднике или исполнителе по гражданско-правовому договору. Эти сведения берутся из документов работника: паспорта, СНИЛС, ИНН.

Таблица. В поле «Код категории ЗЛ» укажите один из следующих кодов из таблицы:

Смотреть коды

Чтобы заполнить сведения о трудовой деятельности сотрудника, последовательно внесите данные в таблицу со сведениями о трудовой деятельности.

Виды мероприятий, которые отражают в графе 3 подраздела 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1

Узнать подробности

В графе 5 «Трудовая функция» необходимо указать название должности, специальности или профессии с упоминанием квалификации, а также наименование структурного подразделения, если в трудовом договоре прописано условие о работе в конкретном подразделении.

Для государственных и муниципальных служащих также указывается код должности по реестру должностей. Если вы подаете сведения по внутренним или внешним совместителям, то в этой графе после наименования должности и подразделения необходимо упомянуть, что сотрудник работает по совместительству. В случае заключения договора ГПХ, данную графу заполнять не требуется.

Важно помнить, что в графе 5 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» нужно указывать не только должность сотрудника, но и тип заключенного договора.

Графу 6 «Код выполняемой функции» заполняйте в случае подачи отчета с мероприятиями: «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ». В новой форме для графы 6 «Код выполняемой функции» были введены дополнительные коды.

В графе 6 необходимо указать кодовое обозначение выполняемой функции. Код состоит из пяти цифровых знаков в формате «ХХХХ.Х» и берется из классификатора ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий).

Образцы заполнения подраздела 1.1

Как заполнить в ЕФС-1 подраздел 1.2 (замена СЗВ-СТАЖ): инструкция и образец 

Подраздел 1.2 подраздела 1 заполняют и сдают работодатели не по всем работникам, а только по тем, которые в отчетном периоде:

• выполняли работу, которая дает право на досрочную пенсию;
• работали в сельском хозяйстве и при исчислении стажа работы которых применяется список работ, производств, профессий, должностей, специальностей, в соответствии с которым устанавливают повышение размера фиксированной выплаты к страховой пенсии по старости и к страховой пенсии по инвалидности (ч. 14 ст. 17 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ);
• формировали свои пенсионные права в соответствии с Законом от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»;
• замещали государственные или муниципальные должности, а также должности государственной гражданской службы и муниципальной службы;
• работали полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности, вахтовым методом;
• работали в период отбывания наказания в виде лишения свободы;
• имели периоды простоя или отстранения от работы;
• имели периоды освобождения от работы с сохранением места работы на время исполнения государственных или общественных обязанностей;
• находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет, в отпуске без сохранения зарплаты;
• имели период приостановления действия трудового договора в соответствии со статьей 351.7 ТК РФ.

Трудовая деятельность, позволяющая претендовать на досрочный выход на пенсию, включает:

• занятость в сельском хозяйстве со стажем, учитывающим специальный список профессий и должностей, что позволяет на получение повышенных фиксированных выплат к страховой пенсии по старости и инвалидности (ч. 14 ст. 17 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ);
• формирование пенсионных прав, согласно Закону от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»;
• замещение государственных или муниципальных должностей, включая должности государственной гражданской службы и муниципальной службы;
• работа в течение полного навигационного периода на водном транспорте, полного сезона на предприятиях сезонных отраслей промышленности или вахтовым методом;
• трудовая деятельность в период отбывания наказания в виде лишения свободы;
• периоды простоя, отстранения от работы или освобождения от работы с сохранением места работы на время выполнения государственных или общественных обязанностей;
• отпуск по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет, а также отпуск без сохранения заработной платы.

Как заполнить в сведениях о стаже ЕФС-1 отпуск по уходу за ребенком: видеоинструкция

Работодатели обязаны заполнять и подавать подраздел 2 раздела 1 вместе с подразделом 1.2 раздела 1 при предоставлении сведений о застрахованных лицах, занятых на определенных видах работ. Эти виды работ регламентируются частью 1 статьи 30 и статьей 31 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ.

Подразделы и разделы, входящие в ЕФС-1, можно заполнять и подавать отдельно. Подраздел 1.2 раздела 1 «Сведения о страховом стаже» необходимо заполнять по итогам календарного года не позднее 25 января следующего года. В такие же сроки следует сдавать и подраздел 2 раздела 1. Однако, существуют ситуации, когда сведения о стаже по форме ЕФС-1 необходимо подавать и в течение отчетного года. 

Когда сведения о стаже ЕФС-1 сдают в особые сроки

Узнать подробности

На титульном листе заполните данные о страхователе-работодателе:

• регистрационный номер в Соцфонде,
• наименование,
• ИНН,
• КПП,
• коды статистики,
• ОГРН или ОГРНИП.

В подразделе 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)» укажите сведения сотруднике или исполнителе по гражданско-правовому договору. Данные возьмите из документов сотрудника: паспорта, СНИЛС, ИНН.

Коды для поля «Код категории ЗЛ»

Смотреть все коды

В разделе 1.2 подраздела 1 в поле «Отчетный период» необходимо указать год, за который предоставляется форма, в формате ГГГГ. Это поле должно содержать значение того периода, за который подается отчет. Такой порядок регламентирует пункт 54 порядка, утвержденного приказом Фонда пенсионного и социального страхования РФ от 17 ноября 2023 года № 2281.

В поле «Тип сведений» необходимо отметить тип формы знаком «X». Выберите одну из следующих опций: исходная, назначение пенсии, корректирующая или отменяющая.

Заполнение и подача подраздела 2 раздела 1 осуществляется вместе с подразделом 1.2 подраздела 1, когда предоставляют данные о застрахованных лицах, занятых на определенных видах работ. Речь идет о работах, которые предусмотрены частью 1 статьи 30 и статьей 31 Федерального закона от 28 декабря 2013 года № 400-ФЗ.

Как заполнить подраздел 2 раздела 1 ЕФС-1

Смотреть инструкцию

Приведем образцы заполнения ЕФС-1.

Скачайте образцы подраздела 1.2 формы ЕФС-1
		Оформление пенсии				скачать.doc
		Отпуск по беременности и родам				скачать.doc
		Больничный				скачать.doc
		Отпуск без сохранения зарплаты				скачать.doc
Все образцы подраздела 1.2 формы ЕФС-1

Как заполнить подраздел 1.3 отчета ЕФС-1

Государственные и муниципальные учреждения, работающие в сферах образования, медицины, спорта, науки, социального обслуживания, культуры, искусства и кинематографии, обязаны заполнять и сдавать подраздел 1.3 «Сведения о зарплате». Перечень видов деятельности для этих учреждений утвержден приказом Минтруда от 02.09.2022 № 507н. Информация из подраздела 1.3 необходима для мониторинга системы оплаты труда работников бюджетной сферы. Образец заполнения подраздела 1.3 отчета ЕФС-1, смотрите в Системе Главбух.

В разделе 1.3 кода укажите отчетный месяц, коды учреждения и тип данных — исходные, корректирующие или отменяющие. Таблицу «Сведения об условиях занятости и заработной плате» в подразделе 1.3 заполняйте исключительно для сотрудников, работающих по трудовым договорам или по комбинированным трудовым и гражданско-правовым договорам. Если сотрудник работает только по договору ГПХ, таблица подраздела 1.3 на него не заполняют.

Инструкция по заполнению подраздела 1.3

Порядок заполнения раздела 2 отчета ЕФС-1

Сдавать раздел 2 о взносах на травматизм (бывший отчет 4-ФСС) должны все страхователи (ст. 3, п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 24 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). А именно форму сдают:

• юрлица независимо от организационно-правовой формы;
• иностранные организации, которые ведут деятельность на территории РФ и нанимают граждан РФ на работу;
• физлица, например, ИП, которые используют наемный труд. То есть нанимают сотрудников по трудовому договору или ГПД, в котором прописывают обязанность платить взносы на травматизм.

Не подают раздел 2 о взносах на травматизм страхователи на АУСН. Об этом сказано в пункте 1.6 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Раздел 2 о взносах на травматизм сдают по итогам отчетных периодов: I квартала, полугодия, девяти месяцев и года. Срок – не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом (п. 2 ст. 22.1, п. 1 ст. 24 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Как заполнить ЕФС-1 с разделом 2 о взносах на травматизм: видеоинструкция

Раздел 2, касающийся взносов на травматизм, должны предоставлять в территориальные отделения Социального фонда по месту регистрации компании или индивидуального предпринимателя. Если у организации есть обособленные подразделения, они обязаны подавать этот раздел самостоятельно по месту своего нахождения, при условии, что у них есть отдельный банковский счет и они начисляют и выплачивают вознаграждения физлицам, а также находятся на территории РФ. Это регламентировано пунктом 1 статьи 24 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

В случаях, когда обособленное подразделение не имеет банковского счета, не начисляет выплаты физлицам или находится за границей, оно не подает отчет самостоятельно. За такие подразделения ответственность несет головная организация, подавая Раздел 2 по своему месту нахождения (п. 11 и 14 ст. 22.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Если численность застрахованных лиц за отчетный период составляет 11 и более человек, страхователи обязаны подавать Раздел 2 в электронном виде. При численности до 10 человек включительно, этот раздел может быть представлен как в электронном формате, так и на бумаге.

Из чего состоит раздел 2 ЕФС-1 о взносах на травматизм

Узнать подробности

Титульный лист заполняют аналогично, как и предыдущих случаях.

В начале раздела 2 указывают сведения об отчетном периоде и календарном годе. Также нужно внести данные о численности: среднесписочной, работающих застрахованных лиц на случай травматизма, работающих инвалидов, работников, занятых на работах с вредными или опасными производственными факторами (п. 155-162 Порядка, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281).

Отчетные периоды по разделу 2:

• «03» – за I квартал,
• «06» – за полугодие,
• «09» – за девять месяцев,
• «12» – за год.

То есть при заполнении отчета за 1 квартал нужно указать "03".

При первичном заполнении раздела за отчетный период в поле «Номер корректировки» укажите «000». В случае если раздел 2 заполняют при ликвидации организации или прекращении деятельности ИП, заполните поле «Прекращение деятельности», указав «Л».

Обязательные подразделы на травматизм установлены в пункте 12 Порядка, утвержденного приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. Все страхователи сдают титульный лист, подраздел 2.1 раздела 2 с расчетом сумм страховых взносов на случай травматизма, подраздел 2.3 раздела 2 с данными о медосмотрах и спецоценке. Как проводить спецоценку рассказали специалисты Системы Главбух.

Остальные подразделы раздела 2 можно не заполнять и не сдавать, если в них отсутствуют показатели. 

Скачать образцы заполнения раздела 2

В подразделе 2.1 раздела 2 нужно отразить:

• базу для начисления взносов на травматизм нарастающим итогом с начала года и за каждый из трех последних месяцев отчетного периода;
• размер тарифа по взносам с учетом скидки или надбавки;
• суммы исчисленных страховых взносов с начала расчетного периода, а также отдельно за первый, второй и третий месяцы отчетного периода.

Подраздел 2.1.1 раздела 2 заполняют страхователи:

• у которых структурные подразделения были выделены в самостоятельные классификационные единицы (СКЕ);
• государственные (муниципальные) учреждения, часть деятельности которых финансируют из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников;
• физлица, которые состоят на регистрационном учете в фонде по нескольким основаниям. Это могут быть ИП, где есть сотрудники с трудовыми договорами, физлица, которые заключили трудовой договор, и ИП или физлица, обязанные уплачивать страховые взносы в связи с заключением договора ГПХ.

Когда страхователь оказывает услуги по предоставлению персонала, передаваемых сотрудников отражают в подразделе 2.2 раздела 2. Заполните данные по каждой организации, с которой заключен договор на такие услуги. Если персонал не передавали, нулевой подраздел 2.2 не сдавайте.

Как построчно заполнить подраздел 2.2 раздела 2 ЕФС-1

Посмотреть инструкцию

Подраздел 2.3, содержащий информацию о специальной оценке условий труда и медицинских осмотрах, необходимо включать в раздел 2 формы ЕФС-1 по результатам первого квартала, полугода, девяти месяцев и года. Данный подраздел является обязательным для отчета, даже если все показатели нулевые. Информацию о спецоценке и медосмотрах указывайте на начало года. Данные о спецоценке берите из отчета о проведении спецоценки (п. 1 и абз. 3 пункта 213 Порядка, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281).

Внесите информацию о медицинских осмотрах, опираясь на заключительные акты медицинских комиссий. Если в отчетном периоде проводилась спецоценка или сотрудники проходили медосмотр, данные на начало года останутся неизменными. Информацию о спецоценке и медосмотрах, проведенных в текущем году, включите в отчет на начало следующего года.

Как построчно заполнить подраздел 2.3 раздела 2 ЕФС-1

Узнать подробности

Как заполнить подраздел 3 отчета ЕФС-1 (замена ДСВ-3)

Подраздел 3 раздела 1 нужно сдать, если работники писали заявление ДСВ-1 об уплате добровольных допвзносов на накопительную пенсию или компания платит взносы работодателя (приказ СФР от 17.11.2023 № 2281). Взносы можно платить самостоятельно или написать заявление работодателю, чтобы он удерживал взносы из зарплаты и перечислял на накопительную пенсию (ст. 6, 7 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ).

Работодатели вправе за счет своих средств перечислять дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию сотрудников. Такие взносы называются – взносы работодателя (ч. 1 ст. 8 Закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ).

Чтобы сдать сведения, необходимо представить титульный лист и подраздел 3 раздела 1 формы.

Подраздел 3 раздела 1 состоит из трех частей:

• сведения о платежном поручении;
• сведения о периоде уплаты;
• таблица с информацией о застрахованных лицах и перечисленных суммах допвзносов и взносов работодателя.

В полях со сведениями о платежном поручении нужно указать номер, дату платежки, дату ее исполнения. В поле «Период уплаты» указывается год, за который перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и взносы работодателя за застрахованных лиц.

На каждое платежное поручение по перечислению допвзносов необходимо заполнить отдельную таблицу сведений о застрахованных лицах.

Инструкция по заполнению подраздела 3 ЕФС-1

Как заполнить ЕФС-1 в 1С предприятие бухгалтерия и 1С:ЗУП

Для формирования отчета в 1С:Бухгалтерия необходимо перейти в главное меню базы «Отчеты» – подраздел «Регламентированные отчеты».

Где найти ЕФС-1 в 1С:Бухгалтерия

Узнать подробности

В новом окне перейдите по кнопке «Создать» и во вкладке «Все» выберите нужный раздел отчета ЕФС-1 в 1С 8.3, для соответствующего заполнения.

Отчет ЕФС-1 в 1С

Узнать подробности

Если вам необходимо заполнить «Единую форму ЕФС-1» квартального отчета, то укажите период формирования. ЕФС-1 в 1С формируется уже в новой форме согласно приложению №1.

Порядок заполнения отчета ЕФС-1 в 1С

Для подачи отчета в 1С бухгалтерия за 4 квартал 2024 года, коммерческой организации или ИП с работниками необходимо включить:

1. Титульный лист

2. Раздел 2, включая Подразделы 2.1 и 2.3 (обязательный минимум для всех работодателей, касающийся взносов на травматизм).

Дополнительно:

• Подраздел 3 Раздела 1, если перечислялись дополнительные взносы на накопительную пенсию или оплачивались добровольные страховые взносы.

• Подраздел 1 и Подраздел 1.1 Раздела 1, если в декабре 2024 года были кадровые изменения (перевод на другую работу, получение новой профессии, переименование работодателя и т.д.). Эти сведения подаются по окончании месяца, в котором произошли события.

• В случаях оформления на работу или увольнения, заключения или расторжения договора с физическим лицом, приостановления или возобновления трудового договора, Подразделы 1 и 1.1 подаются в СФР на следующий рабочий день.

Заполнение титульного листа

Первая страница предназначена для отображения информации о компании. Обычно необходимо заполнить поля раздела «Сведения о страхователе». Второй блок («Сведения о страхователе, за которого представляются сведения») относится к правопреемникам юридических лиц.

Требуется заполнить следующие поля:

1. Регистрационный номер и номер страхователя в системе СФР.

2. Наименование страхователя.

3. ИНН и КПП (для юридических лиц).

4. ОГРН (для организаций) или ОГРНИП (для индивидуальных предпринимателей).

5. Код по ОКВЭД (основной вид деятельности).

6. Номер телефона и электронный адрес страхователя.

7. Наименование должности лица, подписывающего отчет.

Как заполнить титульный лист в ЕФС-1 в 1С

Узнать подробности

Как заполнить подраздел 1

В подразделе 1 отчета, содержащем информацию о трудовой деятельности физического лица, необходимо указать следующие персональные данные:

• СНИЛС;

• ИНН;

• Фамилию, имя и отчество (каждое слово на отдельной строке);

• Дату рождения;

• Код «Статус ЗЛ», для граждан России – «ГРФ»;

• Гражданство (код страны) по Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ), для России – «643».

Подраздел 1.1: Как его заполнять при подаче отчета по окончании месяца

Подраздел 1.1 заполняется в зависимости от события, требующего отчёта по окончании месяца. Таблица подраздела включает следующие строки и графы:

1. Номер записи.

2. Дата события в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

3. Код события, такие как: «ПЕРЕВОД», «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», «УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)», «ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)». Код указывается заглавными буквами. О других кадровых событиях нужно отчитываться не позднее следующего рабочего дня.

4. Код территории: «РКС» для районов Крайнего Севера, «МКС» для прочих приравненных местностей. Если работа происходит в других районах, поле не заполняется.

5. Трудовая функция, должность, специальность, профессия, квалификация, а также наименование структурного подразделения, если это указано в трудовом договоре.

6. Код трудового договора для бессрочного ТД – «0», для совместителя – «1», для срочного ТД более 6 месяцев – «0.2», для срочного ТД совместителя – «1.2».

7. Дополнительные данные: разряд, класс, категория и т.д. В случае запрета занимать должность или осуществлять деятельность указывается основание и срок запрета, а также должность/деятельность, на которую наложен запрет.

Как заполнить подраздел 1 формы ЕФС-1 в 1С

Подробности тут

Код выполняемой функции обязательно указывается при переводе на другую постоянную работу и установлении новой специальности (должности). При переводе на удаленную работу в графе 6 указываются коды «ДИСТ» или «НДОМ», при переводе на неполный день – код «НЕПД», при переводе на неполную рабочую неделю – код «НЕПН».

Графа 7 заполняется только при увольнении.

8. Название документа, на основании которого делается запись о кадровом событии.

9. Дата документа.

10. Номер документа.

11. Отмена сведений: знак «Х» ставится при необходимости отмены ранее поданных сведений.

Особенности при изменении названия организации, в том числе в результате реорганизации, или при переводе сотрудника в другое структурное подразделение:

• В графе 3 указывают мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» и старый и новый регистрационные номера в СФР. Если номер не изменился, его указывают дважды.

• В графе 2 для этого мероприятия указывается дата изменения названия организации.

• В графе 5 делают запись: «Старое название» с (дата) переименовано в «Новое название».

• В графах 8, 9 и 10 указывают реквизиты документа, подтверждающего изменение названия.

Как заполнить подраздел 3

Если в течение 12 месяцев были перечислены дополнительные страховые взносы (ДСВ) за застрахованных лиц, в Подразделе 3 Раздела 1 формы ЕФС-1 перед таблицей необходимо указать:

• номер и дату платежного поручения на перечисление ДСВ;

• дату исполнения этого платежного поручения;

• период уплаты, то есть год, за который были перечислены ДСВ.

В таблицу вносятся данные о лицах, за которых были уплачены взносы, и суммы этих взносов:

1. Порядковый номер записи.

2. Ф.И.О.

3. СНИЛС.

4. Сумма ДСВ, перечисленная компанией за данное физическое лицо.

5. Сумма дополнительных взносов, уплаченная страхователем за своё счёт в отношении физического лица.

В строке «Всего» показатели в графах 4 и 5 суммируются по всем физическим лицам. После таблицы в строке «Общая сумма перечисленных средств составляет» указывается сумма по платежному поручению.

Как заполнить подраздел 3 формы ЕФС-1 в 1С

Узнать больше

Как заполнить раздел 2 формы ЕФС-1 в 1С

В Разделе 2 за 4 квартал 2024 года, необходимо отразить сведения о взносах на травматизм. Особенности заполнения отчета за 12 месяцев 2024 года следующие:

• расчётный период (код) – «12»;

• год – «2024».

Как заполнить раздел 2 формы ЕФС-1 в 1С

Подробности тут

В Подразделе 2.1:

• Строки 1-4 и 9, Граф 3: данные нарастающим итогом с начала 2024 года.

• Строки 1-4 и 9, Граф 4: показатели на конец третьего квартала.

• Строки 1-4 и 9, Графы 5, 6, 7: данные за октябрь, ноябрь и декабрь четвертого квартала.

Как заполнить раздел 2 формы ЕФС-1 в 1С

Узнать подробности

В Подразделе 2.3 сведения о спецоценке и медосмотрах приводите на начало года.

Узнать подробности

ЕФС-1 в 1С 8.3 ЗУП где найти отчет

Отчет в 1С ЗУП находится в разделе «Отчетность и справки» – «1С-Отчетность». Дальнейшая работа в 1С:ЗУП по формированию отчетность, не отличается от 1С:Бухгалтерия. 

Где найти ЕФС-1 в 1С 8.3 ЗУП

Узнать подробности

Заполнение отчета в программе 1С требует не только правильного ввода данных, но и предоставления точной информации о страхователе, его работниках и событиях, произошедших за отчетный период. Обновленная форма ЕФС-1 сохраняет структуру предыдущих отчетов, но требует внимательного подхода к заполнению, особенно при кадровых изменениях и уплате дополнительных страховых взносов.

ЕФС-1 нулевой: нужно ли сдавать

Нулевой ЕФС-1 по взносам на травматизм. Сдайте в СФР нулевой раздел 2 по взносам на травматизм, даже если в отчетном периоде не было начислений сотрудникам. Заполните титульный лист, подразделы 2.1 и 2.3 раздела 2 – они обязательны. Остальные подразделы раздела 2 можно не сдавать, если в них отсутствуют показатели.

Нулевой ЕФС-1, если не было кадровых мероприятий и заявлений о трудовой книжке. Сведения о трудовой деятельности подавайте только в том случае, если по сотрудникам были кадровые изменения. Например, сотрудника приняли, перевели на другую должность или в другой отдел, приостановили или возобновили трудовой договор, уволили, либо сотрудник подал заявление о выборе формата трудовой книжки. Также подавайте подраздел 1.1, если заключили или прекратили договор ГПХ.

Если кадровых изменений в течение отчетного месяца не было, а также не заключали или прекращали договор ГПХ, то формировать нулевой отчет с подразделом 1.1 формы ЕФС-1 и отчитываться в СФР не нужно.

Коды ошибок ЕФС-1

Работодатели могут получать протоколы от СФР о том, что отчет не приняли. В протоколе может быть код ошибки 20, 30 и 50 к отчету ЕФС-1.

Ошибка 20 в ЕФС-1: что значит и как исправить. Предположим, по ЕФС-1 получили код ошибки 20 при проверке. Код «20» означает, что найденные ошибки не считают критическими и СФР взял в обработку сведения, но с предупреждением. Вам исправлять или уточнять ничего не нужно.

Ошибка 30 в ЕФС-1: что значит и как исправить. Предположим, по ЕФС-1 получили код ошибки 30 при проверке. Код «30» говорит о том, что отчет приняли, но обнаружили незначительные ошибки, которые нужно исправить. Поэтому перепроверьте сведения и уточните. Сделать это нужно в течение пяти рабочих дней (ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Подробнее о том, как исправить ЕФС-1, читайте в Системе Главбух.

Как заполнить отчет ЕФС-1 при исправлении записи: видеоинструкция

Ошибка 50 в ЕФС-1: что значит и как исправить. Код ошибки 50 по ЕФС-1 означает, что поданная форма не соответствует установленным формам и форматам. Код ошибки «50» не связан со сведениями о каких-то конкретных застрахованных лицах, указанных в ЕФС-1. То есть причина – ошибки общего характера. Подавать сведения придется заново (приложение 7, утв. постановлением ПФР от 31.10.2022 № 246п).

Исправить ошибки нужно в течение пяти рабочих дней. Если проигнорировать сообщение СФР, должностное лицо оштрафуют. Штраф от 300 до 500 руб. будет, если сдать неправильные сведения, сдать отчет позже срока или не отчитаться вообще (ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Точную причину, по которой СФР принял отчет ЕФС-1 с оговоркой или отклонил, определяйте индексом ошибки.

Как заполнить отчет ЕФС-1 при отмене записи: видеоинструкция

Приведем коды ошибок, которые могут быть при сдаче отчета.

Коды ошибок в ЕФС-1: расшифровка и как исправить

Смотреть таблицу

Куда предоставляется ЕФС-1

Форму сдавайте в территориальные отделения Социального фонда России (СФР) по месту регистрации организации. Если вы ИП, то сдавайте ЕФС-1 по месту жительства (п. 1 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Если у вашей организации есть обособленные подразделения с отдельным расчетным или лицевым счетом и они самостоятельно производят выплаты сотрудникам и платят страховые взносы, то сдавайте сведения о стаже ЕФС-1 в территориальное отделение СФР по местонахождению подразделения. В отчете тогда нужно указать КПП обособленного подразделения.

ЕФС-1: сроки сдачи в 2025 году

Как уже говорили выше, бланк состоит из титульного листа и двух разделов. Раздел 1 содержит сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию. Раздел 2 в форме ЕФС-1 содержит подразделы с информацией о взносах на случай травматизма.  Для каждого блока сведений действуют свои сроки сдачи.

Сроки сдачи ЕФС-1

Узнать сроки сдачи

Минтруд планирует изменить срок передачи некоторых данных хотят скорректировать. Пока проект находится на стадии рассмотрения (ID 01/05/07-24/00149243).

Как подать ЕФС-1 

Чтобы сдавать отчет, нужно подключиться к системе электронного документооборота СФР. Для этого нужно направить Заявление о подключении к ЭДО (ЗПЭД). 

Работодатель представляет сведения на 11 и более работающих у него застрахованных лиц (включая лиц на ГПД, на вознаграждения по которым начисляют страховые взносы) за предшествующий отчетный период в форме электронного документа. Его надо подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП) в порядке, который устанавливает Соцфонд.

Шаг 1. Заключить договор с оператором

Для представления отчетности в Единый фонд по ТКС нужно выбрать оператора - организацию, которая обеспечит обмен открытой и конфиденциальной информацией по ТКС в рамках электронного документооборота между Фондом и страхователями. И заключить с оператором договор на предоставление услуг

Шаг 2: Получить электронную подпись

Документы, направляемые по ТКС, нужно подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или уполномоченного сотрудника. Если УКЭП отсутствует, то получить ее руководителю можно в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц. Сертификат сотрудника можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре.

Шаг 3: Заполнить заявление на подключение к ЭДО

В системе ЭДО выбранного оператора заполните заявление на подключение к ЭДО Фонда. 

Шаг 4: Отправить ЗПЭД в Фонд

Выберите сертификат электронной подписи, которым будет подписано заявление. Подпишите заявление на подключение к ЭДО и отправьте через оператора.

Дождитесь, когда в фонде примут заявление. По регламенту это должно произойти в течение двух дней. Дождитесь от Фонда уведомления о результате рассмотрения с отметкой об удовлетворении. После этого можете отправлять отчеты.

Штраф за ЕФС-1: несвоевременная сдача и ошибки в отчетности

Штрафы СФР зависят от вида нарушения. За ошибки в сведениях о трудовой деятельности и о стаже по форме ЕФС-1 штраф на страхователя — 500 руб. за каждое застрахованное физлицо. Фонд вправе применить административный штраф на должностное лицо. За занижение взносов штраф для страхователя составит 20 процентов от суммы недоимки. За просрочку уплаты взносов на случай травматизма СФР начислит пени за каждый день просрочки.

Какой штраф за несдачу ЕФС-1 и ошибки в отчете: видеоинструкция

Штрафы на нарушения по персучету, например за опоздание подачи формы ЕФС-1 при оформления на работу, установлены в статье 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, административный штраф — в статье 15.33.2 КоАП. Пени и штрафы за неуплату взносов на случай травматизма, за опоздание подачи раздела 2 формы ЕФС-1 приведены в статьях 26.11, 26.29, 26.30 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Если ИП вовремя не уплатит добровольные взносы в СФР, ему не начислят штраф или пени. Однако ИП утратит право получить пособия в текущем году, если за прошлый год он не заплатил полную сумму добровольных взносов. Это следует из части 6 статьи 4.5 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ.

ЕФС-1: какие штрафы предусмотрены для работодателей

Узнать подробнее >>

Важно! Судебное решение указало на верный порядок определения срока сдачи ЕФС-1.  Аргументация содержится в  Постановлении 9-го ААС от 27.12.2024 по делу № А40-142124/2024.

Онлайн-помощник от «Актион 360»

Ответы на все вопросы по налоговым изменениям вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.

Задать вопрос